Já apresentamos aqui em nosso site os conceitos e objetivos do Kanban, os benefícios e como você pode aplicar nos processos de sua empresa. Mas será que o Kanban board pode ser aplicado em qualquer empresa? É possível se beneficiar com o uso da metodologia Kanban em qualquer segmento do mercado?
A melhor maneira de mostrar isso será através de exemplos e mostrando-o em diferentes aplicações. Você verá como o Kanban é adaptável facilmente a variadas áreas.

O primeiro caso de sucesso – e não foi a Toyota

Poderíamos começar a mostrar os exemplos de uso do Kanban board com a Toyota, na área da indústria, afinal foi com a fábrica de automóveis que essa metodologia ficou famosa, apresentou resultados surpreendentes e se tornou referência no mundo.
Mas vamos voltar um pouco na história, e se você não conhece o surgimento do Kanban board, saiba que ele era usado em supermercados e foi de lá que a Toyota se inspirou para aperfeiçoar o modelo e colocá-lo em prática nas suas fábricas. Portanto, o Kanban teve sua aplicação na área de supermercados, mais especificamente com controle de estoques.

Kanban board e a tecnologia da informação

Em tecnologia da informação o Kanban board teve uma excelente adaptação, associado à metodologia Scrum, que foi criada a partir do Kanban. Ela veio para substituir famosas metodologias para desenvolvimento de software, como o RUP (Rational Unified Process), da IBM, e o CMM (Capability Maturity Model), do Software Engineering Institute, ligado à Carnegie Mellon University.
O uso do Kanban aplicado aos projetos de desenvolvimento de software trouxe agilidade aos processos e ganhos em relação à entrega dos produtos de software para os clientes e o mercado.
A experiência do Kanban board em tecnologia da informação foi tão grande que as áreas de infraestrutura de TI e suporte ao usuário também passaram a adotar as metodologias aplicadas no desenvolvimento de software.

O uso do Kanban em marketing e vendas

Os setores de marketing e vendas estão passando nesses últimos anos por uma verdadeira transformação com a chamada economia digital, o Inbound Marketing e o marketing digital. Essas áreas estão se reinventando e o uso do Kanban board se aplica totalmente a essas mudanças.
Os projetos relacionados ao uso do novo marketing demandam atualmente um grande número de tarefas, como publicação de blogs e ebooks, criação de vídeos para o YouTube, interação nas redes sociais e a prospecção de clientes a serem direcionados ao departamento de vendas. Nesse contexto, o controle de todas as atividades e projetos apresenta um excelente resultado quando aplica-se o método Kanban.
É possível direcionar e acompanhar todas as demandas para o time de marketing e ter uma visão sempre atualizada do que está ocorrendo durante esse processo de atração e conversão de clientes.
Dando continuidade ao processo, o departamento de vendas utiliza o Kanban board em seus projetos para realizar o controle de tarefas relativas ao contato e conversão de clientes em vendas, controle de pedidos e o pós-venda.

Diversas áreas de aplicação

Além das áreas da indústria, tecnologia da informação, comércio, marketing e vendas, a metodologia aplicada ao Kanban board pode ser utilizada em diversas áreas, a exemplo de design, agências e empresas de consultoria e até mesmo em projetos pessoais.
Uma grande vantagem desse método é a adaptação, sendo assim, independentemente da área de atuação é possível utilizar o Kanban board e ter grandes resultados, ganho em produtividade e sucesso na realização de projetos.
Aproveite a oportunidade e teste gratuitamente o Kanban board em sua empresa ou projeto, caso tenha dúvidas a SabeSim está à disposição para ajudar, entre em contato. Não deixe de nos acompanhar em nosso blog e nas redes sociais.

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O Sabesim conta agora com um dos recursos mais pedidos por nossos clientes: A gestão de projetos via Kanban mobile. Com nosso App mobile agora será possível gerenciar projetos de forma similar ao que ocorre na versão Web do Sabesim.

Recursos do Kanban Mobile

A grande maioria dos recursos presentes na versão Desktop do Sistema Kanban estão também presentes na versão mobile do App Sabesim. Dentre estes recursos:

• Criação de Projetos
• Criação, edição e remoção de tarefas
• Definição de prazo / deadline
• Comentários nas tarefas
• Histórico de alterações anteriores
• Repetição da tarefa
• Definição de responsável
• Cores da tarefa
• Valores da tarefa

Dentre vários outros recursos que estão presentes nesta versão, ou que virão em atualizações futuras.

