Muitos gestores lutam para manter o controle de um projeto e garantir que ele continue progredindo, mas sem a ferramenta e técnica certa fica difícil identificar e corrigir gargalos nos processos. Nesses casos, o método Kanban pode ser a solução que você precisa.
Ele permite que você acompanhe como as tarefas de um projeto estão sendo realizadas e dá o suporte necessário para gerenciá-las através de um fluxo de trabalho organizado. Diante da importância que o Kanban tem para a gestão de projetos, preparamos esse post explicando como utilizá-lo a seu favor. Confira!
Criando um quadro Kanban para o gerenciamento de projetos
A versão mais simples de um Kanban utiliza um quadro com linhas e colunas desenhadas para formar uma tabela. Nela, papeis adesivos com cores diferentes são fixados e alterados de posição indicando diferentes níveis de urgência ou prioridade, ou para diferenciar os tipos de trabalho ou tarefa. Uma versão mais simples pode ser dividida em apenas três colunas significando o trabalho a fazer, trabalho sendo feito, e trabalho concluído.
A estrutura do Kanban pode variar conforme a necessidade do projeto, tendo linhas com tarefas adicionais ou mais colunas quando houver outras etapas de processos. Qualquer que seja o produto desenvolvido, o ponto é que o Kanban representará um fluxo de trabalho mais visível e prático.
Toda vez que um membro da equipe concluir uma etapa da produção, deverá mover as notas autoadesivas ou etiquetas da seção atual para a próxima.
Colocando o método Kanban em prática na gestão de projetos
A melhor maneira de entender como o método Kanban funciona no gerenciamento de projetos é colocá-lo em prática. Então, vamos considerar o seguinte exemplo:
Imagine que você assumiu um projeto para o desenvolvimento de um software e está preparando uma equipe de força de trabalho. O Kanban será uma ferramenta fundamental de controle. Sendo assim, vamos montá-lo para agregar o melhor fluxo de tarefas possível e ver como ele funciona na prática:
Divida o quadro em colunas verticais, cada uma representando as fases em que as tarefas irão passar durante o projeto. Veja o exemplo:
- Para fazer: nessa coluna você lista todas as tarefas que devem ser realizadas no projeto;
- Sendo feito: toda vez que algum profissional pegar alguma tarefa deverá movê-la para essa coluna;
- Para testar: após a conclusão da tarefa, o profissional deverá movê-la para a fase de testes;
- Em teste: o profissional que pegar a tarefa de testes deve movê-la para essa coluna;
- Concluído: caso encontre algum problema no produto durante a fase detestes, o profissional deverá especificar a correção necessária e mover a tarefa para o início (coluna “Para fazer”). Se não houver qualquer problema, a tarefa pode ser encerrada posicionando-a nessa coluna.
Como melhorar ainda mais a gestão de projetos
Hoje, você não precisa mais fazer todo esse trabalho de forma manual. A Sabesim oferece um sistema Kanban online onde o gerenciamento de projetos pode ser feito de maneira automatizada. É uma forma simples de otimizar ainda mais os processos e agregar eficiência a gestão de projetos.
Como consequência, a sua equipe poderá aumentar a produtividade e trazer resultados ainda melhores para a empresa.
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