Gestão de Projetos

Leia aqui artigos que vão te ajudar muito na gestão de projetos. Entenda como nosso sistema de gestão de projetos vai mudar a cara da sua empresa

Atividades diárias: como controlar de forma eficiente

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Atividades diárias
Hoje em dia a administração de nosso fluxo de trabalho sofre bastante com a sobrecarga de informações e atividades diárias. Em uma rotina diária é muito comum lidarmos com uma grande quantidade de emails, relatórios, planilhas e reuniões. Associado a tudo isso temos a nossa imensa lista de atividades a serem feitas dentro do prazo.
Ter sucesso na execução e na gestão dessa rotina é sempre um grande desafio para colaboradores e gestores, pois cada vez mais somos cobrados e por consequência estamos sofrendo bastante com as pressões do dia a dia.
Para resolvermos essas dificuldades, uma solução é buscar o uso das melhores práticas do mercado para o controle e execução de atividades diárias. Nesse sentido, surgem metodologias associadas a ferramentas que nos auxiliam no fluxo de trabalho e geram resultados significativos aos projetos das empresas.

Utilize métodos ágeis

Há várias formas de organizar seu dia e alcançar seus objetivos. Ao optar por um desses métodos, dê prioridade para aqueles com resultados comprovados e que possam ser compartilhado e utilizado pelos demais colaboradores de sua empresa. Todos têm  a ganhar quando trabalham em conjunto de forma organizada.
Um desses métodos é o Kanban, um processo adotado pela Toyota que obteve grandes resultados e se tornou referência de sucesso para muitos projetos e empresas. O Kanban deu origem a novas metodologias que têm como focos principais a eficiência e agilidade dos processos.
De origem japonesa, o Kanban tem em seu significado a palavra “cartão”. É um método para realização de mudanças que não define papéis ou práticas específicas. Em vez disso, oferece uma série de princípios que buscam melhorar o desempenho e reduzir desperdício, eliminando atividades que não agregam valor para a equipe.
Dentro das metodologias ágeis temos as boas práticas recomendadas a serem utilizadas para obter êxito na execução das atividades diárias. Abaixo um exemplo:

  1. Defina o objetivo de seu projeto
  2. Estabeleça atividades macro necessárias para chegar ao objetivo
  3. Estabeleça as tarefas necessárias para concluir as atividades diárias
  4. Determine as prioridades com base nas atividades e tarefas
  5. Indique os colaboradores responsáveis por cada tarefa e os prazos de execução
  6. Inicie a execução das tarefas
  7. Realize reuniões diárias para verificar o desenvolvimento das tarefas
  8. Ao final, após a conclusão das atividades diárias, faça reuniões de revisão

Essas práticas recomendadas tiveram origem no Scrum, uma metodologia criada a partir do Kanban e muito utilizada no processo de desenvolvimento de software.

Atividades diárias com Kanban e Agenda Online

A plataforma SabeSim implementou a metodologia Kanban, através de um sistema online que se encaixa muito bem nas boas práticas que descrevemos neste artigo. Além disso, a plataforma dispõe um sistema de calendários e compromissos que segue os mesmos princípios do Kanban.
A vantagem de utilizar a plataforma da SabeSim é ter um sistema online e automatizado, onde é possível coordenar projetos e equipes de trabalho, como uso de metodologias e práticas com casos reais de sucesso, tudo isso com o uso da melhor tecnologia.

Deixe nos comentários o que achou das recomendações, podemos ajudar a implementar as metodologias e boas práticas com a plataforma de gestão da SabeSim, faça o contato agora mesmo e comece a testar o sistema agora mesmo.
E não deixe de acompanhar nossas dicas através do blog.

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Como delegar tarefas em uma empresa

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Como delegar tarefas em uma empresa
Quem coordena projetos dentro de uma empresa ou ainda atua como gestor de RH e tecnologia e/ou desempenha funções administrativas em geral na área corporativa, sabe o quanto é fundamental para o bom desempenho do trabalho, meios de como delegar tarefas em uma empresa.

Possuir tal expertise é um dos fatores predominantes para que os resultados da empresa sejam bem-sucedidos, bem como a produtividade dos colaboradores seja otimizada. Há vários meios de se fazer este controle de tarefas, bem como delegar estas aos colaboradores. Mas será que você está optando pelo melhor caminho neste sentido?