Instale agora seu App de Kanban Mobile

Caso você não tenha ainda o App Sabesim instalado em seu celular, basta seguir este link: https://www.sabesim.com.br/app/ .
Se você já tiver o App instalado, atualize para a última versão no mesmo link citado anteriormente.

Atualizações automáticas do Aplicativo

A grande maioria dos smartphones atualiza os Apps de forma automática. Desta forma, caso você já tenha instalado nosso App, é provável que o recurso de Kanban Mobile já esteja presente em seu aparelho, e não seja necessária nenhum tipo de ação da sua parte.

Recurso arrastar e soltar também no App

O Já tradicional recurso de arrastar e soltar tarefas do Sistema Kanban tradicional, também está presente na versão mobile. Tornando muito simples a tarefa de definir em que fase está uma tarefa dentro de um Projeto Kanban.

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Já parou para pensar nos prejuízos e no tempo desperdiçado após um dia de trabalho por conta de não ter foco em suas tarefas, nem mesmo um Software de Controle de tarefas para lhe ajudar nisso? Hoje em dia temos diversos motivos que nos levam a perder o controle das nossas atividades. Redes sociais, notificações e mensagens, ligações telefônicas e tantas outras razões que reduzem o tempo produtivo causando diversos impactos em nosso trabalho.
Esse é um problema que tem atingido uma grande parte das pessoas, nas empresas e em projetos pessoais, mas é possível aumentar a sua produtividade e o número de atividades executadas em seu dia com o uso de um software de controle de tarefas e algumas dicas simples. Acompanhe:

Organize suas tarefas

Faça um levantamento de todos os projetos que você participa e liste as tarefas que precisam ser executadas. Você pode colocar em um papel, uma planilha ou um software que faça o controle de todos os projetos que contam com sua atuação.
O uso de um software é a melhor opção, pois além de ter um controle do que precisa ser feito, você tem a possibilidade de realizar anotações, registrar as horas trabalhadas efetivamente e ter um histórico de tudo o que foi feito.
Feito esse levantamento, é hora de controlar sua rotina. Não se esqueça de incluir reuniões e outras atividades. O ideal é associar o controle de tarefas a uma agenda de compromissos. Defina as prioridades e o tempo a ser gasto; mesmo não sabendo o tempo exato, faça uma estimativa, pois posteriormente será possível realizar um comparativo.
Com a lista de tarefas em mãos, defina o que será feito no dia, tendo como base as prioridades. Selecione algumas atividades que devem ser feitas até o final do expediente.
Não faça uma lista muito grande. Seja realista e coloque o que realmente pode ser cumprido durante o tempo de trabalho. Caso você consiga terminá-las antes, volte para a lista de tarefas e inclua novas atividades na agenda de trabalho.

Reduza as distrações e mãos à obra

Em um dia normal de trabalho você pode dividi-lo em 2 momentos principais:

1. O momento realmente produtivo, aquele que você está focado em realizar uma tarefa, onde existe um prazo para entrega e que algumas vezes passa por um processo de revisão antes de finalizá-la.
   
   
2. O momento de inatividade, como a pausa para o café, o tempo dedicado para responder e-mails, dar uma olhada em seu smartphone, ou seja, aquele momento em que não existe um objetivo a ser cumprido.

Em um trabalho normal, de por exemplo 8 horas por dia, tenha certeza que ninguém utiliza todas essas horas 100% produtivas. Isso é natural, pois as pessoas precisam de alguns momentos de pausa antes de voltar a se concentrar em suas tarefas principais.
A dica é para os momentos que você precisa realmente ter foco. Por exemplo, se para executar uma atividade será necessária 1 hora, então reduza qualquer distração, desligue ou silencie o celular, feche seu software de e-mails e principalmente todas as redes sociais e ferramentas de mensagens. Foco total na atividade, pare apenas em caso de extrema necessidade.

