Form Gera Tarefas

Respostas em Forms agora geram tarefas em projetos

Eder Baum Deixe um comentário

No Sabesim existe agora um excelente integração entre o sistema de Forms e o sistema de projetos e tarefas. É possível com tal integração programar a criação automática de tarefas a partir da inserção de dados em um dos forms.

Form Gera Tarefas

Como mostrado na imagem acima, a configuração é bem simples e fácil:

  • Abra o editor de Forms
  • Selecione “Dados externos” no menu à esquerda
  • Clique em “Criar Tarefa”
  • Selecione o projeto, coluna, responsável, etc…

Quando alguém inserir alguma entrada no form, uma tarefa será criada automaticamente no projeto, seguindo as especificações do passo anterior.

Abaixo uma imagem mostrando como vai ficar isso:

Tarefa Criada por Form

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Erros de Produtividade no Trabalho

Erros de Produtividade Que você Comete Nos Primeiros 10 Minutos de Trabalho

Eder Baum Deixe um comentário

Os primeiros minutos de um dia de trabalho são fundamentais para que se consiga ter um dia de trabalho proveitoso. E é justamente nesse momento do dia que se cometem erros de produtividade que põem o dia inteiro a perder.
Muitas vezes, esses erros são pequenas atitudes que jamais poderíamos supor serem tão prejudiciais. Entre elas, podemos apontar um simples café tomado em determinada hora ou responder a emails antes do início da jornada.
Com o intuito de falar mais sobre esse assunto, indicamos alguns dos fatores que afetam a produtividade. A seguir, saiba quais são eles e produza muito mais!

Beber Café Nas Primeiras Horas da Manhã

O hábito de tomar no intervalo que vai de 8 às 10 horas da manhã é largamente difundido, embora seja um dos fatores que afetam o desempenho no trabalho.
Isso porque, durante esse período, nosso corpo produz cortisol naturalmente. Esse hormônio costuma fornecer mais energia para o corpo.
Quando o café é ingerido, a produção de cortisol é inibida, já que o café também proporciona energia.
O corpo passa, então, a ficar mais dependente do consumo de café, o que fará com que você se levante muitas vezes da sua mesa.
Por esse motivo, o ideal é consumir a bebida apenas depois das 10 horas, quando os níveis de cortisol no corpo costuma diminuir.

Olhar o Email Antes da Jornada de Trabalho

Depois de verificar a caixa de entrada de um email e responder a mensagens você pode levar até meia hora para conseguir focar nas atividades do seu trabalho.
Isso é o que diz Adam Alter, professor da Universidade de Nova York. Por isso, alguns recomendam que sejam desligadas as notificações do aplicativo de email no celular.
No entanto, há quem recomende a consulta ao email justamente nos 10 primeiros minutos do dia, com o intuito de não interromper o trabalho depois que ele é iniciado.

Preocupar-se Com Outras Atividades

Sentar à mesa de trabalho com preocupações alheias a ele é um dos motivos da falta de foco no trabalho e pode fazer com que você perca horas preciosas.
Por isso, é fundamental fazer um trabalho de “esvaziamento” de todo tipo de informação que não seja referente às atividades laborais.
Para conseguir isso, é possível fazer o uso de um caderno de anotações, no qual podem ser anotadas ideias e atividades que devem ser realizadas ao longo do dia.
Sessões curtas de meditação guiada também podem ser muito úteis para preparar o pensamento para o trabalho.

Começar o Trabalho Sentado

De acordo com estudos, trabalhar em pé pode influenciar positivamente a produtividade no trabalho. Ao contrário, trabalhar sentado pode prejudicar a saúde e, nos primeiros minutos, pode ser um convite à distração.
Isso não significa dizer que você deva passar o dia andando pelo escritório. Na verdade, bastam os 10 primeiros minutos da jornada de trabalho.
Uma curta caminhada também pode servir para estimular as ideias e a pensar sobre as tarefas do dia.

Ambiente de Trabalho Mal Iluminado

As variáveis ambientais também podem propiciar uma baixa produtividade no trabalho nos primeiros minutos da jornada.
Uma dessas variáveis é a iluminação do ambiente laboral. O trabalho em ambientes mal iluminados pode inibir a resposta do corpo ao cortisol, o que tende a diminuir a disposição.
Isso porque, conforme já mencionamos, esse hormônio é fundamental para que se obtenham ganhos no desempenho do cérebro pela manhã.
Sustentando essa mesma ideia, um estudo publicado no Journal of Clinical Sleep Medicine mostra que a exposição à luz pela manhã influencia positivamente a atenção e o humor.

