Esse artigo pode ser muito útil para você que procura uma maneira de ter uma maior organização de tarefas relacionadas aos processos e projetos de seu negócio.
Isso porque apresentamos ferramentas digitais mediante as quais você poderá ter um controle sobre a qualidade dos produtos. Ademais, elas podem propiciar uma maior organização e uma melhor gestão das equipes de trabalho.
Com o intuito e falar mais sobre esse assunto, mostramos as vantagens das ferramentas de organização de tarefas. Apresentamos ainda algumas dessas ferramentas e seus diferenciais. Confira na leitura!
A importância das ferramentas de organização de tarefas
Sem dúvida, as rotinas laborais nas empresas da atualidade são muito intensas e envolvem uma série de variáveis, tanto internas quanto externas.
Muitas vezes, o emaranhado de aspectos que compõem uma organização inviabiliza um maior controle dos processos e trabalhos realizados. Isso pode acarretar em perdas para uma organização.
No entanto, a chegada dos recursos digitais simplificou muito o gerenciamento de equipes. De fato, as ferramentas de tarefas contam com funcionalidades que automatizam e centralizam a gestão.
Elas permitem não apenas o gerenciamento de tarefas da equipe que trabalham em um projeto, mas também a visualização do andamento dos trabalhos.
Para que se possa ter uma ideia, por meio de um programa de gestão de tarefas é possível estabelecer prazos e metas, interligando toda a equipe.
É possível ainda verificar a existência de gargalos e resolvê-los em tempo hábil de modo a não colocar em risco a entrega dos trabalhos.
Além dessas vantagens, essas ferramentas permitem visualizar os colaboradores responsáveis por cada etapa ou parte do projeto. Dessa forma, é possível fazer o devido controle de maneira mais efetiva.
Esses programas permitem ainda não apenas entender em que etapa um projeto se encontra, como também possibilita o estabelecimento de prioridades.
De maneira resumida, podemos dizer que esses softwares facilitam em muito a gestão de um negócio.
De fato, eles centralizam as informações sobre os trabalhos e simplificam o acompanhamento dos projetos. No tópico a seguir, apresentamos um desses programas para organização de tarefas.
Organização de Tarefas Com o Sistema Kanban Online
Uma ótima plataforma para o gerenciamento de tarefas é o Sistema Kanban. A seguir, mostramos o que esse software tem a oferecer.
Mais flexibilidade
Uma das grandes vantagens dessa ferramenta é o fato de ela permitir a alteração de prazos de modo a ser visualizada por toda a equipe.
Desse modo, é possível adequar as datas a imprevistos e outros fatores que podem impossibilitar os prazos estabelecidos anteriormente.
Além disso, as tarefas podem ser excluídas ou adicionadas a qualquer momento.
Maior comunicação
A ferramenta possibilita ainda uma comunicação mais eficiente do gestor com os membros de sua equipe.
De fato, é possível se comunicar com os colaboradores por meio da própria plataforma, o que evita a perda de tempo.
Mais organização e planejamento
Outra vantagem dessa ferramenta é o fato de ela proporcionar um planejamento diário mais efetivo.
De fato, uma das funcionalidades presentes nela é o controle do tempo em que cada tarefa deve ser executada e entregue.
Os trabalhos podem ser acompanhados em todas as suas etapas. Esse sistema de gestão de tarefas classifica essas etapas em quatro blocos. São eles:
- Em espera (tarefas necessárias à execução do projeto)
- Para fazer (atividades delegadas, mas não iniciadas)
- Em andamento (trabalhos sendo executados)
- Concluído (trabalhos entregues)
Mais controle
Para que se possa ter uma ideia, é possível verificar a porcentagem de tempo que as tarefas permaneceram em cada uma das etapas que indicamos acima.
No tópico a seguir, apresentamos um outro tipo de ferramenta, muito utilizada pelos profissionais da área da tecnologia. Estamos falando da metodologia Scrum.
Ferramenta Scrum para Organização de Tarefas
Essa ferramenta de projetos é utilizada especificamente para projetos mais complexos e maiores.
Por meio dela, é possível dividir a realização dos projetos em etapas menores, também conhecidas como ciclos.
Dessa forma, tem-se um ganho na qualidade do trabalho executado, haja vista que a divisão do trabalho evita o desgaste e concentra esforços.
Tal como no caso da ferramenta para organizar tarefas de que falamos acima, ela permite a delegação das etapas que compõem o serviço. Com isso, ela também proporciona mais autonomia a cada colaborador.
Os prazos também são determinados de modo a proporcionar o gerenciamento da equipe e a visualização do andamento do trabalho.
A transparência também é uma vantagem dessa ferramenta. De fato, por meio dela é possível centralizar todas as informações referentes ao projeto em um único local.
Além disso, os gestores podem realizar feedbacks regulares com o intuito de melhorar a comunicação entre a equipe e garantir o sucesso do projeto.
Essas ferramentas também são bastante flexíveis, amoldando-se a realidade das organizações de maneira dar mais eficiência ao trabalho da equipe.
Para melhor visualizar todas essas características da ferramenta Scrum, apresentamos uma delas no tópico seguinte.
A Ferramenta Scrum Sabesim
Gestão de projetos
Essa ferramenta tem uma série de funcionalidades que permite a gestão de projetos maiores.
De fato, ela permite o acompanhamento de cada parte do trabalho da equipe, o que seria praticamente impossível sem a ajuda de uma ferramenta digital.
Planejamento das atividades
A ferramenta Scrum da Sabesim! permite o desmembramento e divisão das tarefas.
Com isso, os colaboradores passam a entender mais facilmente as metas do trabalho. Dito de outro modo, o foco ganha em direcionamento.
Acompanhamento
Ademais, isso não prejudica o acompanhamento das atividades, haja vista que essa ferramenta é muito intuitiva e de fácil manuseio.
Por meio dela, os gestores podem entrar em contato com os colaboradores em tempo real, intervindo junto às tarefas com a finalidade de melhorar sua execução.
Por conta de todas essas funcionalidades, a ferramenta Scrum da Sabesim! é uma das mais recomendadas para quem deseja ter mais controle e qualidade na execução de projetos maiores.
Organização de Tarefas no Trabalho com Ferramentas Digitais
Assim, podemos concluir que os softwares que apresentamos aqui podem facilitar muito a gestão de um negócio. Com eles, é possível ter um acompanhamento efetivo de projetos e ter resultados com mais qualidade.
Isso porque esses programas permitem a centralização e a transparência das informações, além de integrar todos os envolvidos no trabalho. Esses aspectos contribuem para uma maior organização no trabalho.
E você, já utiliza algum desses softwares para dar mais eficiência aos processos de seu negócio? Qual?