Workflow é a junção das palavras “work” e “flow”. São de origem inglesa e juntas são utilizadas para definir o fluxo de trabalho que uma empresa possui. Por meio do Kanban, o Workflow ganha força para agregar fluência na execução dos processos produtivos, organizados de forma automatizada ou não, para que as tarefas tenham conclusão na sequência determinada. Assim surge o conceito de Workflow Kanban.

As organizações podem usar o método para coordenar tarefas entre a equipe de trabalho e sincronizar dados entre os sistemas com o objetivo final de melhorar a eficiência organizacional, ganhar agilidade e obter maiores taxas de rentabilidade.

Melhor ainda. Com um Workflow estabelecido através de um sistema Kanban online, a empresa pode automatizar o fluxo de tarefas dos funcionários e reduzir o tempo de conclusão de cada etapa do processo, eliminando riscos e falhas potenciais. O Workflow torna os processos mais eficientes, complacentes, ágeis e visíveis, garantindo que cada passo do processo seja explicitamente definido, monitorado e otimizado para alcançar o máximo potencial.

Benefícios do Workflow Kanban

1. Melhora a produtividade

O fluxo de trabalho pode ser melhorado com um sistema Kanban reduzindo o tempo gasto com as tarefas manuais. O tempo necessário para a execução das atividades do negócio pode ser melhorado de forma contínua por meio do monitoramento e criação de métricas.

2. Aumenta a visibilidade dos processos

O método Workflow Kanban permite que os gestores acompanhem de perto o que acontece em cada etapa dos processos do negócio, abrangendo a visão para identificar mais facilmente os pontos fracos (riscos e falhas) e pontos fortes (oportunidades de melhorias).

3. Proporciona tomada de decisões rápidas e certeiras

O método proporciona que aos gerentes e colaboradores se beneficiem de tomadas de decisões mais rápidas e inteligentes. Além disso, permite que a organização tenha uma gestão mais adaptativa para suportar bem as mudanças de mercado.

Como funciona o Workflow Kanban?

Ao utilizar o método Kanban para obter o controle de tarefas, toda a configuração e posicionamento delas no tempo, formarão um quadro onde ficará visível todo o processo de produção. O início e conclusão de uma tarefa, bem como a sua mudança de estágio no quadro, representarão o fluxo de trabalho. Quanto mais organizado e adaptado às necessidades processuais da empresa, mais eficiente será.

Como obter melhores resultados com o Workflow Kanban?

Um sistema Kanban online pode aprimorar o fluxo de tarefas e fornecer as funcionalidades tecnológicas necessárias para a empresa criar ou remodelar ambientes de trabalho agregando processos mais eficientes através de um software específico de controle de produção. Nesse aspecto, a Sabesim oferece as soluções mais adequadas às necessidades do seu negócio.

A comunicação da equipe, o controle de projetos e a avaliação da equipe ficam em suas mãos com um sistema totalmente integrado e com mobilidade para ser acessado de qualquer lugar a qualquer hora pelos colaboradores autorizados.

Essa é a grande oportunidade que você tem para expandir os resultados da equipe e tornar o negócio ainda mais atrativo. Então, não perca mais tempo. Clique aqui e comece hoje mesmo o desenvolvimento do seu negócio.

E aí, ainda tem alguma dúvida sobre o Workflow Kanban? Deixe um comentário abaixo!

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As tecnologias avançam em todas as direções contribuindo para a mudança e o surgimento de novas formas de se fazer as coisas. Um exemplo disso são os softwares de gerenciamento estratégico que permitem a automatização da maioria das tarefas, otimizando os resultados para a empresa.

Dessa forma, as metodologias de trabalho são cada vez mais aperfeiçoadas. Pensando nisso, você já conhece o método Kanban? Veja como ele pode ajudar a otimizar os processos do seu negócio!

Conceito de Kanban

A melhor definição de Kanban diz que ele representa um método eficiente para garantir maior controle sobre os processos de uma empresa. É uma forma de organizar o fluxo de produção tornando a equipe de trabalho mais focada nos objetivos prioritários. Uma maneira de descobrir problemas nos processos ou fluxo de produção para que os gestores possam resolvê-los a fim de entregar resultados mais rápidos e melhorados para os seus clientes.