Fazer Tarefas Ao Mesmo Tempo

“Quando um profissional realiza diversas atividades ao mesmo tempo ele não prioriza nenhuma delas. Além do que, ele corre o risco de cometer muitos erros, o que acarreta em queda da qualidade do trabalho entregue”.
Para evitar isso, basta selecionar as tarefas que precisam de prioridade, alocando blocos de tempo maiores para realizá-las. É possível intercalar com blocos de tempo menores para realização de outras tarefas.

Realizar Tarefas Simples Em Primeiro Lugar

Os primeiros minutos de um dia de trabalho são sempre os mais proveitosos, pois esse é o momento em que a mente encontra-se descansada.
Por isso, é um desperdício utilizar esse período para realizar as tarefas mais simples do dia.
De acordo com estudos realizados na Universidade de Michigan, nos EUA, pessoas de todas as idades tendem a ter mais facilidade em raciocinar pela manhã.
Por isso, o ideal é utilizar os primeiros momentos da jornada laboral para atividades que exijam mais complexas, que exijam foco e análise.

Navegar na Internet

Começar o dia de trabalho abrindo o navegador é um erro muito comum, especialmente entre os profissionais que trabalham em casa.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Webtrate, 36% de todos os trabalhadores entrevistados admitiram abrir o navegador para consultar páginas pessoais.
O estudo mostrou que as consultas a contas de email e de redes sociais podem tomar até uma hora do tempo de trabalho. Para evitar essas distrações no trabalho, recomendamos o uso de bloqueadores, como o Stay Focus.

Reuniões No Início do Expediente

Em algumas empresas, reuniões são feitas diariamente, logo no início do expediente. Muitas vezes, elas são realizadas mais de uma vez todos os dias.
Outro erro é fazer reuniões muito longas, que cansam os trabalhadores, o que dificulta o envolvimento da equipe. Nesses dois casos, podemos dizer que há um uso inadequado do tempo.
Ao contrário, recomenda-se a utilização dos 10 minutos iniciais da jornada de trabalho para as atividades. Nesse momento, a mente está mais propícia a manter o foco e a pensar de maneira criativa.

10 Minutos Fundamentais Para Começar Bem o Dia de Trabalho

Dessa forma, podemos concluir que é necessário aproveitar da melhor maneira possível os primeiros minutos do dia. Isso porque é nesse momento que a mente e o corpo se encontram com mais disposição e energia.
E, conforme vimos, os erros de produtividade afetam justamente essa disposição. Entre esses erros, podemos perceber que muitos consistem em distrações e no não aproveitamento do cortisol produzido pela manhã.

Você pode apontar algum outro hábito que afeta a produtividade nos minutos iniciais da jornada de trabalho? Compartilhe seu conhecimento!

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Ferramenta Scrum

Ferramenta Scrum: por que utilizar e quais as vantagens?

Eder Baum Deixe um comentário

Muitas pessoas hoje falam sobre a Ferramenta Scrum e como ela tem sido importante em muitos processos e serviços de uma forma ampla, e isso também diz respeito a como você faz a gestão e controle do seu negócio.

Porém, mesmo sendo algo muito reconhecido e indicado, algumas pessoas ainda não reconhecem o seu uso de fato, e isso faz com que todo o processo seja perdido e você não alcance os benefícios que são de fato necessários.

Sendo assim, vou falar mais sobre a Ferramenta Scrum, e de que forma ela pode ser utilizada, de maneira a obter todos os benefícios de fato que são necessários e que são importantes de uma forma geral.

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O que é Ferramenta Scrum

A Ferramenta Scrum é uma forma de você ter uma metodologia ideal para o cuidado com o trabalho em si, tendo o controle de todos os processos, mesmo os mais complexos e que exigem uma atenção de fato especial.

Por isso, ter uma ferramenta que cuide de fato de todo esse tipo de atividade pode ser uma ação que faz a diferença em tudo o que você se propõe, considerando principalmente as possibilidades de obter o seu rendimento.

A ideia é fazer com que você divida projetos maiores em pequenos projetos, ou separe por ciclos, o que possibilita o trabalho da forma com a qual o cliente espera e que você também busca em termos de qualidade.

Por Que Utilizar Uma Ferramenta Scrum no Dia a Dia

A utilização da Ferramenta Scrum no dia a dia de trabalho é algo que faz toda a diferença, principalmente quando se procura por algumas oportunidades de lidar com projetos muito grandes ou muito complexos.

