Devido à eficiência que o Kanban eletrônico agrega aos processos operacionais e gerenciais das empresas, muitos gestores estão aderindo ao sistema para melhorar a produção e gerar resultados mais elevados. O problema é que, até mesmo contando com um sistema tão eficiente, esses resultados podem ser comprometidos pela falta de conhecimentos e habilidades em utilizar os recursos e ferramentas de maneira adequada. Para resolver isso, desenvolvemos esse post para explicar de forma detalhada como você pode utilizar as colunas de status e os quadros de tarefas (sticks) a seu favor. Acompanhe!

1. Iniciando um Kanban Eletrônico

Logo na página inicial do Kanban eletrônico aparecerá uma coluna do lado esquerdo da página. Clique em “Kanban” para visualizar de forma bem resumida todos os projetos que estão em andamento e a data em que foram realizadas as últimas tarefas em cada um deles.

Nessa mesma página, você pode dar início a um novo projeto clicando em “Novo” e digitando o nome do seu projeto na janela “Novo Kanban” que irá abrir na sequência. Agora você tem acesso a um novo quadro Kanban para personalizar e gerenciar as tarefas do seu projeto.

2. Adicionando tarefas (sticks) nas colunas de status

As colunas do Kanban eletrônico são definidas com os status padrões “Em espera”, “Pra fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. No entanto, nada impede que você mude essa configuração e altere os nomes das colunas da forma como desejar. Você ainda pode excluir colunas ou adicionar mais algumas caso seja necessário. Basta clicar em “Opções” e personalizar o e-Kanban para atender as necessidades do seu projeto de maneira mais precisa.

Para adicionar tarefas clique em “Nova Tarefa” e uma janela irá se abrir te dando a opção de nomeá-las. Clique no ponto de interrogação “?” e digite o nome do profissional que ficará responsável por sua execução. Se o profissional tiver uma foto no perfil cadastrado, ela aparecerá no stick facilitando a identificação visual do responsável.

3. Movendo as tarefas (sticks) para mudar o status

Toda vez que uma tarefa for criada ela aparecerá automaticamente na primeira coluna “Em espera”, mas na medida em que ela for evoluindo você pode movê-la entre as colunas para indicar o seu status atual. Basta clicar no stick (tarefa) com o botão esquerdo do mouse e arrastá-la para a coluna de status correspondente. Você ainda pode definir a tarefa como urgente clicando em “Opções” e em “Prioridade”.

Para facilitar ainda mais, você pode monitorar o andamento das tarefas e se comunicar com o responsável por elas clicando em “Opções”, no stick, e em seguida, clicando em “Detalhes”. Uma janela chamada “Fazer upgrade da rede” irá se abrir e será possível visualizar o tempo que cada tarefa permaneceu em todos os status, representada de forma gráfica. Para manter um diálogo com o profissional responsável é só clicar em “Comentar”, digitar a mensagem e clicar em “Enviar”.

4. Excluindo tarefas (sticks) das colunas de status

Ao final, as tarefas podem ser removidas para a coluna de status “Concluído”, mas também podem ser excluídas se assim desejar. O mesmo pode ser feito quando uma tarefa se tornar irrelevante e precisar ser extinta. Para excluir as tarefas basta clicar em “Opções”, no stick, e em “Excluir”.

Como pode ver, é muito fácil usar o Kanban eletrônico. Aproveite essas dicas para tornar o seu gerenciamento de tarefas ainda mais eficiente e agregar melhores resultados aos seus projetos.

Ainda tem dúvidas? Entre em contato e aprenda a usar o Kanban eletrônico para melhorar os resultados do seu negócio!

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O controle de tarefas dentro de uma empresa pode parecer simples, mas não é. A tarefa ganha complexidade quando estamos falando de muita gente e quando não há um sistema eficaz para gerenciar essa atividade de forma online e com facilidade, praticidade e segurança. O controle de tarefas vai além de uma simples agenda. Quando sistematizado, garante que cada funcionário saiba o que tem que fazer e em que prazo. E ainda receba notificações quando este prazo está terminando.