Afinal de contas, como delegar tarefas em uma empresa de maneira prática e otimizada? Será que há uma solução mais indicada para tais necessidades?

Recursos essenciais para delegar tarefas em uma empresa

Para delegar tarefas em uma empresa de maneira eficiente é preciso encontrar uma solução que disponibilize uma série de recursos essenciais para que a execução dos projetos obtenha o máximo de sua potencialidade.

Para tanto, se faz necessário um planejamento muito bem fundamentado, bem como a utilização de um software que otimize todo o processo de gestão.

Na fase de planejamento, defina metas mensuráveis, com ampliar o alcance de vendas da empresa, ou reduzir custos, ou até mesmo avançar a porcentagem da participação da marca em determinado mercado.

Tal planejamento lhe dará o norte para definir as prioridades e, neste sentido, um software gerenciador de tarefas será imprescindível.

Hierarquia das tarefas

Quando temos um projeto de grandes proporções, a melhor forma de delegar tarefas na empresa é dividi-lo em partes menores. Desta forma, cria-se uma espécie de hierarquia de tarefas. Para tanto, é de suma importância o uso de um gerenciador de tarefas.

Defina os tipos de tarefas para a equipe

Divididas as tarefas, é preciso então, tipifica-las. Não esqueça de fornecer aos colaboradores e membros da equipe o briefing completo de cada demanda de tarefa, para que fique claro o papel de cada um dentro do projeto.

Para facilitar a comunicação entre os membros da equipe e gestores, é importante a utilização de software que possibilite a inclusão de comentários nas tarefas, por exemplo.

Fluxo de trabalho hierarquizado

O fluxo de trabalho deve ser hierarquizado para a melhor gestão do projeto. Desta forma, evitam-se atrasos, calcula-se o tempo que cada colaborador terá disponível, bem como o número de pessoas necessárias para a conclusão das tarefas elencadas.

Novamente fica claro o quanto pode ajudar um software que possa calcular o tempo que cada tarefa leva para ser concluída, qual colaborador está executando e como está o andamento da tarefa.

Cronograma

Um sistema gerenciador de tarefas permite também o acompanhamento de todo o cronograma, fazendo com que todos ganhem tempo, afinal, dispensa-se a necessidade de inúmeras reuniões para saber a quantas anda a execução do projeto.

Comunicação e tempo

Com o uso da tecnologia, delegar as tarefas em uma empresa e propiciar maior facilidade no relacionamento e comunicação dos membros da equipe torna-se mais simples e automatizado.

Investindo num sistema que gerencie e ajude na distribuição das tarefas, ganha-se mais tempo que pode ser aproveitado para investir em melhorias na própria empresa, por exemplo.

Qual software utilizar?

Todos os passos mencionados acima no que tange à questão do gerenciamento de projetos, bem como delegar tarefas em uma empresa podem ser executados com uma solução prática e extremamente eficaz que se traduz no software Kanban.

Trata-se de um sistema que se revela como a melhor solução do mercado para controle de execução de tarefas on-line, com total interação entre os membros da equipe.

Com o Kanban você define prioridades, estipula prazos, acompanha passo a passo a execução de cada tarefa e o progresso de cada uma delas, e tem a comunicação facilitada, bem como relatórios e resultados automatizados.

Que tal inovar em sua empresa, adotando o sistema Kanban para delegar tarefas? Entre em contato conosco para mais informações.

 

 

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Como um Gerenciador de tarefas corporativo funciona

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Gerenciador de tarefas corporativo
A tecnologia definitivamente mudou a forma como as empresas são administradas. Graças aos novos sistemas corporativos, hoje os gestores não precisam mais utilizar caneta e papel para analisar as finanças, controlar as operações e acompanhar as vendas. Tudo isso é feito a partir de poucos cliques, por meio de desktops, tablets e smartphones. Outra tarefa muito importante que a tecnologia está facilitando é a gestão de tarefas através de um Gerenciador de tarefas corporativo.

