A mudança global ocorrida principalmente nas últimas duas décadas desencadeou avanços tecnológicos impressionantes. O que até bem pouco tempo não era “concebível”, hoje é comum. As facilidades entregues pela hi-tech à sociedade em termos de praticidade e agilidade em processos têm proporcionado muitas vantagens e benefícios.
A velha forma de fazer negócios foi reinventada, o comércio de produtos e serviços online cada vez mais faz parte do dia-a-dia de todos. Nas organizações a velocidade da mudança e os benefícios ocorreram no mesmo ritmo. Novas formas de gestão financeira, administrativa, de estoques e até de recursos humanos estão presentes e desempenhando importante apoio aos gestores. Em última análise podemos afirmar sem sobra de dúvidas que a tecnologia está mudando a produtividade e a eficiência nas empresas. Entenda como!
Softwares de gestão, fundamentais na competitividade
Falar em competitividade hoje está muito ligado a discorrer sobre o que os gestores têm disponível em termos de ferramentas tecnológicas de gestão e quão eficazes são.
Automatização de processos simples que envolvam emissão de nota fiscal, caixa ou estoque integrado, por exemplo, já deixou até de ser necessidade e passou a ser obrigação, ao menos para as empresas que querem “estar no páreo” da competitividade.
Tal utilização da tecnologia em favor da praticidade e agilidade nas empresas é muito válida, mas existem muitas formas das quais as organizações podem se valer para gerir seus negócios, inclusive utilizando programas para a gestão de colaboradores.
Mas vamos verificar alguns pontos em que a tecnologia está ajudando a mudar a produtividade e a eficiência de fato nas empresas:
Melhoria na definição de metas e objetivos
O acesso em tempo real às informações integradas de vários aspectos, sejam eles financeiros, administrativos ou de recursos humanos, ajudam a melhorar a definição de metas e objetivos, pois dispondo de números e dados fiéis e com possibilidade de projeções os gestores podem desenvolver planos com graus de assertividade maiores. Os softwares, programas de gestão tem funcionalidades capazes de reduzir um trabalho que seria quase “braçal” ao se utilizar de planilhas por exemplo, para fazer cruzamento de dados e chegar em dados finais.
Mais qualidade na comunicação corporativa
Quando existe a automação de processos na empresa outro benefício que advém dela é a qualidade da comunicação entre os indivíduos envolvidos. Tendo em vista que alguns softwares de gestão propiciam comunicação com funcionários no sentido de estabelecimento de regras, cobrança de possíveis faltas, acompanhamento de tarefas delegadas ou resultados obtidos. O excesso de e-mails ou necessidade de reuniões presenciais, entre outras mazelas corporativas que até pouco tempo causavam entrave na fluidez dos processos por falhas na comunicação, ficaram para trás em detrimento da tecnologia.
Apoio no treinamento de novos colaboradores
Uma vez que se tenha a “memória” dos procedimentos automatizada fica extremamente mais fácil o treinamento, desenvolvimento e acompanhamento de novos colaboradores. A praticidade obtida com as ferramentas de automação, inclusive as de gestão, também trabalha em favor dos próprios funcionários recém-chegados, pois muitas das tarefas operacionais estarão integradas a um sistema, bastando uma adaptação cultural muitas vezes rápida. O tempo demandado com treinamentos fica mais “enxuto”, liberando assim os colaboradores responsáveis por repassarem as práticas da empresa mais rapidamente.
Melhoria no controle e gerenciamento de projetos
Ao trabalhar com projetos desenvolvidos e que certamente envolvem prazos, formas de ação e resultados esperados, o sistema de gestão permitirá ao líder um maior controle, sendo que os números podem ser disponibilizados instantaneamente. Isso proporcionará um melhor gerenciamento dos projetos em andamento, bem como que o gestor possa acompanhar e corrigir em tempo real quando necessário. A segurança da organização em termos de confiabilidade e auditorias também fica mais prática e não menos rígida em questão de assertividade considerando vários aspectos.
Customização de dados para registros pertinentes
Trabalhando com a tecnologia em prol da eficiência da empresa os gestores podem utilizar os programas com os dados já customizados, ou seja com eles previamente selecionados por filtros, preferências, integração com demais áreas de dados dentre outras formas. Podendo assim formar registros e controles que de fato são pertinentes e interessantes à empresa.
Por exemplo: o tipo de gestão automatizada com controle de dados e gerenciamento de uma indústria (insumos, gráficos de fabricação, controle de qualidade e normas) não será o mesmo que o de uma loja de autopeças (estoque de peças e acessórios vinculado ao caixa e ao comprador, controle de preços). Algumas formas de verificação serão muito parecidas, mas mesmo em empresas de único setor poderão ser requeridas customizações diferentes entre elas.
O fato é que a tecnologia está presente e ativa nas empresas, produzindo eficácia, agilidade e melhorando o foco dos gestores para melhor planejar e buscar os resultados esperados!