Pausa para o descanso

Independentemente do quanto esteja corrido seu dia, se terminou uma atividade, pare e faça uma pausa. Pode ser um café ou água, uma leitura de e-mail, uma conversa rápida. Vale até mesmo se espreguiçar! O importante é dizer ao seu corpo que é o momento para um descanso, mesmo que rápido.
É muito importante registrar o tempo gasto pela sua tarefa realizada e portanto, antes da pausa, vá até o seu controle de tarefas e registre o tempo de execução e qualquer observação importante que deva ser lembrada futuramente; construa o histórico de tudo que você realiza.
Pronto, é hora de voltar às suas tarefas. Seu momento de descanso não pode ser muito longo, afinal você estabeleceu metas diárias que precisam ser realizadas. Veja a próxima atividade em seu controle de tarefas e mãos à obra.

Acompanhe tudo no Software de Controle de tarefas

Ao final do dia, revise sua lista no software de tarefas e veja o que foi realizado. Caso alguma coisa não tenha sido finalizada, é uma boa prática registrar o que ocasionou o atraso e transferir a tarefa para o outro dia.
Com essas dicas, e o uso de um software para controle de tarefas e um sistema de agenda para compromissos, certamente sua produtividade aumentará e muitos projetos serão concluídos com alto percentual de sucesso.
Conheça mais os benefícios de utilizar um software para o controle de tarefas e como o uso de um sistema de agenda de compromissos pode fazer render seu dia de trabalho e aumentar sua produtividade.

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Hoje em dia a administração de nosso fluxo de trabalho sofre bastante com a sobrecarga de informações e atividades diárias. Em uma rotina diária é muito comum lidarmos com uma grande quantidade de emails, relatórios, planilhas e reuniões. Associado a tudo isso temos a nossa imensa lista de atividades a serem feitas dentro do prazo.
Ter sucesso na execução e na gestão dessa rotina é sempre um grande desafio para colaboradores e gestores, pois cada vez mais somos cobrados e por consequência estamos sofrendo bastante com as pressões do dia a dia.
Para resolvermos essas dificuldades, uma solução é buscar o uso das melhores práticas do mercado para o controle e execução de atividades diárias. Nesse sentido, surgem metodologias associadas a ferramentas que nos auxiliam no fluxo de trabalho e geram resultados significativos aos projetos das empresas.

Utilize métodos ágeis

Há várias formas de organizar seu dia e alcançar seus objetivos. Ao optar por um desses métodos, dê prioridade para aqueles com resultados comprovados e que possam ser compartilhado e utilizado pelos demais colaboradores de sua empresa. Todos têm  a ganhar quando trabalham em conjunto de forma organizada.
Um desses métodos é o Kanban, um processo adotado pela Toyota que obteve grandes resultados e se tornou referência de sucesso para muitos projetos e empresas. O Kanban deu origem a novas metodologias que têm como focos principais a eficiência e agilidade dos processos.
De origem japonesa, o Kanban tem em seu significado a palavra “cartão”. É um método para realização de mudanças que não define papéis ou práticas específicas. Em vez disso, oferece uma série de princípios que buscam melhorar o desempenho e reduzir desperdício, eliminando atividades que não agregam valor para a equipe.
Dentro das metodologias ágeis temos as boas práticas recomendadas a serem utilizadas para obter êxito na execução das atividades diárias. Abaixo um exemplo:

1. Defina o objetivo de seu projeto
2. Estabeleça atividades macro necessárias para chegar ao objetivo
3. Estabeleça as tarefas necessárias para concluir as atividades diárias
4. Determine as prioridades com base nas atividades e tarefas
5. Indique os colaboradores responsáveis por cada tarefa e os prazos de execução
6. Inicie a execução das tarefas
7. Realize reuniões diárias para verificar o desenvolvimento das tarefas
8. Ao final, após a conclusão das atividades diárias, faça reuniões de revisão

Essas práticas recomendadas tiveram origem no Scrum, uma metodologia criada a partir do Kanban e muito utilizada no processo de desenvolvimento de software.

Atividades diárias com Kanban e Agenda Online

A plataforma SabeSim implementou a metodologia Kanban, através de um sistema online que se encaixa muito bem nas boas práticas que descrevemos neste artigo. Além disso, a plataforma dispõe um sistema de calendários e compromissos que segue os mesmos princípios do Kanban.
A vantagem de utilizar a plataforma da SabeSim é ter um sistema online e automatizado, onde é possível coordenar projetos e equipes de trabalho, como uso de metodologias e práticas com casos reais de sucesso, tudo isso com o uso da melhor tecnologia.