Mais do que melhorar o controle de atividades, esses softwares facilitam e agilizam a rotina dos gestores, permitindo que eles se livrem dos métodos manuais e obsoletos de se gerenciar tarefas.

A seguir, mostraremos como exatamente funciona o gerenciamento de tarefas por meio de um software. Acompanhe:

A criação de tarefas em um Gerenciador de tarefas corporativo

No sistema de gestão, a criação de tarefas ocorre da mesma forma que nos métodos tradicionais. O gestor dá o nome para uma atividade, detalha o que deve ser feito e estabelece uma data para a sua conclusão. A diferença é que, no software, o gestor não precisa escrever os detalhes da tarefa manualmente e consegue criá-la em poucos segundos, o que agiliza bastante o processo.

A determinação dos responsáveis

Depois de criar as tarefas, o gestor precisa determinar quem exatamente irá realizá-las. Com o software de gestão, ele não precisa delegar tarefas de forma pessoal, falando diretamente com cada colaborador. Assim que cria a tarefa, ele já pode determinar qual profissional ficará responsável por ela, e este receberá um aviso em seu sistema e ficará ciente de que precisa realizá-la.

O acompanhamento da execução

Após criar as tarefas e definir os responsáveis por elas, o gestor precisa acompanhá-las bem de perto, para ver se a sua execução está ocorrendo no prazo certo e identificar algum gargalo que possa comprometer o tempo de entrega. No software de gestão, o responsável pode separar as tarefas em quadros, como na metodologia Kanban, o que facilita bastante o acompanhamento do progresso de cada uma.

Normalmente, são utilizados quatro quadros: “em espera”, “para fazer”, “em andamento” e “concluído”. Com eles, é possível ver o estágio em que cada tarefa se encontra, sem precisar falar diretamente com os colaboradores. O gerenciador de tarefas também possibilita a customização dos quadros, permitindo não só o controle de tarefas, mas também de processos, projetos, elaboração de estratégias, etc.

A obtenção de feedbacks

Faz parte do processo de gerenciamento de tarefas a obtenção de feedbacks constantes dos colaboradores. Com eles, os gestores podem saber se as atividades estão sendo facilmente executadas ou se há algum problema que está impedindo a sua realização. O sistema de gerenciamento também pode ajudá-los nisso, ao permitir que todos os envolvidos numa determinada tarefa mantenham um diálogo dentro dele.

No campo de comentários da tarefa, o gestor pode escrever, por exemplo, o grau de prioridade dela ou algum ponto que os colaboradores devem se atentar. Já os profissionais podem tirar dúvidas ou informar um problema que está impedindo a realização da tarefa. Tudo isso pode ser feito dentro do próprio sistema, sem que os gestores e colaboradores precisem dialogar pessoalmente ou por meio de e-mails.

Agora que você já sabe como se dá o gerenciamento de tarefas por meio de um software, aproveite para ver na prática como tudo funciona. Teste gratuitamente o sistema do SabeSim agora. E se tiver ficado com alguma dúvida, entre em contato diretamente conosco!

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Sistema de classificação de projetos por tags remodelado

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classificação projetos tags

O sistema de TAGS dos projetos acaba de ser completamente remodelado. Agora não será mais necessário cadastrar  TAGS antes de associar aos projetos, basta digitar as palavras desejadas.

Outra mudança importante é que as TAGS só podem ser associadas neste momento por quem criou o projeto, ou por administradores. Estas TAGS poderão ser vistas por todos os demais participantes do projeto.

A busca por TAGS também mudou, e tornou-se bem mais simples:

Sistema de classificação de projetos por tags remodelado

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5 atitudes que o empreendedor não deve tomar na hora de delegar tarefas

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atitudes delegar tarefas

Para que o trabalho na empresa seja executado da melhor forma possível é preciso que ele seja bem dividido entre os membros do time. Cada colaborador fica com determinadas responsabilidades para que o projeto seja entregue, com qualidade, no menor tempo possível. É do líder da equipe a tarefa de distribuir as funções que cada um irá desempenhar – o que pode ser um verdadeiro desafio.

