Pode parecer clichê quando te aconselham a organizar suas atividades em uma agenda de tarefas. Muitos até resistem a comprar uma e anotam as atividades diárias em cadernos comuns, mas a correria e a quantidade de tarefas que cada pessoa tem assumido exige uma página datada com horários definidos, especialmente se as atribuições forem de trabalho. Por isso está cada vez mais difícil resistir a elas.
E para facilitar a vida de quem não tem paciência para anotar em páginas impressas, a tecnologia permitiu a criação de agendas online. Nelas existem todas as funções presentes na agenda tradicional e mais algumas facilidades, como a marcação por cores, sinalizando a ordem de prioridade, os avisos de horário, dia de determinada atividade, entre outros.
O aplicativo permite o acompanhamento das atividades em dispositivos como smartphones, possibilitando a visualização dos compromissos a qualquer momento e na palma da mão. As alterações que acontecem comumente no dia a dia, podem ser feitas rapidamente e com apenas um clique no calendário da agenda.
Organização da rotina de trabalho
A maioria das pessoas acredita que preencher a agenda vai fazê-las perder tempo, mas os pequenos minutos gastos nesse momento vão ser refletidos em tempo ganho no decorrer do cumprimento dos compromissos com pontualidade.
Para os profissionais liberais ou não, essa organização em lista de tarefas pode ser o diferencial de quem busca o aumento da produtividade e da agilidade. Isso inclui também os colaboradores de empresas. Nesse caso, as organizações precisam, muitas vezes, apresentar a agenda a ser utilizada, a importância de listar as tarefas e os benefícios que a agenda traz aos resultados finais da empresa.
Na agenda de empresas, além de organização de tarefas, ela contribui de forma significativa para o planejamento mais longo de gestão, além de permitir o compartilhamento de atividades entre os colaboradores e gestores e, assim, um engajamento maior entre membros da equipe e entre equipe e gestão.
Agendas online
O hábito de trabalhar com agenda ganhou mais um aliado. Ao invés de papéis afixados em paredes, a tecnologia da informação possibilitou a criação das agendas online. As ferramentas que traduzem em seu formato o modelo impresso, além de páginas datadas, trazem mais elementos a favor da organização e do cumprimento de compromissos, como os lembretes.
As planilhas também permitem priorizar tarefas em detrimento de outras, destacando as mais importantes, com acompanhamento das atividades por dia, mês ou semana, compartilhando ações de que todos participem, além dos compromissos que são de um único profissional, mas que interessem a um coletivo, como treinamentos e palestras.
Em tempo de tecnologia, a adoção desse tipo de aplicativo facilita, inclusive, a comunicação dentro da empresa entre os profissionais das diversas áreas e promove a interação entre eles, já que é possível visualizar as atividades de um projeto desenvolvidas por pessoas e setores diferentes em tempo real de execução de determinado plano de ação.
Agenda de tarefas do Sabesim
Nesse contexto, a agenda online Sabesim aparece com diferenciais importantes para quem deseja implantar ou aprimorar a rotina de atividades da organização. Com o aplicativo, profissionais terão acesso a seus compromissos de forma destacada, além disso, a planilha vai indicar as atividades que vão ocorrer nas horas de trabalho, lembrando o horário de cada compromisso a cada um dos profissionais.
O Sabesim criou a função de adicionar e deletar tarefas e visualizá-las por dia, semana ou mês, e isso pode ser feito apenas arrastando o mouse sobre o calendário, dando adeus de vez à caneta, o papel e ao apagador. Lá você marca e desmarca reuniões, apresentações, viagens, cursos, entre outros.
Também de olho na ferramenta de planejamento mais usada por gestores, o sistema Kanban, a agenda do Sabesim facilita o grau de priorização de cada tarefa no calendário, diferenciando-as por cores, onde cada compromisso recebe uma tonalidade indo do mais importante ao menos.
Os avisos são disparados para mais de um participante quando a atividade envolver mais de um profissional. Para isso, o responsável vai precisar incluir na agenda quem serão os colaboradores que irão participar, alertando-os sobre o compromisso e evitando que o gestor precise encaminhar e-mail para cada convidado.
Reuniões e apresentações da gestão com determinado setor ou grupo de profissionais, além de treinamentos de interesse públicos são atividades que também podem ser direcionados para os respectivos colaboradores, somente com a marcação das pessoas o calendário. A agenda online permite ainda que o gestor consulte seus compromissos por dia, semana ou mês, sem que se atrapalhe com datas e horários.
Benefícios da agenda de tarefas
As vantagens de uma agenda de tarefas são muitas, principalmente para empresas que priorizam o planejamento e a organização. A agenda torna a realização das tarefas mais objetivas e auxilia no cumprimento pontual das atividades necessárias a cada projeto da instituição.
Os benefícios passam pela redução do estresse, flexibilidade, visão de desempenho e menos dispersão. Ao completar a agenda, o profissional desenvolve o planejamento e, com isso, diminui a ansiedade de resolver pendências. Com o plano traçado, os imprevistos que podem vir a surgir, serão sanados de maneira mais fácil, assim como no caso da necessidade de alteração das prioridades, fato que acontece com alguma frequência nas empresas.
Com as tarefas delineadas, os colaboradores conseguem medir e entender melhor os prazos e os custos detalhados no plano. A agenda também proporciona menor distração entre os profissionais, uma vez que, com toda a página de tarefas desenhada, cada um conhece exatamente o que precisa ser feito e executa a ação concentrado no objetivo do seu trabalho, aumentando, assim, a produtividade individual e coletiva.
A transparência é outro fator facilitado pela agenda, principalmente para os gestores que tem, com a agenda, a possibilidade de visualizar os projetos de todos os departamentos, de profissionais coordenadores e diretores, e acompanhar como estão evoluindo essas tarefas. O calendário também permite o alinhamento da gestão de tarefas coletivas, entre setores e entre profissionais da mesma equipe, de equipes diferentes e daqueles que se encontram em projetos hierarquicamente mais na base da organização.