Aos gestores, cabe uma visão mais ampla de quem é o responsável por cada tarefa e eles até conseguem ver a fotinho desses funcionários, enquanto gráficos sinalizam como anda a produtividade de todos. O que não pode acontecer é que essa organização e controle de tarefas acabem tomando mais tempo que os projetos em si. O uso de sistemas inteligentes evita que isso ocorra.

Veja a seguir os 5 passos que devem ser dados para um melhor controle de tarefas:

1 – Aprenda como usar o sistema. A dinâmica é intuitiva e fácil de aprender;

2 – Crie as tarefas com suas devidas repetições a cada período, podendo ser semana, mensal ou trimestralmente. Assim você não terá que incluir novamente a mesma tarefa em outra data;

3 – Monitore e controle por meio de porcentagens o que já foi desenvolvido até a data atual, de forma que você fique ciente se tudo está caminhando dentro do planejado ou se será preciso fazer ajustes e sugerir novas soluções;

4 – Identifique e designe quem pode e quem não pode ter uma visão total ou parcial do sistema;

5 – Facilite a comunicação entre chefias e departamentos, permitindo que os interessados consigam visualizar o sistema. Assim, a comunicação flui melhor porque quem precisa saber do andamento das tarefas consegue se informar de forma fácil.

Sistema Kanban facilita o gerenciamento de tarefas e responsabilidades

A Sabesim oferece um sistema de controle de terefas bastante eficiente. Ela se inspirou no sistema criado pelos japoneses, chamado Kanban. A palavra, na língua japonesa, significa, em sua forma literal, registro. O sistema Kanban é hoje muito utilizado nas áreas de manufatura e logística, principalmente nas etapas de triagem e expedição.

O sistema Kanban foi inicialmente criado pelos japoneses para facilitar a entrega e movimentação de peças e componentes, com redução de perdas e extravios, evitando o desperdício e gerando economia. Mais tarde, o sistema foi aperfeiçoado e se tornou fundamental para garantir entregas e transportes “just in time”, sendo atualmente amplamente utilizado em praticamente todos os segmentos da indústria.

Com o sistema da Sabesim, você terá uma versão simples e eficiente para monitorar as suas tarefas e de sua equipe. Cada atividade será visualizada em sequência, com registros sobre as datas de entrega e quadros de evolução que possibilitam o acompanhamento e a evolução a qualquer momento, de forma clara, rápida e segura. Veja como vai aparecer o status de cada tarefa. São quatro colunas:

● Em espera – são tarefas que dependem da conclusão de outros procedimentos e que, por isso, estão aguardando para serem iniciadas;

● Para fazer – são tarefas que ainda serão iniciadas;

● Em andamento – são as tarefas que já estão sendo desenvolvidas. É aqui que você consegue ver a evolução atual de cada uma;

● Concluídas – são todas as tarefas já finalizadas, de forma que não haja retrabalho.

Cabe a você atribuir cada uma ou grupo de tarefas a um dos funcionários e toda a equipe pode e deve ficar informada sobre as etapas do projeto. Outra ferramenta interessante é a possibilidade de incluir comentários nos detalhes de cada uma das tarefas. Isso facilita a comunicação e evita atrasos das etapas do trabalho.

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O Sistema Kanban tornou-se uma das inovações mais importantes no ambiente corporativo ao introduzir uma metodologia que possibilita melhorar o controle de tarefas em vários departamentos, otimizando processos, melhorando a comunicação entre os colaboradores e gerando um aumento significativo na produção. Com o avanço da internet, hoje podemos aproveitar esses benefícios de forma digital e online. Veja como isso pode ajudar a melhorar os processos operacionais e gerenciais da sua empresa. Confira!

Maior eficiência das tarefas da empresa

O Kanban online pode ser aplicado com muita eficiência em todos os processos da empresa. Para isso, vai depender de uma simples adequação que deve contar com a criação de cartões personalizados para melhor descrever as tarefas com as definições de prazos, profissionais envolvidos e recursos disponíveis.

