Se você é o gestor de uma empresa que ainda não dá muita atenção à gestão de agendas, muito provavelmente já se sentiu afogado em um mar de pendências, e acabou perdendo compromissos importantes. A sua “boia salva-vidas” pode ser, neste caso, uma ferramenta de compromissos, que pode lhe ajudar a acompanhar e controlar as tarefas que você e sua equipe devem realizar de uma forma mais eficiente.
Abaixo, mostraremos de que formas a ferramenta online de compromissos do SabeSim poderá ajudá-lo a nunca mais perder um compromisso na sua empresa. Confira:
Deixando os responsáveis cientes dos compromissos
Com a agenda online, tanto os gestores como os demais profissionais ficam cientes de seus compromissos. Assim que eles abrem a ferramenta, ela já mostra todos os compromissos do dia de forma bem destacada, indicando os que irão ocorrer; no horário em que eles estão sendo consultados, e também os que ainda virão nas próximas horas. Com este recurso, as chances deles se esquecerem de algum compromisso são mínimas.
Possibilitando a visualização das tarefas por dia, semana ou mês
A agenda de compromissos disponibiliza um calendário interativo, semelhante ao do Google Calendar. Nele, os gestores e os colaboradores podem adicionar e deletar facilmente os compromissos (como reuniões, apresentações, viagens, etc) e visualizá-los por dia, semana ou mês. A ferramenta também permite arrastar com o mouse os compromissos pelo calendário, o que facilita bastante a remarcação da data de realização das atividades.
Indicando com cores o grau de importância de cada compromisso
Assim como no sistema Kanban, em que as cores determinam o grau de importância ou prioridade de cada atividade, no calendário da agenda de compromissos os responsáveis podem dar uma cor a cada compromisso. Aqueles que não são tão importantes podem receber, por exemplo, a cor azul, e os que merecem muita atenção com vermelho. Assim, fica mais fácil distinguir os compromissos mais importantes dos menos.
Compartilhando as atividades com todos que participarão dela
Se o compromisso for uma reunião, ou outra atividade que envolva dois ou mais profissionais, o responsável pode inserir na agenda online quem deverá participar dele. Os que forem ‘convidados’ a participar receberão avisos, para que fiquem cientes e compareçam na data marcada. Isto evita que o responsável tenha que ficar alertando os convidados por e-mail ou fique relembrando sempre que os encontrar pessoalmente.
Compartilhando os compromissos
Alguns compromissos, como a realização de treinamentos para todos os colaboradores da empresa, são de interesse público. Já outros merecem a atenção apenas de alguns profissionais ou de um determinado departamento, como reuniões e apresentações. A agenda permite que o responsável pelo compromisso direcione para quem deve participar dele.