Diminuir a procrastinação para conseguir bater metas é fundamental. No entanto, cada pessoa se adapta a uma forma de trabalho para atingir tal resultado.
Por isso, hoje falaremos um pouco mais sobre as listas de tarefas online para auxiliar no aumento da produtividade.
Planejamento e Produtividade: A Importância da Lista de Tarefas Online
Ao planejar uma atividade, é importante estabelecer metas e prazos para medir a produtividade. Tendo em vista que o correto planejamento das atividades contribui para a diminuição da procrastinação e aumento da produtividade.Por isso, uma lista de tarefas bem planejada é fundamental para a execução de qualquer projeto. Uma vez que, através da lista é possível visualizar prioridades e executá-las em tempo hábil.
No entanto, usar listas manuais ou planilhas de Excel não é nada prático. Visto que isso pode ocasionar erros, por serem modelos amadores de trabalho.
É pensando nisso que a Sabesim desenvolveu o Sistema Kanban Online, que permite a criação de listas de tarefas online.
Através desse modelo, o profissional tem como elencar quais tarefas estão sendo realizadas, quais estão na espera, o que ainda precisa ser feito e quais tarefas foram finalizadas.
O que dá a toda a equipe uma melhor performance na produção do projeto. Uma vez que através do sistema todos podem observar o que está sendo feito e qual a evolução.
Possibilitando a integração da equipe nas tarefas, o que é fundamental para a execução de projetos bem-sucedidos. Tendo em vista que é a união de diferentes saberes da equipe que gera um projeto com a melhor performance da equipe.
Gestão de Projetos
As listas de tarefas online permitem ao gestor de projetos um acompanhamento em tempo real sobre a performance de sua equipe.
Algo que é muito positivo para o desenvolvimento dos trabalhos. Uma vez que se torna possível analisar a performance individual e coletiva dos colaboradores.
Se existe um colaborador que não está conseguindo atingir suas metas de produtividade, é possível perceber com mais facilidade. Evitando que alguém da equipe leve créditos por um trabalho que não executou.
Ao perceber a dificuldade na execução de projetos, o líder da equipe pode se aproximar do colaborador visando auxiliar.
Nesse caso, observar comportamentos que podem ser melhorados, prestar auxílios e até mesmo observar se a empresa está disponibilizando tudo que o colaborador necessita para trabalhar são aspectos que devem ser mantidos sob a vigilância do líder de uma equipe.
Sempre visando ofertar aos colaboradores o melhor ambiente laboral possível para que a produtividade seja alta.
Ao perceber que a equipe não está correspondendo às metas estabelecidas através do acompanhamento das listas de tarefas online, é possível reunir a equipe e discutir novos rumos para o trabalho.
E tomar decisões mais assertivas durante a reunião se torna fácil. Afinal, a ferramenta disponibiliza dados concretos sobre a performance da equipe na execução do projeto. Inclusive, esses dados possibilitam o entendimento das dificuldades e resoluções dessas questões durante a reunião.
De forma que a equipe possa voltar a trabalhar motivada a produzir no ritmo esperado pela empresa.
Lista de Tarefas Online e a Possibilidade de Ajustes
Não raro, os colaboradores se sentem pressionados e até mesmo prejudicados por sistemas de controle mais próximos.
As listas de tarefas online devem sempre permitir ao colaborador o ajuste da tarefa de acordo com a necessidade.
Dessa forma, o colaborador se sente estimulado a entregar seu melhor resultado no prazo previsto. E caso não seja possível, ele poderá realizar o ajuste com facilidade, sem que isso o prejudique.
A facilidade de edição das listas de projetos deve sempre ser um ponto considerado pelo líder de uma equipe. Visando que a lista de tarefas online seja um estímulo e não uma fonte de pressão.
Quando o colaborador se sente estimulado a atingir resultados a tendência é de menor procrastinação. E quando a sensação é de aumento de pressão, a tendência é que o oposto aconteça.
Por isso, é preciso contar com um sistema que possibilite a integração da equipe. De modo que todos possam cooperar para juntos atingirem um resultado positivo.
Organize as Listas de Tarefas com as Mais Difíceis no Topo
Para aumentar a produtividade da equipe usando listas de tarefas online é preciso saber montar a lista.
Além de usar um sistema que o auxilie a ter listas disponíveis para todos os colaboradores é importante usar as técnicas ideais para a montagem desse cronograma de trabalho.
Ao chegar no escritório é normal estar disposto e cheio de energia, disposição esta que não dura o dia inteiro. Por isso, o grande truque é colocar as tarefas mais difíceis para o início do dia.
Posicionar como prioridade na lista de tarefas online aquilo que toma mais tempo e que requer mais concentração aumenta a produtividade. Como resultado, ao longo do dia a agenda se torna mais fácil e leve.
Dessa forma, todo o cronograma do dia estará melhor distribuído. Fazendo com que o período de maior produtividade seja melhor aproveitado. E toda a equipe consiga trabalhar de forma otimizada, chegando ao final do dia com a sensação boa de ter alcançado as metas.
Pense nos Períodos de Descanso
Outro cuidado importante ao montar uma lista de tarefas para sua equipe é pensar na pausa. Sempre é preciso deixar um tempo hábil para o colaborador conversar com os colegas ou ir ao banheiro.
Portanto, tomar o cuidado para que a lista de atividades não pressione o colaborador ao longo do dia é fundamental. Uma vez que deixar algum tempo livre é fundamental para estimular a criatividade e produtividade.
Afinal, todos precisam esticar um pouco as pernas, conversar com os colegas e se sentirem livres. De modo que o local de trabalho seja um espaço de construção de saberes.
Diferentemente do que acontece quando as metas são exigentes demais, obrigando o colaborador a ficar horas sentado sem sequer interagir com a equipe.