Deixe nos comentários o que achou das recomendações, podemos ajudar a implementar as metodologias e boas práticas com a plataforma de gestão da SabeSim, faça o contato agora mesmo e comece a testar o sistema agora mesmo.
E não deixe de acompanhar nossas dicas através do blog.

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Quem coordena projetos dentro de uma empresa ou ainda atua como gestor de RH e tecnologia e/ou desempenha funções administrativas em geral na área corporativa, sabe o quanto é fundamental para o bom desempenho do trabalho, meios de como delegar tarefas em uma empresa.

Possuir tal expertise é um dos fatores predominantes para que os resultados da empresa sejam bem-sucedidos, bem como a produtividade dos colaboradores seja otimizada. Há vários meios de se fazer este controle de tarefas, bem como delegar estas aos colaboradores. Mas será que você está optando pelo melhor caminho neste sentido?

Afinal de contas, como delegar tarefas em uma empresa de maneira prática e otimizada? Será que há uma solução mais indicada para tais necessidades?

Recursos essenciais para delegar tarefas em uma empresa

Para delegar tarefas em uma empresa de maneira eficiente é preciso encontrar uma solução que disponibilize uma série de recursos essenciais para que a execução dos projetos obtenha o máximo de sua potencialidade.

Para tanto, se faz necessário um planejamento muito bem fundamentado, bem como a utilização de um software que otimize todo o processo de gestão.

Na fase de planejamento, defina metas mensuráveis, com ampliar o alcance de vendas da empresa, ou reduzir custos, ou até mesmo avançar a porcentagem da participação da marca em determinado mercado.

Tal planejamento lhe dará o norte para definir as prioridades e, neste sentido, um software gerenciador de tarefas será imprescindível.

Hierarquia das tarefas

Quando temos um projeto de grandes proporções, a melhor forma de delegar tarefas na empresa é dividi-lo em partes menores. Desta forma, cria-se uma espécie de hierarquia de tarefas. Para tanto, é de suma importância o uso de um gerenciador de tarefas.

Defina os tipos de tarefas para a equipe

Divididas as tarefas, é preciso então, tipifica-las. Não esqueça de fornecer aos colaboradores e membros da equipe o briefing completo de cada demanda de tarefa, para que fique claro o papel de cada um dentro do projeto.

Para facilitar a comunicação entre os membros da equipe e gestores, é importante a utilização de software que possibilite a inclusão de comentários nas tarefas, por exemplo.

Fluxo de trabalho hierarquizado

O fluxo de trabalho deve ser hierarquizado para a melhor gestão do projeto. Desta forma, evitam-se atrasos, calcula-se o tempo que cada colaborador terá disponível, bem como o número de pessoas necessárias para a conclusão das tarefas elencadas.

Novamente fica claro o quanto pode ajudar um software que possa calcular o tempo que cada tarefa leva para ser concluída, qual colaborador está executando e como está o andamento da tarefa.

Cronograma

Um sistema gerenciador de tarefas permite também o acompanhamento de todo o cronograma, fazendo com que todos ganhem tempo, afinal, dispensa-se a necessidade de inúmeras reuniões para saber a quantas anda a execução do projeto.

Comunicação e tempo

Com o uso da tecnologia, delegar as tarefas em uma empresa e propiciar maior facilidade no relacionamento e comunicação dos membros da equipe torna-se mais simples e automatizado.

Investindo num sistema que gerencie e ajude na distribuição das tarefas, ganha-se mais tempo que pode ser aproveitado para investir em melhorias na própria empresa, por exemplo.

Qual software utilizar?

Todos os passos mencionados acima no que tange à questão do gerenciamento de projetos, bem como delegar tarefas em uma empresa podem ser executados com uma solução prática e extremamente eficaz que se traduz no software Kanban.

Trata-se de um sistema que se revela como a melhor solução do mercado para controle de execução de tarefas on-line, com total interação entre os membros da equipe.