Normalmente são esses tipos de projetos que exigem uma mobilização maior de equipes, e com o tempo é natural que se perca o interesse ou mesmo a possibilidade de se trabalhar de fato com todas as informações.

Por isso vou trazer alguns motivos pelos quais a utilização dessa ferramenta pode ser importante e trazer tudo o que você precisa em termos de tarefas e principalmente em termos de produtividade.

Planejamento de cada atividade

A Ferramenta Scrum é uma das responsáveis pela possibilidade de se planejar cada atividade, e isso é muito importante para que você consiga cumprir metas e trabalhar firme em prol de um objetivo.

Através desse comportamento você consegue também avaliar como tais trabalhos podem ser importantes, principalmente muitos pontos em si, o que é algo necessário e que certamente você pode aproveitar.

Com um planejamento feito em etapas certamente você mantém a equipe sempre dedicada em um objetivo só, sem perder a motivação e sempre tendo os retornos que você de fato precisa.

Gestão de projetos

Outro ponto importante no uso de Ferramenta Scrum é o fato de você ter uma gestão mais efetiva dos projetos que estão em andamento, já que você vai precisar segmentar todos esses processos.

Se por um lado você aumenta a carga de trabalho em termos de gestão, por outro você consegue acompanhar cada um deles, e ferramentas digitais podem ser também importantes nesse tipo de processo.

Por isso é preciso que você também consiga acompanhar da melhor forma cada trabalho para que eles estejam dentro do que você pensou e dentro do que é exigido em termos de qualidade de trabalho.

Resultados mais expressivos

Quando você tem uma metodologia aplicada da forma correta, é possível ter melhores resultados, tendo em vista que é possível ter uma equipe sempre atenta e focada no que deve ser realizado até aquele ponto.

Além disso, a cada objetivo alcançado, a equipe pode ter um comportamento positivo em termos de comemoração e alívio, o que é determinante para o andamento do projeto, só que dessa vez com um novo objetivo.

Por isso é possível ter um comportamento muito mais efetivo no que diz respeito aos resultados que podem ser alcançados, tendo em vista que você pode principalmente avaliar e trabalhar com tais possibilidades.

Possibilidades de cuidados maiores

Se você tem uma divisão de todos os processos, inevitavelmente você pode cuidar de cada parte do projeto com uma forma muito mais efetiva, tendo uma atenção especial a tudo o que você pode de fato oferecer.

Portanto, é possível que você enquanto gestor tenha o controle de tudo o que é feito e possa inclusive intervir quando achar necessário, sem prejuízos de tempo ou mesmo de entrega do trabalho em si.

Por este motivo, é preciso também que você possa pensar em como essas intervenções podem ser mais efetivas e retornar o que de fato você procura, até para que se consiga o avanço que é possível.

Acompanhamento processual

O acompanhamento processual de um projeto é fundamental para que você consiga trabalhar com a qualidade do que é entregue e também com o cumprimento das atividades como devem ser feitas de fato.

Em projetos mais complexos, cada atividade pode ser tida como mais difícil de ser compreendida, e na entrega pode ser que não sejam atendidos todos os requisitos, o que não é o objetivo final desse tipo de ação.

Segmentando todos os processos, certamente você pode passar as atividades por etapas, e por isso a Ferramenta Scrum ajuda você a traçar cada objetivo, sem o risco de que a sua equipe não entenda o que está sendo pedido e o que deve ser entregue.

Onde posso encontrar uma ferramenta Scrum

Ter um acompanhamento gradual do que é feito é muito importante, e também é importante saber onde você pode encontrar a Ferramenta Scrum e utilizar no seu dia a dia de trabalho.

Nesta página https://www.sabesim.com.br/recursos/ você tem acesso não somente à Ferramenta Scrum mas também outras tantas funcionalidades que podem ajudar nesse sentido, principalmente nas atividades que são importantes no seu dia a dia.

Com essa ferramenta e todas as outras que são indicadas, certamente o seu trabalho tende a ser muito mais produtivo, e os resultados compartilhados tendem a ser muito mais positivos, conseguindo até mesmo ampliar os seus lucros.

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Método Kanban

Controle de Atividades Diárias e Seus Benefícios

Eder Baum 1 Comentário

O controle de atividades diárias é algo que muitas empresas estão adotando, principalmente pelo excelente retorno em termos de produtividade, e por isso é uma ferramenta que veio para somar em todos os quesitos.

A utilização, porém, tem sido muito diversificada, já que existem muitas ferramentas que favorecem isso, algumas automáticas outras nem tanto, mas que possuem a mesma finalidade de uma forma geral.

