A comunicação interna é algo de extrema importância nas empresas, pois sem ela muitos serviços podem deixar de fluir de forma correta. E buscar meios para que ela se torne mais efetiva é algo necessário. Sendo assim a intranet pronta é uma ferramenta que se apresenta como uma ótima alternativa.
Mas você sabe o que de fato este conceito significa e como ele pode ser trabalhado dentro de sua empresa.
Entenda mais sobre o conceito de intranet pronta e porque instalá-lo em seu negócio.
O que é intranet pronta?
Intranet nada mais é do que uma rede de computadores que muito se assemelha com a internet. Entretanto, uma de suas maiores particularidades é o fato de que ela é de uso exclusivo de uma empresa.
Trata-se de um tecnologia de grande serventia, pois desse modo é possível estabelecer a comunicação de um departamento a muitos outros.
E, em se tratando do compartilhamento de informações não se pode esquecer de duas coisas: a primeira, é que embora sejam diferentes, cada departamento tem algo a ser compartilhado com outro. A segunda, é que algumas informações são muito sigilosas, por isso é importante que sejam compartilhadas em rede segura.
E para que esta rede se torne segura, a maioria das empresas utilizam um sistema denominado firewall, que consiste em um software especial que filtra o acesso à rede.
Por que as empresas estão optando por uma intranet pronta?
As grandes corporações hoje em dia buscam por duas coisas: sistemas mais seguros e qualificados e baixo custo de implantação e manutenção.
Isso faz com que não só grandes, mas que pequenas e médias empresas adotem este recurso tão valioso.
Quais as vantagens da intranet pronta?
Além de uma comunicação interna mais eficaz, a intranet pronta traz outras vantagens para diversos setores.
Sendo assim, nota-se que com o contínuo uso desse sistema é possível constatar os seguintes avanços:
– Otimização de gestão
Um conceito que também tem sido bastante difundido dentro das corporações é o de otimização. Ou seja, realizar trabalhos de forma organizada em um tempo menor. Desse modo, os colaboradores serão capazes de realizar outras tarefas além de utilizarem melhor suas habilidades com o tempo restante.
E para que haja otimização, é preciso buscar recursos que permitam o melhor desenvolvimento de tarefas.
Um deles então se torna a intranet.
Isso porque além de possibilitar uma comunicação instantânea. Ela também permite o acesso à informações de maneira rápida e eficaz.
– Automatização dos processos
Processos automatizados são fundamentais para empresas que querem se manter ativas no futuro.
Sabe-se que a tecnologia não veio para substituir os seres humanos mas sim, para permitir que os mesmos consigam trabalhar de maneira facilitada.
Utilizando a intranet é possível automatizar processos tais como: folha de pagamentos, faturamento, registro de vendas, entre muitos outros.
– Mais segurança no momento de armazenar informações
Mais uma vantagem da intranet pronta é o armazenamento seguro de informações. As mesmas podem ser guardadas tantos em softwares do sistema interno como também, através do armazenamento na nuvem.
Isso também proporciona outras vantagens, como por exemplo, acesso rápido a qualquer tipo de arquivo, redução de espaço físico para documentos, e menor consumo de papel.
– Proporciona melhor atendimento aos clientes
Justamente pelo fato de permitir um acesso rápido às informações de outros setores, é que a intranet pronta se torna um recurso valioso para o atendimento qualificado aos clientes.
Imagine um setor de vendas, onde é preciso conferir no estoque se há determinado produto. Com um sistema de intranet, em poucos minutos é possível ter esta informação em mãos. Mas caso ele não exista, o vendedor precisará fazer ligações, ou até mesmo, se deslocar até o estoque.
Isso vai gerar uma grande dispersão de tempo no atendimento, enquanto que o mesmo poderia ser utilizado para finalizar a venda de maneira satisfatória e começar o atendimento de outros clientes.
– Envolvimento de todos os colaboradores
Para que uma empresa produza bons frutos, é preciso que todos estejam envolvidos na mesma proposta. Mas o que infelizmente observa-se ainda nestes casos é que ainda existem organizações onde os colaboradores não entendem muito bem sobre tal conceito.
Isso além de causar um grande desconforto, também gera retrabalho e desmotivação. E acredite, você não vai querer colaboradores desmotivados trabalhando para você.
Com um sistema de intranet pronta, além do acesso à informações, é possível também tornar os colaboradores cientes dos objetivos e metas a serem realizados, das tarefas pendentes e do que é preciso ser entregue com mais urgência.
Trata-se de um trabalho complexo, que sem a ajuda deste recurso tecnológico se torna ainda mais difícil.
Quais os tipos de recursos que podem ser utilizados em conjunto com a intranet?
Quando fala-se em comunicação dentro das empresas, não se tem noção do que de fato o conceito representa.
A intranet pronta em conjunto com outros recursos, fomenta um trabalho mais criativo, dinâmico e até mesmo, mais leve. Veja quais são alguns deles.
Quadros de discussão:
Ideal para reuniões simultâneas e sugestões de ideias.
Gerenciamento de projeto:
Permite a delegação correta de tarefas, macros e o acompanhamento do progresso do mesmo
Gerenciamento de documentos:
Gera um sistema mais organizado para o armazenamento e criação de documentos importantes.
Intranet pronta Sabesim
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