Um significado de Kanban mais simples e resumido diz que ele é um método utilizado para a produção “enxuta” e é amplamente adotado pelas empresas ao redor do mundo. Muita gente confunde o Kanban como um sistema de agendamento, mas, ao utilizá-lo, verão que ele é muito mais do que isso. Conheça agora os principais benefícios do Kanban:

Benefícios do Kanban

1. Reduz custos e despesas com estoque

Um fluxo de trabalho bem organizado através do Kanban proporcionará maior controle de produção para a empresa e, isso, implicará também em uma necessidade de recursos mais controlada. Com maior controle, os gestores saberão exatamente o que será necessário e em que período, eliminando a necessidade de compras excessivas e a manutenção de um grande estoque parado.

Em outras palavras, com o Kanban, produtos são fabricados apenas quando eles são necessários. Isso elimina a superprodução e as matérias-primas não são entregues até que elas sejam necessárias, reduzindo os custos de armazenamento.

2. Reduz o desperdício de recursos

Com um processo mais controlado a empresa pode reduzir o consumo de recursos como tempo, mão de obra, materiais e equipamentos para produzir a mesma quantidade de produtos e serviços, ou até mais. Desperdícios serão identificados com maior facilidade e cortados.

3. Mantém a produção flexível

Se houver uma queda súbita na demanda por um produto ou serviço, o Kanban garante que a empresa não fique com estoques excessivos parados, dando-lhe a flexibilidade necessária para responder rapidamente as mudanças no fluxo de produção.

4. Melhora a produção

Um fluxo de trabalho organizado pelo Kanban pode parar se houver algum problema na produção. Isso faz com que falhas no processo sejam facilmente identificadas e corrigidas o mais rápido possível. O Kanban ajuda a reduzir o tempo de produção mantendo um fluxo de trabalho constante, aumentando a produção e utilizando os mesmos recursos.

Sistema Kanban Online

Se você gostou do método Kanban e está pensando em adotá-lo na sua empresa, ficará ainda mais surpreso ao descobrir que existe um software de Kanban Online, onde você pode centralizar a produção e manter os processos com alto nível de organização e comunicação entre os colaboradores. Ainda não conhece? Clique aqui e surpreenda-se!

E você, já possui um sistema Kanban Online na sua empresa? Conte para a gente através dos comentários!

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Muitos gestores lutam para manter o controle de um projeto e garantir que ele continue progredindo, mas sem a ferramenta e técnica certa fica difícil identificar e corrigir gargalos nos processos. Nesses casos, o método Kanban pode ser a solução que você precisa.

Ele permite que você acompanhe como as tarefas de um projeto estão sendo realizadas e dá o suporte necessário para gerenciá-las através de um fluxo de trabalho organizado. Diante da importância que o Kanban tem para a gestão de projetos, preparamos esse post explicando como utilizá-lo a seu favor. Confira!

Criando um quadro Kanban para o gerenciamento de projetos

A versão mais simples de um Kanban utiliza um quadro com linhas e colunas desenhadas para formar uma tabela. Nela, papeis adesivos com cores diferentes são fixados e alterados de posição indicando diferentes níveis de urgência ou prioridade, ou para diferenciar os tipos de trabalho ou tarefa. Uma versão mais simples pode ser dividida em apenas três colunas significando o trabalho a fazer, trabalho sendo feito, e trabalho concluído.

A estrutura do Kanban pode variar conforme a necessidade do projeto, tendo linhas com tarefas adicionais ou mais colunas quando houver outras etapas de processos. Qualquer que seja o produto desenvolvido, o ponto é que o Kanban representará um fluxo de trabalho mais visível e prático.

Toda vez que um membro da equipe concluir uma etapa da produção, deverá mover as notas autoadesivas ou etiquetas da seção atual para a próxima.

