Aprender a como controlar as atividades de sua equipe é a melhor forma de entregar trabalhos com qualidade respeitando os prazos combinados. Mas como é possível fazer isso?
Atualmente, já existem recursos digitais largamente utilizados, que permitem um controle à distância. Há também algumas estratégias que devem ser consideradas de maneira a facilitar o gerenciamento do trabalho.
Para falar sobre esse assunto de maneira aprofundada, mostramos como você pode ter o controle sobre sua equipe. Indicamos ainda algumas ferramentas que podem facilitar a gestão do trabalho dos colaboradores. Confira!
Como controlar as atividades de sua equipe: Atentando para a importância da gestão de equipes
Sabemos o quanto pode ser difícil conseguir controlar o trabalho de uma equipe. E, diante de tantos compromissos assumidos por uma gestão, essa tarefa acaba sendo deixada de lado por muitos.
No entanto, é preciso que se tenha em mente que o objetivo mais importante de um gestor é possibilitar a entrega do trabalho com qualidade.
Para isso, ele precisa acompanhar de perto o trabalho de sua equipe, dando feedbacks e orientação sempre que necessário.
Ademais, é preciso que ele tenha a liberdade de indicar erros e condutas impróprias, especialmente no que diz respeito ao controle de equipes externas.
Somente assim o gestor pode evitar que trabalhos continuem a ser realizados sem a qualidade exigida, o que pode trazer prejuízos ao negócio.
Organizando e especificando as tarefas para os membros da equipe
Além de assumir a importância do controle da equipe, é importante também que o gestor saiba como dispor as tarefas. É possível fazer isso respondendo às seguintes perguntas:
• Qual a melhor ordem para realizar essas tarefas?
• Em qual prazo cada uma delas deve ser entregue?
• Quais delas são as mais importantes?
Em outras palavras, trata-se de estabelecer prioridades e organizar o trabalho. Esse método pode evitar a confusão dos colaboradores e facilitar o controle do trabalho das equipes.
Isso porque ele permite a alocação de determinadas tarefas para colaboradores específicos, com a divisão das incumbências.
Estabelecendo rotinas para controlar as atividades
“A criação de rotinas para a equipe é uma excelente forma de averiguar se o trabalho está sendo feito conforme o esperado”.
Realmente, isso tende a facilitar o gerenciamento das atividades, haja vista que possibilita o acompanhamento efetivo de todas as etapas do projeto.
Essas rotinas podem ser estabelecidas com periodicidades variadas, a depender do projeto a ser realizado.
Além do que, é necessário ter em vista que as rotinas podem ser distintas para os diversos membros da equipe, a depender das incumbências de cada um.
Criar metas
Uma forma bastante útil de averiguar as equipes com o intuito de controlá-las é criar metas.
Certamente, as metas são fundamentais para que os colaboradores entendam a importância da entrega dos trabalhos com pontualidade e qualidade.
Dito de outro modo, é importante que o gestor mostre aos membros da equipe que eles estão sendo avaliados.
Somente assim é possível medir o desempenho e a produtividade do grupo e passar os devidos feedbacks.
No que diz respeito à periodicidade dessas metas, elas podem variar de acordo com o tipo de trabalho realizado. Somente para exemplificar, é comum que as metas das equipes de vendas sejam estabelecidas mensalmente.
Definindo critérios de avaliação da produtividade para melhorar o controle das equipes
Para que se faça um efetivo controle de equipes é necessário também que se tenham critérios para avaliar a produtividade dos colaboradores.
Evidentemente, esses critérios podem variar muito, a depender da atividade realizada.
Se tomarmos como exemplo uma equipe de vendas, poderíamos ter como critério a quantidade vendas.
No caso de equipes responsáveis pela parte de relacionamento com clientes, seria adequado ter como critério a eficiência na resolução de problemas de atendimento.
Já as equipes de negociação poderiam ser avaliadas a partir do número de contratos fechados.
Da mesma forma, se pensarmos em redatores, podemos adotar critérios como a quantidade de artigos escritos e relevância do conteúdo produzido.
O controle das atividades desses últimos profissionais, assim como de outros que trabalham em homework, pode também ser feito por meio de ferramentas digitais. É sobre isso que tratamos no tópico a seguir.
Investindo em tecnologia
Conforme já mencionamos, o mercado conta com uma série de aplicativos e programas que permitem o controle de atividade de equipes.
Para que se tenha uma ideia da eficiência desses recursos, eles podem organizar toda uma equipe em torno de projeto. Entre as funcionalidades dessas ferramentas, podemos destacar:
• Estabelecimento de prazos;
• Divisão de tarefas entre os membros de uma equipe;
• Comunicação com todos os envolvidos na realização de um projeto;
• Acompanhar o trabalho dos colaboradores em tempo real.
Esses programas passaram a substituir com eficiência o uso de “to-do lists” manuais e das planilhas feitas no Excel. Isso porque eles automatizam boa parte das tarefas da gestão de equipes.
Somente para exemplificar, esses softwares enviam avisos de atraso ou de iminência de atraso para os colaboradores.
Uma das empresas a oferecer esse tipo de software é a Sabesim!. Essa marca oferece o sistema de controle de atividades Kanban, que conta com uma plataforma intuitiva e de fácil utilização.
O reconhecimento como uma forma de controlar equipes
Outra estratégia para controlar equipes que nem sempre é lembrada pelos gestores é reconhecer o trabalho dos colaboradores que se destacam.
Esse reconhecimento pode se dar na forma de folgas, adicionais em dinheiro e outros tipos de premiação.
Com isso, o colaborador pode se sentir mais motivado a entregar tarefas com mais qualidade e pontualidade.
Ao mesmo tempo, o reconhecimento evita desgastes advindos dos feedbacks negativos, que podem contribuir para a desmotivação da equipe.
Controlando as atividades de sua equipe para obter mais resultados
À vista do que foi dito, podemos concluir que as estratégias que mostramos aqui podem auxiliar muito na gestão de um negócio. De fato, elas facilitam o acompanhamento contínuo do trabalho em todas as etapas.
Por isso, aprender a como controlar as atividades de sua equipe é uma premissa para que você entregue resultados com mais qualidade, surpreendendo clientes.
E você, o que faz para controlar as tarefas realizadas por seus colaboradores? Compartilhe seus conhecimentos!