O gerenciamento de projetos é um campo crescente cada vez mais utilizado por empresas de todos os tamanhos. Como empresários e executivos da empresa lidam com as responsabilidades diárias de gestão de uma organização, é importante o uso de especialistas dedicados para supervisionar projetos desde a concepção até a conclusão. Mas, porque a gestão de projetos é tão importante?
Talvez a reposta mais genérica para esta pergunta seja: cada projeto é diferente, mas todos compartilham suas origens em uma ideia do que pode ser feito, e um potencial para um bom resultado se essa ideia é guiada em realidade. A gestão de projetos fornece uma estrutura para ajudar a alcançar os objetivos.
Enquanto um negócio é uma operação contínua e permanente, um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de produzir um único produto, serviço ou processo. Os gestores de projeto têm conhecimentos e experiência na criação de planos para entregar esses itens. Além disso, eles integram recursos em todos os departamentos de uma empresa e utilizam as habilidades de comunicação, planejamento e orçamento para prevenir e resolver problemas durante a execução de um projeto.
Muitas vezes, o gerenciamento de projetos é visto como algo fácil e, por isso, não tão importante. Não é incomum encontrarmos executivos que acreditam que a gestão de projetos é uma sobrecarga desnecessária, especialmente nas pequenas empresas.
Existem, no entanto, muitas razões que comprovam a importância da gestão de projetos. Conheça as principais:
Organização do caos
Projetos são naturalmente caóticos. A função do gestor de projetos é planejar e organizar cada ação para prever e domar o caos. É difícil pensar em qualquer empreendimento de negócios complexo que já foi alcançado sem organização e planejamento. O gerenciamento de projetos é sinônimo de organização, planejamento e controle.
Administração de riscos
Qualquer bom projeto tem muitos riscos. Afinal, a natureza do negócio é assumir riscos. No entanto, o risco – a chance do fracasso parcial ou total – tem de ser gerido. O gestor de projetos precisa identificar e prevenir riscos.
Quando falamos em riscos, estamos nos referindo a três pilares: qualidade, integração e possíveis impactos negativos que podem ocorrer com a implantação do projeto. Entenda cada tópico:
Qualidade
A qualidade é o valor do que o projeto irá produzir. Não há muito sentido em produzir algo que não tem valor. Assim, ao fazer a gestão do projeto, o líder está garantindo que tudo seja feito para garantir qualidade.
Integração
Os projetos não acontecem no vácuo. Eles precisam ser integrados com os processos de negócio, sistemas e organizações. Não é aconselhável construir um sistema de vendas que não se integra com o processo de vendas da organização, por exemplo, pois isso não acrescentaria valor. A integração, portanto, é a chave para o valor do projeto.
Gestão da mudança
Os projetos organizacionais são sempre um alvo em movimento, eles modificam a forma com que as pessoas lidam com suas tarefas. Gerir estas mudanças, ou seja, fazer com que as pessoas as aceitem e diminuir os possíveis impactos negativos é uma tarefa difícil, mas que precisa ser feita. Não é opcional. O gerenciamento de projetos gere mudança, estruturando a melhor forma de implantá-la, preparando os atores envolvidos, comunicando de forma clara e objetiva etc.
Conclusão
Muitos projetos empresariais envolvem planejamento de grande escala, que afeta todos os departamentos ou aspectos de um negócio. Implementar o projeto pode significar lidar com os recursos humanos, as restrições orçamentais e de abastecimento, entre outros desafios. Gerentes de projetos são qualificados em técnicas de gerenciamento específicos para lidar com cada etapa de um projeto. Eles podem criar planos para gerenciar interdependências e conflitos, entre outras soluções.
As organizações que usam gestão de projetos para monitorar e controlar processos, implementar mudanças, entre outras, conseguem completar de forma mais eficaz os seus objetivos – nos prazos e dentro dos orçamentos pré-definido.
A gestão de projetos é importante na sua empresa? Compartilhe sua experiência deixando um comentário!