Se o líder não tem preparo para delegar as atividades, a equipe toda pode ser prejudicada. Para evitar que isso aconteça, é importante que o gestor não tome as cinco atitudes listadas abaixo. Confira quais são elas:

1. Dar muitas responsabilidades para um mesmo colaborador

Um dos maiores erros é sobrecarregar um dos membros da equipe. Para garantir que as atividades sejam bem distribuídas, é importante que o gestor tenha confiança no trabalho de todo o time e que conheça muito bem as principais habilidades de cada um.

Cada tarefa deve ficar com o membro que tiver mais conhecimento para desempenhá-la, mas se um dos colaboradores for muito bom em diferentes atividades isso não significa que ele deva receber mais trabalho. Sobrecarregar o profissional pode prejudicar a qualidade do trabalho, resultar em atrasos, causar atritos internos ou até gerar uma dependência no trabalho desenvolvido pelo colaborador.

2. Não oferecer suporte quando necessário

O gestor tem conhecimento para orientar o trabalho da equipe e deve estar preparado para ajudar sempre que necessário. Para isso, deve haver uma excelente comunicação interna. Também é importante agendar reuniões regulares para garantir que todos os membros da equipe estejam no caminho certo e que não existem dúvidas acerca das tarefas.

3. Não dar espaço para que os colaboradores exercitem a criatividade

O gestor deve garantir que todos os membros da equipe saibam que têm amparo quando necessário para desempenhar as suas atividades. Mas ele também deve dar espaço ao time. Muitas boas ideias podem surgir quando os colaboradores têm liberdade para usar a criatividade na busca de soluções.

4. Perder o controle sobre o status das tarefas

Depois de delegar as atividades o gestor deve estar atento aos prazos de entrega. Mas como fazer isso sem exagerar no controle da equipe? Usando um sistema de gestão de tarefas! Assim, cada colaborador registra o status das suas atividades e o líder pode acompanhar a situação do projeto. Ele só precisa interferir quando percebe que há algo errado. O time tem liberdade para realizar as tarefas e o gestor tem controle para evitar falhas no projeto.

5. Não organizar as tarefas em ordem de prioridade

Sempre existem tarefas essenciais e tarefas que podem ser adiadas ou até eliminadas do projeto. O gestor deve ter esta ordem de prioridades bem definida. Isso é importante na distribuição de tarefas porque, assim, o líder sabe quais delas devem ser designadas para os membros mais experientes, já que estes são os colaboradores com maior conhecimento sobre o trabalho desempenhado na empresa e, por isso, apresentam tendência a terminar as atividades mais rapidamente.

Você comete algum destes erros quando delega tarefas na sua equipe de trabalho? Conte um pouco sobre a sua experiência no assunto!

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Gestão de tarefas: Como lidar com os ‘gargalos’

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Gestão de tarefas

Podemos definir ‘gargalo’ como sendo qualquer obstáculo que impeça o correto andamento das atividades corporativas. Além de reduzirem o desempenho da equipe, os gargalos afetam diretamente o tempo de execução das tarefas e geram enormes prejuízos financeiros para a empresa. É por isso que os gestores estão sempre em busca de empecilhos que estejam ‘travando’ os processos e as atividades da sua organização.

Mas o grande desafio não é identificar os gargalos, e sim saber como lidar com eles e encontrar a melhor forma de eliminá-los. Se os responsáveis não conseguirem solucioná-los adequadamente, nem ‘cortarem os problemas pela raiz’, então eles continuarão gerando prejuízos para a organização. A seguir, separamos algumas dicas que irão ajudá-lo a lidar com os gargalos, solucioná-los e evitar que eles ocorram novamente. Confira:

Liste todos os gargalos existentes

Por mais que o gargalo precise ser solucionado rapidamente, tentar eliminá-lo logo que ele for encontrado não é a melhor solução. Isso porque, para eliminar o problema pela ‘raiz’, o gestor precisa primeiramente conhecer os fatores que o geraram. E estes fatores podem estar ligados a falhas em vários processos e departamentos da empresa. Por isso, é importante listar os gargalos encontrados, para que nenhum passe despercebido.

Os gargalos são mais fáceis de serem identificados e listados quando os responsáveis utilizam uma ferramenta de controle de tarefas com Kanban. Isso porque ela mostra claramente quais são as atividades que estão atrasadas e quais são os empecilhos que estão dificultando ou impedindo a sua conclusão. Muitas vezes, os gargalos são colaboradores, e a ferramenta de controle pode indicar exatamente quem são eles.