Por isso vou trazer algumas informações sobre o controle de atividades diárias e de que maneira ele pode ser feito para que você possa também obter os benefícios que são necessários e que podem ser alcançados de uma forma mais simples.

O Que é o Controle de Atividades Diárias

Primeiro é preciso saber sobre o que se trata. O controle de atividades diárias como o nome já traz, é uma forma de você controlar todas as tarefas do dia, com metas e outras informações que são de fato importantes.

Sendo assim, para quem possui metas e prazos bem amarrados e para quem quer ter um controle maior do que a equipe faz diariamente, é um tipo de ferramenta muito útil e que pode também trazer alguns retornos interessantes.

Porém existem muitas formas de se fazer esse controle, e saber quais são essas maneiras podem te ajudar a conseguir pensar em estratégias mais direcionada e que te ajudam neste contexto de uma forma geral.

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Como Fazer um Controle de Atividades Diárias

O controle de atividades diárias pode ser feito e controlado por diversas possibilidades, seja por planilhas em excel, por metas diárias, ou mesmo com ferramentas mais específicas que te auxiliam neste sentido.

A forma com a qual esse controle é feito não é tão importante, já que podemos traçar e trabalhar com outras informações como por exemplo os benefícios que isso traz para o dia a dia e para os trabalhos que são feitos.

Observar os benefícios é a melhor parte e também é uma possibilidade interessante, já que isso também pode trazer outros tantos avanços para o trabalho em si e principalmente para a equipe como um todo.

Como aproveitar melhor

Se você possui alternativas diversas de controle de atividades diárias, é fundamental saber como pode aproveitar melhor desse tipo de ação, já que isso faz toda a diferença e pode principalmente trazer outros tantos benefícios.

Não adianta ter uma ferramenta tão importante se você não procura por formas mais efetivas de como cuidar disso, sem que a equipe seja motivada para o cumprimento de tais exigências, por exemplo.

Por isso é preciso direcionar toda a equipe para poder contribuir com o controle, monitorando o que é necessário e principalmente sugerindo como esse tipo de controle pode ser feito de maneira mais prática e positiva.

Principais benefícios alcançados com Controle de Atividades Diárias

Com o controle de atividades diárias você pode acessar a alguns benefícios que podem afetar diretamente o dia a dia, e por isso é também necessário que você possa conhecer e trabalhar com maior cuidado em relação à todos eles.

Por isso vou trazer quais são os principais, de maneira que você consiga pensar inclusive em soluções para conseguir aplicar de maneira prática e segura, obtendo também outros retornos mais efetivos.

Cumprimento de metas

O principal benefício e um dos primeiros a serem observados é o cumprimento de metas, que o controle de atividades pode trazer, o que pode definir prazos mais enxutos e também avanços em projetos em um tempo menor.

A partir disso não somente você pode utilizar o controle para saber o que está sendo produzido no dia, mas também pode colocar como uma forma de favorecer o alcance de metas, e isso já faz toda a diferença.

Aumento significativo da produtividade

Outro benefício muito importante é o aumento da produtividade de sua equipe de uma maneira geral, considerando principalmente que esse controle, quando feito da maneira correta, pode garantir esse tipo de atitude.

Com atividades diárias a serem desempenhadas, certamente a equipe pode se engajar ainda mais para o seu cumprimento e assim desenvolver técnicas para obter o tipo de retorno que de fato é necessário.

Trabalhos entregues dentro do prazo

Uma forma de manter e respeitar sempre o prazo é você pensar que os trabalhos precisam ser garantidos podem ser avaliados e acompanhados mais de perto, sendo uma alternativa muito importante neste sentido.

Por isso trabalhar com o controle de atividades diárias pode te ajudar a manter as entregas dos trabalhos em dia, e também trabalhar com algumas possibilidades mais práticas e que de fato são efetivas nesse objetivo em especial.

Gestão de tempo

Por fim, ter um controle das atividades do dia a dia pode fazer com que você e toda a equipe tenha uma melhor gestão de seu tempo, podendo desfrutar da melhor maneira possível, seja no cumprimento das atividades ou na atenção maior em qualquer uma delas.

Tendo uma gestão melhor do tempo fica muito mais fácil fazer melhores trabalhos, ou mesmo ter ideias mais interessantes para os projetos, e por isso é uma forma de você também conseguir pensar em utilizar essa ferramenta no seu trabalho.

