Hoje em dia, muitos gestores de equipes buscam uma solução mais eficiente para dominar o controle de tarefas de seus colaboradores. O mais comum é usar planilhas do Excel para realizar o acompanhamento do trabalho, porém, através do uso da tecnologia é possível tornar o processo de controle de tarefas mais fácil e eficiente.
Uma das ferramentas disponíveis para atender essa demanda são softwares que permitem gerenciar a equipe de forma inovadora, comunicando-se com os funcionários para definir regras, delegar tarefas e acompanhar os resultados.
Para atingir esse objetivo de forma organizada e eficaz, confira os 6 passos para controlar e dominar as tarefas desempenhadas pela equipe em uma organização:
Um projeto é uma solução macro a ser atendida como a abertura de uma loja, o desenvolvimento de um sistema, a criação de um plano de Marketing, por exemplo.
Tal solução macro é dividida em várias pequenas partes (cada qual denominada “tarefa”) distribuídas em diferentes momentos do projeto. Estas tarefas perpassam fases como a de desenvolvimento, acabamento, aprovação e validação, entre outras. Elas são atribuídas a responsáveis que deverão executá-las e, durante esse processo, são assinaladas com prioridades, prazos, dados e discussões diversas.
A comunicação é uma ferramenta natural do ser humano: seja ela escrita, verbal ou até mesmo feita por meio de gestos. Todos estes formatos estão presentes no dia a dia de uma empresa e cada um deles têm um efeito diferente na produtividade do colaborador.
Por isso, para garantir o máximo de rendimento em uma organização, é essencial ter atenção com a comunicação interna. Como os seus colaboradores se conversam entre si? Como é o diálogo entre os líderes e seus times de trabalho? Estas são respostas que influenciam no comprometimento dos seus funcionários, no cumprimento de metas, no retrabalho, na motivação interna e na qualidade do trabalho desenvolvido.
A comunicação interna tem impacto na produtividade da sua empresa! Saiba mais:
Os efeitos de uma boa comunicação no rendimento dos seus colaboradores
Analisar e planejar melhorias na maneira como os seus colaboradores se comunicam é algo essencial para garantir a produtividade da organização. Uma comunicação clara faz com que todos entendam o seu papel dentro da empresa – e este conhecimento reflete diretamente no desempenho dos seus colaboradores.
Colaboradores bem informados, que sabem o que acontece no local em que trabalham, desenvolvem as suas atividades com mais qualidade, agilidade e comprometimento. Já funcionários que não sabem qual é o seu papel na organização ou como estão as metas da empresa, apresentam menos tendência a buscar o melhor desempenho, não se sentem tão engajados à marca ou motivados com o trabalho que desenvolvem – e todos estes são elementos que surtem efeitos negativos na produtividade.
A melhoria da comunicação interna deve ser constante: forneça informações claras e precisas acerca de metas, divida conquistas e desafios com os seus colaboradores.
Como a tecnologia pode trazer mais eficiência para a empresa?
Uma estratégia eficiente para melhorar a comunicação interna é agregar ferramentas que facilitem o dia a dia dos seus colaboradores. A tecnologia é uma aliada que contribui para melhora do diálogo interno. Ela permite que as diversas tarefas que fazem parte da rotina da empresa sejam integradas em um só local de controle – algo que facilita o gerenciamento de tudo o que acontece na organização e, consequentemente, o diálogo entre as equipes.
Um estudo, do Órgão de Estatísticas Nacionais do Reino Unido, revelou que investimentos em telecomunicações têm um efeito positivo na rotina de trabalho: empresas que contam com estas tecnologias são até 7,5% mais produtivas do que empresas que não fazem estes investimentos. O uso de computadores aumentou o rendimento em 2,1% para cada 10% de empregados, enquanto o uso da internet aumentou a produtividade em 2,9% para cada 10%.
Por que é importante unificar a comunicação interna?
Embora as ferramentas individuais, como o e-mail, telefones, correio de voz, mensagens instantâneas e conferências ofereçam benefícios específicos de produtividade, muitas empresas reconhecem os ganhos adicionais com a integração em uma solução de comunicação unificada.
Em uma pesquisa com empresas sem um sistema de comunicação unificada, 56% dos entrevistados relataram que tentaram se comunicar com os colegas de trabalho usando uma das ferramentas individuais e não tiveram sucesso na primeira tentativa. Quase metade dos entrevistados perdeu o prazo ou atrasou um projeto por causa de falhas na comunicação.
Com um sistema claro, unificado e eficaz, o empresário tem mais tempo para se dedicar às decisões de negócio, enquanto o software cuida do resto. Aplicativos que contribuem para melhora da comunicação trazem produtividade para empresa porque facilitam o gerenciamento de tarefas, permitem que os líderes tenham uma visão geral de tudo o que está acontecendo nas equipes e agilizam o processo de troca de informações.