Encontre as causas dos problemas

Depois da identificação e da listagem dos empecilhos, chegou a hora de identificar as suas prováveis causas. Para isto, os responsáveis precisam contar com o apoio de todos os envolvidos nas atividades e processos. Com os apontamentos das falhas existentes, eles conseguirão mapear e avaliar os processos e encontrar um ou mais entraves que estão dificultando ou impedindo a execução das tarefas.

Elabore um plano de ação

Com todos os gargalos listados, e suas respectivas causas encontradas, agora chegou a hora de montar um plano de ação funcional para eles serem definitivamente eliminados. É importante ressaltarmos que, para cada gargalo, a empresa deve formular um plano. Também é crucial que os gestores avaliem os possíveis impactos que o plano de ação poderá causar nos outros processos e atividades da empresa.

Monitore os resultados constantemente

Depois das causas dos problemas serem eliminadas pela raiz, é importante que os gestores continuem monitorando os processos e atividades, para se certificarem de que os gargalos foram devidamente solucionados. Se os problemas não desapareceram, então isto significa que os planos de ação não foram adequados, ou que a raiz dos problemas não foi identificada. Neste caso, os responsáveis devem refazer todo o processo.

É importante lembrarmos que a identificação e a eliminação de gargalos não é um trabalho muito simples. Ele pode ser executado em questão de horas, dias ou semanas, dependendo da profundidade da raiz do problema, e consumir uma significativa quantia de tempo e recursos da empresa. Por esta razão, é importante eliminá-los de forma rápida e eficiente quando surgirem e, acima de tudo, evitar que eles apareçam.

E então, pronto para seguir as nossas dicas e eliminar os gargalos da sua empresa? Se tiver ficado com alguma dúvida, ou quiser nos contar suas experiências, aproveite o campo de comentários abaixo!

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5 vilões da produtividade que a gestão de tarefas eficiente é capaz de eliminar

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5 vilões da produtividade que a gestão de tarefas eficiente é capaz de eliminar

Grande parte das empresas enfrenta uma rotina frenética, com muitas atividades diferentes a serem realizadas em um único dia. E se essas tarefas não forem organizadas e gerenciadas adequadamente, os colaboradores acabam se perdendo em meio a tanto trabalho e aumentando o tempo em que elas levam para serem concluídas. E isto certamente atrasará os projetos e deixará os clientes da empresa insatisfeitos.

É por isso que, para fazer os trabalhos renderem nessa rotina agitada, os gestores precisam gerenciar todas as tarefas da empresa. Somente assim eles conseguirão eliminar os ‘vilões da produtividade’ e melhorar o desempenho da equipe ao longo do dia. No post de hoje, falaremos sobre os cinco principais ‘vilões da produtividade’ que a gestão adequada das atividades é capaz de eliminar. Confira quais são eles:

1. Metas má estabelecidas

Quando má estabelecidas, as metas contribuem para a redução da produtividade da equipe. Isso porque, sem elas, os colaboradores não ficam motivados a realizarem mais tarefas em menos tempo e conquistarem os objetivos da empresa. É por isso que o estabelecimento de metas realistas, juntamente com o controle das tarefas necessárias para elas serem alcançadas, são cruciais para o aumento da produtividade da equipe.

2. Programação inadequada dos trabalhos

Se as metas forem bem traçadas, mas os gestores não acompanharem a evolução das tarefas necessárias para atingi-las, então o prazo de entrega delas poderá ser atrasado. E isto impedirá o alcance dos objetivos. A gestão de tarefas elimina esse problema, já que ela possibilita o estabelecimento e o acompanhamento da programação de cada trabalho. Assim, a realização das atividades e o atingimento das metas são assegurados.

3. Ambiente de trabalho desorganizado

Lembretes, checklists e papeladas espalhadas por todo o escritório geram uma polução visual, que afeta o cérebro dos colaboradores e os impede de realizar as tarefas de forma mais rápida. A gestão de tarefas, quando realizada através de um sistema online, também elimina esse problema. Isso porque ele permite que a equipe acompanhe a evolução dos trabalhos pela internet, sem precisar utilizar papeis, e mantenha o ambiente organizado.