Colocando o método Kanban em prática na gestão de projetos

A melhor maneira de entender como o método Kanban funciona no gerenciamento de projetos é colocá-lo em prática. Então, vamos considerar o seguinte exemplo:

Imagine que você assumiu um projeto para o desenvolvimento de um software e está preparando uma equipe de força de trabalho. O Kanban será uma ferramenta fundamental de controle. Sendo assim, vamos montá-lo para agregar o melhor fluxo de tarefas possível e ver como ele funciona na prática:

Divida o quadro em colunas verticais, cada uma representando as fases em que as tarefas irão passar durante o projeto. Veja o exemplo:

• Para fazer: nessa coluna você lista todas as tarefas que devem ser realizadas no projeto;
• Sendo feito: toda vez que algum profissional pegar alguma tarefa deverá movê-la para essa coluna;
• Para testar: após a conclusão da tarefa, o profissional deverá movê-la para a fase de testes;
• Em teste: o profissional que pegar a tarefa de testes deve movê-la para essa coluna;
• Concluído: caso encontre algum problema no produto durante a fase detestes, o profissional deverá especificar a correção necessária e mover a tarefa para o início (coluna “Para fazer”). Se não houver qualquer problema, a tarefa pode ser encerrada posicionando-a nessa coluna.

Como melhorar ainda mais a gestão de projetos

Hoje, você não precisa mais fazer todo esse trabalho de forma manual. A Sabesim oferece um sistema Kanban online onde o gerenciamento de projetos pode ser feito de maneira automatizada. É uma forma simples de otimizar ainda mais os processos e agregar eficiência a gestão de projetos.

Como consequência, a sua equipe poderá aumentar a produtividade e trazer resultados ainda melhores para a empresa.

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Devido à eficiência que o Kanban eletrônico agrega aos processos operacionais e gerenciais das empresas, muitos gestores estão aderindo ao sistema para melhorar a produção e gerar resultados mais elevados. O problema é que, até mesmo contando com um sistema tão eficiente, esses resultados podem ser comprometidos pela falta de conhecimentos e habilidades em utilizar os recursos e ferramentas de maneira adequada. Para resolver isso, desenvolvemos esse post para explicar de forma detalhada como você pode utilizar as colunas de status e os quadros de tarefas (sticks) a seu favor. Acompanhe!

1. Iniciando um Kanban Eletrônico

Logo na página inicial do Kanban eletrônico aparecerá uma coluna do lado esquerdo da página. Clique em “Kanban” para visualizar de forma bem resumida todos os projetos que estão em andamento e a data em que foram realizadas as últimas tarefas em cada um deles.

Nessa mesma página, você pode dar início a um novo projeto clicando em “Novo” e digitando o nome do seu projeto na janela “Novo Kanban” que irá abrir na sequência. Agora você tem acesso a um novo quadro Kanban para personalizar e gerenciar as tarefas do seu projeto.

2. Adicionando tarefas (sticks) nas colunas de status

As colunas do Kanban eletrônico são definidas com os status padrões “Em espera”, “Pra fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. No entanto, nada impede que você mude essa configuração e altere os nomes das colunas da forma como desejar. Você ainda pode excluir colunas ou adicionar mais algumas caso seja necessário. Basta clicar em “Opções” e personalizar o e-Kanban para atender as necessidades do seu projeto de maneira mais precisa.

Para adicionar tarefas clique em “Nova Tarefa” e uma janela irá se abrir te dando a opção de nomeá-las. Clique no ponto de interrogação “?” e digite o nome do profissional que ficará responsável por sua execução. Se o profissional tiver uma foto no perfil cadastrado, ela aparecerá no stick facilitando a identificação visual do responsável.

3. Movendo as tarefas (sticks) para mudar o status

Toda vez que uma tarefa for criada ela aparecerá automaticamente na primeira coluna “Em espera”, mas na medida em que ela for evoluindo você pode movê-la entre as colunas para indicar o seu status atual. Basta clicar no stick (tarefa) com o botão esquerdo do mouse e arrastá-la para a coluna de status correspondente. Você ainda pode definir a tarefa como urgente clicando em “Opções” e em “Prioridade”.

Para facilitar ainda mais, você pode monitorar o andamento das tarefas e se comunicar com o responsável por elas clicando em “Opções”, no stick, e em seguida, clicando em “Detalhes”. Uma janela chamada “Fazer upgrade da rede” irá se abrir e será possível visualizar o tempo que cada tarefa permaneceu em todos os status, representada de forma gráfica. Para manter um diálogo com o profissional responsável é só clicar em “Comentar”, digitar a mensagem e clicar em “Enviar”.

4. Excluindo tarefas (sticks) das colunas de status

Ao final, as tarefas podem ser removidas para a coluna de status “Concluído”, mas também podem ser excluídas se assim desejar. O mesmo pode ser feito quando uma tarefa se tornar irrelevante e precisar ser extinta. Para excluir as tarefas basta clicar em “Opções”, no stick, e em “Excluir”.