Apoio na contratação de funcionários

O setor de RH da empresa pode se beneficiar do apoio do Sistema Kanban online ao abrir um processo de contratação de funcionários, por exemplo. O processo de contratação terá início, meio e conclusão das etapas e, a utilização desta ferramente irá auxiliar no controle. Considere um processo seletivo com 40 candidatos disputando 1 vaga sendo cada candidato uma tarefa.

Visualize o exemplo: o Kanban dividirá em colunas com o nome de cada atividade a ser realizada para a contratação de cada candidato. Assim, teríamos as colunas nomeadas da seguinte forma: “Avaliar”, “Pré-entrevista”, “Entrevista presencial”, “Sem interesse”, “Contratar” e “Dispensar”. Então, toda vez que uma tarefa for concluída com um determinado candidato, o cartão deverá ser removido para a coluna que corresponda à próxima tarefa a ser realizada no processo da contratação dele.

Fazendo a gestão financeira da empresa

O Sistema Kanban pode ser uma ferramenta de grande importância para melhorar a gestão financeira da empresa e gerar um aumento de receitas. Imagine uma campanha de redução da inadimplência dos clientes para aumentar as receitas com recebimentos no prazo. O Kanban online pode ser utilizado para agregar eficiência ao projeto.

Cada cliente seria representado como um projeto e cada tarefa pode ser descrita nas colunas como “Contato”, “Proposta recusada”, “Nova Proposta”, “Proposta aceita” e “Confirmação de pagamento”. Assim, ao se confirmar o contato o cartão correspondente ao cliente contatado deverá ser removido para “Proposta aceita” ou “Proposta recusada” gerando um novo ciclo de contato com uma nova proposta antes de ser removido para “Proposta aceita”.

Potencializando a estratégia de marketing

O Sistema Kanban pode ser utilizado como uma ferramenta potencializadora de resultados em uma campanha de marketing da empresa. Como exemplo, imagine a organização das tarefas em colunas nomeadas como “Pesquisa”, “Produção da campanha”, “Implantação” e “Análise de impacto”. Assim o gestor poderá configurar um planejamento bem organizado e mais fácil de controlar.

Otimizando os processos de TI

Muitas empresas encaram uma jornada difícil na hora de migrar o sistema para um novo Data Center, local ou na nuvem, ou para um novo software. No entanto, esse processo não precisa ser doloroso. Com a ferramenta a migração de sistemas pode ser realizada de forma mais simplificada e rápida reduzindo os riscos envolvidos na perda de dados originada pela falta de um controle mais aprimorado.

Um quadro Kanban Online pode ser criado com as seguintes tarefas: “Treinamento de equipe”, “Instalação de servidor” e “Up grade da rede”, por exemplo. Essa será uma forma bastante eficiente de gerenciar os processos de transição.

Aumentando a produção

O Sistema Kanban se encaixa perfeitamente no processo produtivo e vendas da empresa. Dessa forma, poderá contribuir para o aumento da produção, reduzindo desperdícios de tempo e recursos, e proporcionar uma entrega mais rápida de um produto ou serviço com qualidade superior.

Para especificar, imagine o processo produtivo de uma gráfica. As colunas de tarefas ficariam assim: “Pedido de cliente”, “Produção de arte”, “Aprovação do cliente”, “Produção”, “Estoque” e “Entrega ao cliente”. Cada tarefa concluída implicaria na remoção do cartão do cliente para a tarefa seguinte.

E você, ainda tem dúvida de como utilizar o Sistema Kanban na organização de tarefas? Deixe um comentário e compartilhe a sua experiência com a gente!

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Existem inúmeras práticas e ferramentas de gestão, todas elas buscando uma melhor performance aliada à garantia da qualidade nos processos e produtos entregues pela organização. No entanto, as próprias ferramentas que vieram para facilitar acabam se tornando demasiadamente rebuscadas, muitas vezes exigindo adaptações na operação. Tais situações acarretam em maior complexidade nos processos, prejudicando a organização como um todo.

Por isso o Kanban acaba sendo a metodologia preferida de muitas empresas. Principalmente para aquelas que tentaram diversas maneiras de gerir seus processos. O Kanban encanta pela simplicidade de uso e pelos resultados que apresenta. Mas você sabe o que é o Quadro Kanban?