4. Não priorização das tarefas

Alguns colaboradores decidem realizar tarefas com base no seu nível de dificuldade, sem avaliar o seu grau de importância. E isto acaba atrasando as tarefas mais importantes. A gestão de tarefas permite que os responsáveis priorizem as atividades urgentes e relevantes e deixem as outras menos importantes para outro momento, sem que os colaboradores tomem essa decisão.

5. Adiamento das atividades

Toda empresa precisa lidar com tarefas burocráticas, que causam certo desânimo na equipe e as levam a adiar a sua realização. A melhor maneira de evitar essa procrastinação é subdividindo cada tarefa, para que a equipe possa trabalhar nela um pouco a cada dia. A gestão de tarefas pode ajudar o gestor nessa divisão, permitindo que ele acompanhe a sua evolução diária e previna possíveis atrasos nas entregas.

Como você pôde ver, a gestão adequada das atividades é fundamental para sua equipe não se perder em meio a tantos trabalhos, atrasar os projetos e deixar os clientes insatisfeitos. Essa gestão se torna mais eficaz com o uso de um sistema de gerenciamento de projetos, como o Sabesim, que auxilia na atribuição e no acompanhamento das tarefas e mantém a equipe informada acerca das orientações e prazos a serem seguidos.

E então, pronto para driblar esses vilões da produtividade através da gestão de tarefas? Aproveite para conhecer o sistema da Sabesim para controle de tarefas online ou escrever as suas dúvidas sobre esse assunto nos comentários!

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Desempenho Profissional: como melhorar o trabalho?

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Desempenho Profissional: como melhorar o trabalho

Todo gestor deve ter como prioridade buscar ações que contribuam para o aumento do desempenho da equipe de trabalho. Afinal, quanto mais o time produz, melhores são os resultados não apenas para o setor, mas para toda a empresa.

Mas como incluir este desafio na já atarefada rotina de quem lidera uma equipe? Contamos alguns segredos simples e eficientes para isso neste artigo, confira:

Como melhorar o desempenho da equipe

Para melhorar o desempenho da equipe, é preciso apostar em ações e soluções que contribuam para o aumento da sinergia dos membros do time. Para isso, melhorias na comunicação são essenciais. Afinal, se os colaboradores não têm um bom diálogo, há muito mais probabilidade de erros e de perda de tempo em atividades que não são prioridade.

Melhorar a comunicação, é portanto, um dos segredos para que a equipe trabalhe em alta performance. Também é fundamental que haja um bom gerenciamento de tarefas e que as horas de trabalho sejam bem aproveitadas.

Gestão de projetos

Quando a equipe inicia um projeto, é preciso garantir que cada colaborador tenha ciência do papel que desempenha e que as metas e objetivos estejam claros para todos. Também é essencial que o gestor consiga manter todas as tarefas necessárias para atingir estes objetivos sob controle.

Quanto mais organizado é o trabalho do time, melhor é o seu desempenho. Conheça quatro elementos fundamentais para facilitar a organização das atividades e a gestão dos colaboradores envolvidos no projeto:

Controle de atividades

É muito importante que o gestor tenha pleno conhecimento do status de cada atividade desempenhada pelos membros da sua equipe. Só assim, ele pode replanejar tarefas, quando necessário, e fazer os ajustes necessários para evitar atrasos e erros no processo.

Um bom sistema de gestão facilita este controle, porque permite que o líder acompanhe prazos e compartilhe compromissos com a equipe com precisão e agilidade.

Gestão do tempo

Existe um recurso precioso, que deve ser bem gerenciado para que a equipe trabalhe com rendimento máximo: o tempo. Certifique-se de que as horas do seu time sejam bem aproveitadas, evite que os seus colaboradores percam muito tempo com atividades que têm pouca relevância para a conclusão do projeto.

Para isso, é preciso manter um controle das horas gastas com cada atividade e fazer constantes alterações no cronograma da equipe, com base neste controle e na análise de prioridades.