Como pode ver, é muito fácil usar o Kanban eletrônico. Aproveite essas dicas para tornar o seu gerenciamento de tarefas ainda mais eficiente e agregar melhores resultados aos seus projetos.

Ainda tem dúvidas? Entre em contato e aprenda a usar o Kanban eletrônico para melhorar os resultados do seu negócio!

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O controle de tarefas dentro de uma empresa pode parecer simples, mas não é. A tarefa ganha complexidade quando estamos falando de muita gente e quando não há um sistema eficaz para gerenciar essa atividade de forma online e com facilidade, praticidade e segurança. O controle de tarefas vai além de uma simples agenda. Quando sistematizado, garante que cada funcionário saiba o que tem que fazer e em que prazo. E ainda receba notificações quando este prazo está terminando.

Aos gestores, cabe uma visão mais ampla de quem é o responsável por cada tarefa e eles até conseguem ver a fotinho desses funcionários, enquanto gráficos sinalizam como anda a produtividade de todos. O que não pode acontecer é que essa organização e controle de tarefas acabem tomando mais tempo que os projetos em si. O uso de sistemas inteligentes evita que isso ocorra.

Veja a seguir os 5 passos que devem ser dados para um melhor controle de tarefas:

1 – Aprenda como usar o sistema. A dinâmica é intuitiva e fácil de aprender;

2 – Crie as tarefas com suas devidas repetições a cada período, podendo ser semana, mensal ou trimestralmente. Assim você não terá que incluir novamente a mesma tarefa em outra data;

3 – Monitore e controle por meio de porcentagens o que já foi desenvolvido até a data atual, de forma que você fique ciente se tudo está caminhando dentro do planejado ou se será preciso fazer ajustes e sugerir novas soluções;

4 – Identifique e designe quem pode e quem não pode ter uma visão total ou parcial do sistema;

5 – Facilite a comunicação entre chefias e departamentos, permitindo que os interessados consigam visualizar o sistema. Assim, a comunicação flui melhor porque quem precisa saber do andamento das tarefas consegue se informar de forma fácil.

Sistema Kanban facilita o gerenciamento de tarefas e responsabilidades

A Sabesim oferece um sistema de controle de terefas bastante eficiente. Ela se inspirou no sistema criado pelos japoneses, chamado Kanban. A palavra, na língua japonesa, significa, em sua forma literal, registro. O sistema Kanban é hoje muito utilizado nas áreas de manufatura e logística, principalmente nas etapas de triagem e expedição.

O sistema Kanban foi inicialmente criado pelos japoneses para facilitar a entrega e movimentação de peças e componentes, com redução de perdas e extravios, evitando o desperdício e gerando economia. Mais tarde, o sistema foi aperfeiçoado e se tornou fundamental para garantir entregas e transportes “just in time”, sendo atualmente amplamente utilizado em praticamente todos os segmentos da indústria.

Com o sistema da Sabesim, você terá uma versão simples e eficiente para monitorar as suas tarefas e de sua equipe. Cada atividade será visualizada em sequência, com registros sobre as datas de entrega e quadros de evolução que possibilitam o acompanhamento e a evolução a qualquer momento, de forma clara, rápida e segura. Veja como vai aparecer o status de cada tarefa. São quatro colunas:

● Em espera – são tarefas que dependem da conclusão de outros procedimentos e que, por isso, estão aguardando para serem iniciadas;

● Para fazer – são tarefas que ainda serão iniciadas;

● Em andamento – são as tarefas que já estão sendo desenvolvidas. É aqui que você consegue ver a evolução atual de cada uma;

● Concluídas – são todas as tarefas já finalizadas, de forma que não haja retrabalho.

Cabe a você atribuir cada uma ou grupo de tarefas a um dos funcionários e toda a equipe pode e deve ficar informada sobre as etapas do projeto. Outra ferramenta interessante é a possibilidade de incluir comentários nos detalhes de cada uma das tarefas. Isso facilita a comunicação e evita atrasos das etapas do trabalho.

Se você gostou do que viu até agora, confira mais sobre Controle de Tarefas aqui.