Afinal, o que é Kanban?

Kanban é uma prática de gestão oriunda do Japão, que propicia o controle de atividades e processos por meio de cartões de sinalização. Estes cartões – geralmente coloridos, para facilitar a visualização e compreensão – são usados para indicar a situação da atividade, deixando seu status visível aos atores do processo e agilizando sua administração.

Normalmente, estes quadros costumam possuir 3 colunas:

• Fazer (do), onde são colocadas as tarefas pendentes;
• Sendo feito (doing), onde são postas as atividades que estão em produção;
• Feito (done), em que são colocadas as tarefas concluídas.

O quadro Kanban é considerado uma metodologia ágil e muitas empresas obtiveram um enorme salto em produtividade com ele. Existem dois tipos principais de quadros Kanbans: os físicos e os eletrônicos.

Os Kanbans físicos normalmente são murais em que as tarefas são divididas por “post it” de diversas cores. Todo o controle de tarefas é feito manualmente, e é comum que a equipe se reúna, pelo menos 1 vez por semana, para a divisão de tarefas e para apresentação de resultados. Essa reunião é muito positiva, pois estimula a equipe a se integrar e a ter maior consciência do projeto. Aliás, o Kanban físico muitas vezes é o primeiro contato das empresas com esta metodologia. E é comum que ela naturalmente evolua para os Kanbans eletrônicos.

Os quadros Kanbans eletrônicos funcionam de maneira muito semelhante aos físicos, mas trazem muitas funcionalidades a mais. Eles possibilitam acesso a todos os dispositivos. Também garantem maior segurança e controle das tarefas, além de eliminar custos, como a compra de post its. Outra característica importante da versão eletrônica é que ela possibilita controlar o tempo gasto em cada tarefa, além de fornecer feedback em tempo real de cada membro da equipe.

Por quê utilizar o Kanban?

O Kanban, em função da simplicidade e agilidade de sua metodologia, é ideal para ajustar os processos que encontram-se fora das métricas e do seu desempenho desejado. Além disso, o quadro Kanban deixa claro os papéis e status de desempenho dos processos. Com isso, fica muito mais fácil concentrar a energia nos processos de valor da organização.

Um ponto muito interessante, que é impulsionado pela utilização de um quadro Kanban, é o empoderamento dos atores do processo. Isso acontece por que eles, ao terem suas metas e métricas detalhadas no quadro Kanban, tornam-se mais conscientes de suas atividades e desenvolvem um maior engajamento com seus processos específicos e com os demais processos da organização. Isso fomenta, de uma maneira natural e construtiva, a cultura de monitoramento de processos ponta-a-ponta.

E como eu posso começar a utilizar o quadro Kanban?

Agora que você já tem bons motivos para utilizar o quadro Kanban na gestão de seus processos, vamos apresentar 9 passos para a compreensão da cultura e operação da metodologia. Seguindo os passos que serão recomendados, você estará instrumentalizado não apenas para adotar está prática, como também para garantir ganhos de desempenho e qualidade aos seus processos. Os 4 primeiros pontos dizem respeito aos princípios básicos da metodologia Kanban:

• Passo1: Comece com aquilo que você faz agora.
• Passo 2: Baseie-se em ganhos incrementais, pontuais.
• Passo 3: Respeite o processo tal como ele é, ganhando a confiança dos envolvidos.
• Passo 4: Encoraje a liderança em todos os níveis.

Garantido a compreensão destes 4 pontos básicos, resta partir para a implementação da prática. Para isso, são 5 os passos que devem ser considerados para o sucesso da empreitada:

• Passo 5: Visualize e defina de forma clara o workflow do processo.
• Passo 6: Analise, enfatize e limite as atividades que encontram-se em progresso (work-in-progress) do primeiro item.
• Passo 7: Administre o workflow, implantando as alterações e melhorias.
• Passo 8: Deixe o processo e suas diretrizes claras para todos os envolvidos.
• Passo 9: Aumente sempre o processo colaborativo na análise dos workflows.