Comunicação interna

Um dos maiores perigos da falta de comunicação é o retrabalho – e é justamente o retrabalho um dos maiores responsáveis por atrasos no cronograma e pela falta de produtividade na equipe. Investir em ações e soluções que ajudem a melhorar o diálogo entre os colaboradores é essencial para evitar que isso aconteça no seu time.

Reuniões semanais com intuito de deixar toda a equipe a par do andamento do projeto, processos mais transparentes através da implantação do kanban são alguns exemplos de soluções que contribuem para uma melhor comunicação entre a equipe.

Mensagens organizadas

Um sistema de comunicação interno, que permita a rápida troca de mensagens entre o time, é um exemplo de ferramenta que pode contribuir de tal maneira para a melhora do desempenho da equipe que merece um tópico especial no nosso artigo. Quanto mais simples for o compartilhamento de informações entre a equipe, melhor para o andamento do projeto.

Também é essencial que haja uma boa organização das mensagens trocadas para evitar que o time perca tempo tentando se encontrar em mensagens mais antigas ou procurando por informações essenciais para dar continuidade às tarefas.

Uma equipe que apresenta bom desempenho agrega valor à empresa, porque garante projetos de qualidade, produzidos em menos tempo.

A sua equipe já trabalha em alta performance? Que tal investir em soluções para melhorar a comunicação, a gestão do tempo e o controle de tarefas? Conheça a solução Sabe Sim!

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Equipes de alto desempenho com ações simples

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Intranet e rede social corporativa

Você já considerou que não é preciso modificar radicalmente os processos da empresa para conquistar melhores resultados no trabalho desenvolvido pelos seus funcionários? Algumas ações simples podem trazer grandes efeitos, especialmente quando elas envolvem melhorias na comunicação e automatização de processos.

Descubra, neste artigo, quais são as vantagens de investir para aumentar o desempenho dos colaboradores e conheça alguns exemplos de ferramentas essenciais para alcançar esta melhoria na produtividade interna!

Como o alto desempenho pode beneficiar a empresa e os funcionários?

Investir para aumentar a performance do trabalho desempenhado pelos seus colaboradores é uma ação que traz vantagens para a empresa e para os funcionários. Veja quais são elas:

Benefícios para a empresa

Equipes que trabalham em alta performance contribuem para que a empresa tenha clientes mais satisfeitos e maiores ganhos financeiros. A lógica é simples: o trabalho desenvolvido pelos colaboradores da organização reflete diretamente não só na qualidade dos produtos e serviços entregues, mas também no cumprimento dos prazos prometidos, o que leva ao aumento da satisfação.

Clientes felizes são a melhor propaganda para atrair novos consumidores e, consequentemente, garantir uma maior lucratividade para a empresa.

Benefícios para os funcionários

Quando o time é produtivo, todos os membros são beneficiados. Não há necessidade frequente de retrabalho e as atividades fluem melhor. Isso contribui para que os colaboradores façam melhor proveito das suas horas na empresa e para que percebam melhores resultados tanto na performance individual, quanto no desenvolvimento do trabalho da equipe. Todos estes são fatores que ajudam a aumentar a motivação dos funcionários.

Ferramentas que contribuem para o alto desempenho

O sistema Sabesim! é um excelente exemplo de ferramenta que contribui para aumentar o desempenho das suas equipes de trabalho. Com design intuitivo e recursos diversificados, esta é uma solução que permite, com ações simples, acelerar processos internos e melhorar o gerenciamento de tarefas. Saiba mais sobre dois benefícios proporcionados por este sistema:

Gestão de projetos e controle de atividades

Os projetos desenvolvidos na empresa ganham qualidade e agilidade quando têm uma boa gestão. O kanban online, por exemplo, permite que o líder da equipe monitore como está o status das atividades em desenvolvimento. Os demais membros da equipe também podem usar este recurso para verificar como está o cronograma do projeto e para acompanhar as tarefas que estão sob responsabilidade dos demais membros do time.

Outro exemplo de recurso que potencializa os projetos da empresa é o sistema de calendário – ferramenta que pode ser utilizada para garantir que nenhuma reunião importante ou prazo sejam perdidos ou esquecidos pelos colaboradores.