Tudo isso é essencial para evitar falhas na comunicação interna e um diálogo mais claro resulta:
Na diminuição do retrabalho;
No cumprimento de prazos;
Em equipes que trabalham em sinergia em prol de um mesmo objetivo;
Em produtos de mais qualidade;
Em clientes mais satisfeitos.
A boa comunicação é, portanto, um elemento essencial para que os seus colaboradores apresentem o melhor desempenho possível e para a produtividade da empresa funcione com o máximo de rendimento. Você já investe para garantir isso?
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Talvez sua empresa já tenha investido muito tempo e recursos financeiros na implantação de projetos que não saem do papel. Este tipo de problema causa muita frustração para os colaboradores envolvidos, principalmente para os gestores que se sentem incapazes de delegar e controlar a execução das tarefas dos seus subordinados.
É muito provável que você nunca tenha parado para pensar sobre os prejuízos reais associados a falhas no controle de tarefas, ou seja, erros de escolha e de engajamento dos talentos para os desafios empresariais.
Neste artigo vamos explicar como um gerenciador de tarefas pode contribuir com o desempenho dos projetos da sua empresa e como compartilhar estas tarefas com sua equipe gerando mais engajamento e eficiência nas atividades, confira!
Os benefícios de um gerenciador de tarefas
O controle de tarefas é um processo que assegura que tarefas específicas sejam realizadas de forma eficaz e eficiente. Controlar é acompanhar o desenvolvimento de uma tarefa a caminho de um objetivo estabelecido complementando o planejamento. Sem ela o gestor não saberia onde estão e quais correções precisam ser realizadas para atingir os objetivos.
Com um gerenciador de tarefas todos poderão acompanhar os projetos da organização com mais facilidade e praticidade, uma vez que poderão visualizar o status de cada tarefa, os responsáveis por cada tarefa, o tempo que foi investido em cada atividade, os prazos estabelecidos, entre outros recursos em tempo real (quando utilizado em um sistema via internet, como nosso Software SabeSim).
Engajando sua Equipe no Projeto
Para que toda equipe esteja engajada no projeto é importante que o gerenciador de tarefas compartilhe todas as tarefas do projeto, e seus respectivos responsáveis, de forma visual e intuitiva para todos os colaboradores envolvidos.
Isso demonstra transparência e tende a gerar mais comprometimento de cada membro da equipe uma vez que todos sabem qual sua responsabilidade e o prazo a ser cumprido. Os sistemas via internet possibilitam este engajamento atraindo o foco dos envolvidos e oferecerem total controle de sua equipe de trabalho, possibilitando um feedback instantâneo de todos os seus colaboradores.
Cada vez mais a tecnologia tem contribuído para a automatização e crescimento das organizações. Investimentos em sistemas que facilitam os processos e controles das atividades humanas vêm se destacando, se tornando essenciais e indispensáveis para o crescimento organizacional e praticidade nas atividades do dia a dia dos gestores e empreendedores.
O Sabesim acaba de receber mais uma importante atualização no sistema de agenda de compromissos. Agora você poderá criar e compartilhar múltiplas agendas. Imagine que você tenha um vendedor externo chamado “Leandro”, e uma auxiliar deste funcionário chamada “Flávia” que é responsável por marcar e agendar as visitas para “Leandro” e também para um outro vendedor chamado “João”. Com o Novo recurso Flávia vai poder tanto consultar a agenda de ambos, quanto adicionar compromissos em cada uma delas. Aproveite e explore a novidade!
O Sabesim possui diversas ferramentas para controle de tarefas e compromissos que não podem ser esquecidos. No entanto percebemos que mesmo assim muitas coisas deixam de ser feitas por falta de um lembrete consistente.
Acabamos de atualizar o sistema “Me lembre” com a possibilidade de que determinados lembretes sejam programados para serem enviados de forma cíclica (Diário, semanal, mensal ou anual). Para acessar este sistema, faça o seguinte:
– Abra o perfil de algum colaborador – Clique no menu à esquerda em “Me Lembre” – Adicione um lembrete – Observe o recurso de repetição / reagendamento..
A partir de agora as tarefas do Kanban poderão ter prazo de conclusão. Para definir o prazo de uma tarefa é extremamente simples. – Procure a tarefa desejada; – Mouse sobre opções; – Prazo; – Defina data e hora desejadas;
O que acontece quando o prazo expira?
Neste item, o Sabesim fará o papel de “chato” da história. Poucos minutos após o prazo acabar o Sabesim notificará a todos os envolvidos nesta tarefa de que o prazo não foi cumprido através das notificações no topo direito do sistema.