Seguindo esse roteiro de 9 passos, você terá sólidas bases para incrementar de forma substancial a gestão de seus processos. Coloque-os em ação e nunca deixe de realizar os ciclos de avaliações de cada etapa do processo, especialmente durante a adoção do quadro Kanban. Lembre-se que a principal atividade que compõe a gestão é a análise criteriosa das medidas tomadas. Feito isso, o quadro Kanban mostrará como simplicidade e eficiência podem sim, caminhar juntas.

Você já conhecia dos benefícios do Kanban? Conte para gente através dos comentários!

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Delegar tarefas e saber monitorar cada uma delas de forma assertiva é essencial para o desenvolvimento dos projetos e do próprio gestor, e é por isso que hoje você saberá realizar esse processo de forma prática e consistente.

O processo de delegação pode encontrar muitos desafios no meio do caminho, com problemas tanto na liderança quanto com os colaboradores, quando nenhum dos lados sabe se comunicar durante o processo.

Um funcionário tem a competência em fatores técnicos e nas habilidades em desempenhar determinada função. Mas, o desempenho não depende apenas da competência, pois precisa ser apoiado na boa comunicação e nas ações motivadoras que a empresa promove. Cabe então ao líder ser o direcionador de conhecimento, o instrutor, o educador, e uma das formas de liderar de forma assertiva nesses pontos é delegar as tarefas e controlar sistematicamente.

Um bom líder muitas vezes precisa delegar tarefas que ele próprio seria capaz de fazer, mas que precisam ser passadas aos colaboradores, para a formação de liderança deles. Esse é o processo de liderar uma equipe e não somente a si mesmo e aos seus próprios objetivos.

Um líder que controla o processo de delegação de tarefas aprimora o formato necessário de trabalho entre a equipe, o padrão de qualidade, a velocidade e o mais importante: o monitoramento de todos os processos.

Um líder deve seguir quatro importantes metas para delegar tarefas e controlá-las de forma eficiente:

1.     Traçar objetivos;
2.     Criar condições necessárias para a realização;
3.     Estimular a equipe para os bons resultados;
4.     Avaliar os resultados.

Assim, o líder começará a delegar para ajudar a empresa a crescer, e mostrar para equipe que a delegação não se trata apenas de receber comandos.

Ao transferir determinada tarefa para um membro da equipe, é essencial que a comunicação seja eficaz e esteja alinhada aos valores e objetivos da organização. O líder precisa delegar de forma que o colaborador saiba a razão daquilo, pois uma delegação ineficiente é aquela que transfere apenas a responsabilidade de “fazer”. Cada responsabilidade sempre corresponderá a poderes e deveres e a delegação não exclui a responsabilidade da liderança que a delegou.

A importância de controlar de forma prática as delegações

É importante saber que delegar de forma assertiva não evitará que possíveis erros aconteçam. O colaborador precisa ter a certeza de poder contar com a liderança. É por isso que o ambiente ideal de delegações de tarefas conta com o controle de acordo com as necessidades.

O controle das tarefas delegadas pode ser feito uma vez por dia em situações mais urgentes ou uma vez por semana, desde que esse tempo possibilite identificar e eliminar as distorções e tornar a comunicação entre quem delegou e quem realizará as tarefas intensa e eficiente.

Em cada ponto do desenvolvimento de tarefas, o líder deve orientar o subordinado, para que ele tenha condições de usar o poder na realização das tarefas delegadas. A partir do aumento da confiança no liderado, o controle da tarefa deve aumentar o intervalo até que o líder transfira completamente o poder para o colaborador. Com essa medida, o liderado ficará muito mais confiante com o acompanhamento e seguro para executar a tarefa quando atingir o seu ponto máximo de competência.

Dessa forma, os elementos básicos da delegação de tarefas serão seguidos: aceitação da responsabilidade, transmissão a pessoa habilitada, comunicação eficaz, condição certa para a execução e acompanhamento do líder.

A delegação de tarefas e o controle serão muito mais eficiente com o auxílio dessas dicas e com o aprimoramento constante através dos resultados dos próximos projetos.

E para você, o que é mais importante na hora de delegar uma tarefa? Compartilhe conosco a sua opinião!

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