Comunicação interna eficiente

Se existe um ponto em comum entre todas as equipes que atuam em alta performance é o fato de que todas elas possuem uma excelente comunicação interna. Os setores da empresa são interligados: o financeiro, por exemplo, precisa ter acesso a informações do setor de marketing para executar determinadas tarefas.

Se existem falhas neste diálogo, as atividades de um setor podem ser prejudicadas e isso resulta em baixa produtividade para toda a empresa. A solução Sabesim inclui recursos, como intranet corporativa e sistema de troca de mensagens, que contribuem para a melhora do diálogo interno e, consequentemente, para o aumento do desempenho da empresa.

Acesse o nosso site e conheça mais sobre a solução Sabesim!, sistema que disponibiliza as ferramentas ideais para que os seus colaboradores trabalhem em alta performance.  

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Como funciona um sistema Just in Time Kanban

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Gestão do tempo

Todo gestor busca uma estratégia que visa melhorar os processos de produção e reduzir desperdícios. Há várias metodologias já assentadas nas empresas e uma delas é a Just In Time (JIT). Basicamente ele é um conceito que se refere à obtenção de materiais e insumos que são introduzidos e controlados durante a produção. Este sistema foi criado no Japão, pela fábrica Toyota e vem ganhando cada vez mais espaço.

O Just In Time tem como propósito evitar situações em que o inventário exceda a demanda e com isso, liquidar os encargos que a empresa tem ao lidar com inventário extra. Quem utiliza esse modelo de produção usa a quantidade de materiais que atendam a demanda do distribuidor ou revendedor, sem produzir excessos. O estoque mantido serve apenas para atender o cliente imediato, pois excessos aumentam o custo de armazenamento e gerenciamento.

Quais as principais vantagens do Just In Time?

Quando o JIT é usado, a empresa se torna mais acessível aos clientes, evitando o esforço em forçar um determinado produto, só porque você tem um armazém cheio de itens parados. Também evita qualquer tentativa de persuadir os clientes a levarem modelos obsoletos apenas por que há a necessidade de dar vazão ao estoque. Podemos também elencar os seguintes benefícios:

  • Estoques baixos;
  • Pouco desperdício;
  • Produção de alta qualidade;
  • Capacidade alta de resposta ao cliente.

Qual o papel do Kanban no Just In Time?

O Kanban é um sistema usado para sinalizar necessidades de ação. Isto pode ser feito por meio de um mural com cartões (post its, entre outros) e também por meio de Kanbans virtuais. A importância deste recurso no modelo proposto é que ele é a maneira de se alcançar o Just In Time.

A taxa de produção é controlada pelo Kanban, o qual contempla a demanda por matérias-primas através de um sistema de processos de clientes e fornecedores. Isso garante que os materiais serão recebidos apenas quando necessário. Com Kanban, é possível identificar apenas os produtos que são necessários para que o processo do momento seja completo.

Cada processo subsequente continua usando apenas produtos que são necessários para o próximo passo, e assim por diante. Dessa maneira, a produção é equalizada em todos os processos e a produção é estabilizada de acordo com a demanda.

Kanban Online, muito mais recursos que o tradicional

Como dito anteriormente, muitas empresas optam por Kanbans Online, não apenas pela facilidade e acessibilidade, como também por possuírem mais recursos. O sistema de Kanban da Sabesim, por exemplo, permite que seja controlado o tempo de execução de cada tarefa, e possui uma interface intuitiva de cores, ajudando a identificar mais rapidamente os responsáveis pela execução de cada tarefa. Com isso, é possível obter feedbacks instantâneos da equipe.

O Just In Time é uma forma de gerir as operações para que sejam executados de maneira rápida e eficiente. E isso requer desistir de sua rede de segurança e controle de suprimentos, reduzindo os estoques para níveis de produção. A principal ênfase do JIT é na redução de custos e desperdício mínimo.

O processo de implementação deste modelo requer que você dê uma olhada bem próxima a todas as etapas de seus pontos de produção e manutenção de estoques. Isso por si só é um exercício útil, que também trará um bom diagnóstico da empresa e ainda dará boas ideias de melhorias. Resumidamente, o Just In Time é um modelo minimalista que preza agilidade, eficiência e controle de toda a cadeia produtiva.

Você já conhecia o Just in Time? Conte para gente o que achou através dos comentários!

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