Com o Kanban você define prioridades, estipula prazos, acompanha passo a passo a execução de cada tarefa e o progresso de cada uma delas, e tem a comunicação facilitada, bem como relatórios e resultados automatizados.

Que tal inovar em sua empresa, adotando o sistema Kanban para delegar tarefas? Entre em contato conosco para mais informações.

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A tecnologia definitivamente mudou a forma como as empresas são administradas. Graças aos novos sistemas corporativos, hoje os gestores não precisam mais utilizar caneta e papel para analisar as finanças, controlar as operações e acompanhar as vendas. Tudo isso é feito a partir de poucos cliques, por meio de desktops, tablets e smartphones. Outra tarefa muito importante que a tecnologia está facilitando é a gestão de tarefas através de um Gerenciador de tarefas corporativo.

Mais do que melhorar o controle de atividades, esses softwares facilitam e agilizam a rotina dos gestores, permitindo que eles se livrem dos métodos manuais e obsoletos de se gerenciar tarefas.

A seguir, mostraremos como exatamente funciona o gerenciamento de tarefas por meio de um software. Acompanhe:

A criação de tarefas em um Gerenciador de tarefas corporativo

No sistema de gestão, a criação de tarefas ocorre da mesma forma que nos métodos tradicionais. O gestor dá o nome para uma atividade, detalha o que deve ser feito e estabelece uma data para a sua conclusão. A diferença é que, no software, o gestor não precisa escrever os detalhes da tarefa manualmente e consegue criá-la em poucos segundos, o que agiliza bastante o processo.

A determinação dos responsáveis

Depois de criar as tarefas, o gestor precisa determinar quem exatamente irá realizá-las. Com o software de gestão, ele não precisa delegar tarefas de forma pessoal, falando diretamente com cada colaborador. Assim que cria a tarefa, ele já pode determinar qual profissional ficará responsável por ela, e este receberá um aviso em seu sistema e ficará ciente de que precisa realizá-la.

O acompanhamento da execução

Após criar as tarefas e definir os responsáveis por elas, o gestor precisa acompanhá-las bem de perto, para ver se a sua execução está ocorrendo no prazo certo e identificar algum gargalo que possa comprometer o tempo de entrega. No software de gestão, o responsável pode separar as tarefas em quadros, como na metodologia Kanban, o que facilita bastante o acompanhamento do progresso de cada uma.

Normalmente, são utilizados quatro quadros: “em espera”, “para fazer”, “em andamento” e “concluído”. Com eles, é possível ver o estágio em que cada tarefa se encontra, sem precisar falar diretamente com os colaboradores. O gerenciador de tarefas também possibilita a customização dos quadros, permitindo não só o controle de tarefas, mas também de processos, projetos, elaboração de estratégias, etc.

A obtenção de feedbacks

Faz parte do processo de gerenciamento de tarefas a obtenção de feedbacks constantes dos colaboradores. Com eles, os gestores podem saber se as atividades estão sendo facilmente executadas ou se há algum problema que está impedindo a sua realização. O sistema de gerenciamento também pode ajudá-los nisso, ao permitir que todos os envolvidos numa determinada tarefa mantenham um diálogo dentro dele.

No campo de comentários da tarefa, o gestor pode escrever, por exemplo, o grau de prioridade dela ou algum ponto que os colaboradores devem se atentar. Já os profissionais podem tirar dúvidas ou informar um problema que está impedindo a realização da tarefa. Tudo isso pode ser feito dentro do próprio sistema, sem que os gestores e colaboradores precisem dialogar pessoalmente ou por meio de e-mails.

Agora que você já sabe como se dá o gerenciamento de tarefas por meio de um software, aproveite para ver na prática como tudo funciona. Teste gratuitamente o sistema do SabeSim agora. E se tiver ficado com alguma dúvida, entre em contato diretamente conosco!

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O sistema de TAGS dos projetos acaba de ser completamente remodelado. Agora não será mais necessário cadastrar  TAGS antes de associar aos projetos, basta digitar as palavras desejadas.

Outra mudança importante é que as TAGS só podem ser associadas neste momento por quem criou o projeto, ou por administradores. Estas TAGS poderão ser vistas por todos os demais participantes do projeto.

A busca por TAGS também mudou, e tornou-se bem mais simples:

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