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O Sistema Kanban tornou-se uma das inovações mais importantes no ambiente corporativo ao introduzir uma metodologia que possibilita melhorar o controle de tarefas em vários departamentos, otimizando processos, melhorando a comunicação entre os colaboradores e gerando um aumento significativo na produção. Com o avanço da internet, hoje podemos aproveitar esses benefícios de forma digital e online. Veja como isso pode ajudar a melhorar os processos operacionais e gerenciais da sua empresa. Confira!

Maior eficiência das tarefas da empresa

O Kanban online pode ser aplicado com muita eficiência em todos os processos da empresa. Para isso, vai depender de uma simples adequação que deve contar com a criação de cartões personalizados para melhor descrever as tarefas com as definições de prazos, profissionais envolvidos e recursos disponíveis.

Apoio na contratação de funcionários

O setor de RH da empresa pode se beneficiar do apoio do Sistema Kanban online ao abrir um processo de contratação de funcionários, por exemplo. O processo de contratação terá início, meio e conclusão das etapas e, a utilização desta ferramente irá auxiliar no controle. Considere um processo seletivo com 40 candidatos disputando 1 vaga sendo cada candidato uma tarefa.

Visualize o exemplo: o Kanban dividirá em colunas com o nome de cada atividade a ser realizada para a contratação de cada candidato. Assim, teríamos as colunas nomeadas da seguinte forma: “Avaliar”, “Pré-entrevista”, “Entrevista presencial”, “Sem interesse”, “Contratar” e “Dispensar”. Então, toda vez que uma tarefa for concluída com um determinado candidato, o cartão deverá ser removido para a coluna que corresponda à próxima tarefa a ser realizada no processo da contratação dele.

Fazendo a gestão financeira da empresa

O Sistema Kanban pode ser uma ferramenta de grande importância para melhorar a gestão financeira da empresa e gerar um aumento de receitas. Imagine uma campanha de redução da inadimplência dos clientes para aumentar as receitas com recebimentos no prazo. O Kanban online pode ser utilizado para agregar eficiência ao projeto.

Cada cliente seria representado como um projeto e cada tarefa pode ser descrita nas colunas como “Contato”, “Proposta recusada”, “Nova Proposta”, “Proposta aceita” e “Confirmação de pagamento”. Assim, ao se confirmar o contato o cartão correspondente ao cliente contatado deverá ser removido para “Proposta aceita” ou “Proposta recusada” gerando um novo ciclo de contato com uma nova proposta antes de ser removido para “Proposta aceita”.

Potencializando a estratégia de marketing

O Sistema Kanban pode ser utilizado como uma ferramenta potencializadora de resultados em uma campanha de marketing da empresa. Como exemplo, imagine a organização das tarefas em colunas nomeadas como “Pesquisa”, “Produção da campanha”, “Implantação” e “Análise de impacto”. Assim o gestor poderá configurar um planejamento bem organizado e mais fácil de controlar.

Otimizando os processos de TI

Muitas empresas encaram uma jornada difícil na hora de migrar o sistema para um novo Data Center, local ou na nuvem, ou para um novo software. No entanto, esse processo não precisa ser doloroso. Com a ferramenta a migração de sistemas pode ser realizada de forma mais simplificada e rápida reduzindo os riscos envolvidos na perda de dados originada pela falta de um controle mais aprimorado.

Um quadro Kanban Online pode ser criado com as seguintes tarefas: “Treinamento de equipe”, “Instalação de servidor” e “Up grade da rede”, por exemplo. Essa será uma forma bastante eficiente de gerenciar os processos de transição.

Aumentando a produção

O Sistema Kanban se encaixa perfeitamente no processo produtivo e vendas da empresa. Dessa forma, poderá contribuir para o aumento da produção, reduzindo desperdícios de tempo e recursos, e proporcionar uma entrega mais rápida de um produto ou serviço com qualidade superior.

Para especificar, imagine o processo produtivo de uma gráfica. As colunas de tarefas ficariam assim: “Pedido de cliente”, “Produção de arte”, “Aprovação do cliente”, “Produção”, “Estoque” e “Entrega ao cliente”. Cada tarefa concluída implicaria na remoção do cartão do cliente para a tarefa seguinte.

E você, ainda tem dúvida de como utilizar o Sistema Kanban na organização de tarefas? Deixe um comentário e compartilhe a sua experiência com a gente!

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