A produtividade das empresas, como sabemos, está diretamente associada à sua capacidade de controlar as atividades em que cada colaborador está envolvido. Existem, entretanto, muitos outros fatores que influenciam no nível de produtividade: a facilidade do fluxo de comunicação, a visibilidade que os gestores têm do andamento das atividades e a clareza que cada colaborador tem em relação ao que deve fazer.
Embora muitas técnicas e controles possam ser utilizados para atuar nesses fatores, a utilização de ferramentas computadorizadas traz ganhos significativos em termos de produtividade, principalmente quando têm a capacidade de integrar controle de atividades com o gerenciamento de calendário e compromissos.
Como aumentar aumentar a produtividade nas atividades?
#1. Kanban eletrônico
O kanban é uma ferramenta que foi desenvolvida como parte do Sistema Toyota de Produção e tem como objetivo tornar visível o controle de atividades e de fluxo de trabalho. Um kanban tradicional pode se fazer valer de caixas ou cartões afixados em um painel e indicam para cada colaborador ou setor quando devem atuar.
Com o kanban eletrônico, o conceito é levado mais adiante: é possível visualizar não só as atividades que devem ser realizadas, mas o status de cada uma delas. Cada atividade é representada por um cartão que é posicionado em uma das colunas que representam o status. Assim, temos uma coluna para as tarefas em espera, outra para as tarefas a serem feitas, outra para as em andamento e outra para as concluídas.
Conforme a tarefa muda de status, o cartão se desloca de uma coluna para outra, dando sempre um panorama visual da situação geral de cada projeto. E os cartões podem conter informações variadas, como o responsável pela tarefa, além de funcionarem como um ponto focal de todas as comunicações envolvendo a atividade que representam.
Quando o foco é o controle de produtividade, um kanban eletrônico pode permitir o controle do tempo em que cada atividade permaneceu em cada um dos diversos status. Dessa forma, sabemos quanto tempo a tarefa ficou em espera e, subsequentemente, quanto tempo ficou em andamento. Isso prmite entender com mais clareza onde verdadeiramente estão os gargalos, facilitando um melhor planejamento futuro de novas atividades.
#2. Integração com calendário
O controle de compromissos na forma de calendário é um valioso recurso para o incremento da produtividade. A integração com o controle de atividades representa um diferencial em termos de foco e efetividade no gerenciamento do tempo, inigualável em outras alternativas.
Quando os compromissos são relacionados com as atividades de projeto de forma automática, o gerenciamento do tempo de cada colaborador tende a ser muito mais efetivo. E se a interface com o usuário primar pela produtividade, com uma forma de utilização fluida e visual, a curva de aprendizado para utilização reduz drasticamente. Além disso, o foco se mantém total, permitindo que tanto as atividades de projetos quanto outros compromissos, como reuniões e conferências telefônicas, fiquem visíveis em um único local.
Utilizar um sistema integrado, que inclua um kanban eletrônico e um sistema de calendário e compromissos, significa, portanto, um salto em termos de produtividade tanto no controle de tarefas como no gerenciamento individual do tempo de cada um dos colaboradores.
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