Ferramentas úteis

O controle de atividades diárias é muito importante e pode trazer muitos benefícios práticos para o seu trabalho, e como já foi dito, existem algumas ferramentas que podem ser utilizadas para esta finalidade como Kanban e Agenda de Compromissos, o que pode definir como você tem esse retorno.

Muitas ferramentas digitais têm sido utilizadas para esta finalidade, e isso também diz respeito a como você consegue pensar nas melhores e mais completas, para que você consiga fazer uma melhor gestão dos projetos e de suas equipes de trabalho.

No link www.sabesim.com.br/recursos/ você encontra as melhores e mais modernas ferramentas para o controle de atividades diárias, além de outros recursos que podem auxiliar nesse tipo de ação.

Ter esse cuidado certamente faz a diferença para o seu trabalho no dia a dia e principalmente para o que você se propõe, dentro da qualidade do produto e do
trabalho realizado, ampliando seu lucro e fortalecendo a sua posição no mercado de um modo efetivo.

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Desenvolva seus próprios sistemas com o Sabesim

Eder Baum Deixe um comentário

Lançamos uma melhoria no sistema de formulários permitindo que você desenvolva sistemas complexos dentro do Sabesim: Agora é possível associar entradas de um formulário com o outro.

Associando formulários

Se você parar para pensar, de forma simplista um programa ou software gerencial nada mais é do que vários formulários interligados entre si, e criar isso agora é extremamente simples dentro do Sabesim.

Exemplo prático: Caderninho de Clientes 2.0

Você já deve ter visto alguma pequena empresa ou pessoa que tem um caderninho onde anota os valores que seus clientes devem. Pois como exemplo criaremos um sistema bem mais moderno dentro do Sabesim para ter o mesmo controle.

1 – Crie um cadastro de clientes:

Crie um formulário simples para cadastrar alguns clientes. O formulário pode se parecer com o que mostramos abaixo:

Cadastro de Clientes

 

1.1 – Insira alguns clientes neste cadastro

Após salvar o formulário, cadastre alguns clientes como mostra a imagem abaixo:

 

Entradas de Cadastro de Clientes

2 – Criando o controle de valores devidos

Agora é a hora de criar o formulário que controla os valores que estes clientes devem. É aqui que mostraremos o poder do novo recurso. O formulário será mais o menos como mostrado abaixo (Atenção para o item “Entrada de outro form”, pois é aqui que está o “segredo”)

Valores devidos por clientes

2.2 – Configurando a entrada de outro form

Agora iremos configurar de onde virão os dados de clientes, selecionando o formulário de clientes anteriormente criado. Para tal faça o seguinte: Ao selecionar o item “Entrada de outro form”, clique no item marcado abaixo para escolher o form desejado
Selecionando outro formulários
Em seguida abrirá uma caixa de diálogo para escolher o formulário desejado. Clique no cadastro de clientes que criamos anteriormente
Escolhendo cadastro de clientes

Em Seguida selecione o campo que identifica a entrada (O nome do cliente neste caso)

Escolhendo campo identificador

 

Sistema desenvolvido! Bora usar!!

Após salvar tudo, seu sistema está prontinho. Agora é só inserir alguns valores devidos por seus clientes e explorar o seu funcionamento.

Como mostramos na figura abaixo, é possível fazer uma pesquisa avançada por clientes específicos.

Agora que você já sabe como fazer, que sistema irá criar ai na sua empresa?

 

Pesquisando valores devidos por clientes

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Defina Responsáveis por Colunas em Projetos

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Uma das novidades mais pedidas por nossos clientes acabou de ir pro ar. Agora é possível definir o responsável por uma coluna inteira em um projeto.

Defina Responsáveis por Colunas em Projetos

Só quem pode definir o responsável por uma coluna é o criador do projeto, ou administradores do sistema.
Quando uma tarefa for movida para a coluna que tenha um responsável definido, está será automaticamente de responsabilidade dessa pessoa.

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Exemplos de intranet bem-sucedidos para inspirar a sua empresa

Eder Baum Deixe um comentário

Exemplos de Intranet
O mundo dos negócios mudou drasticamente nas últimas décadas. A tecnologia progrediu de maneira notável desde a década de 1980, permitindo que praticamente qualquer pessoa com um laptop e as habilidades certas inicie sua própria empresa.  Enquanto alguns avanços tecnológicos surgiram e desapareceram, a intranet, desde que surgiu, continua presente no mundo dos negócios. Exemplos de intranet bem-sucedidos podem ser encontrados facilmente em muitas empresas de sucesso.

De fato, as intranets revolucionaram as operações comerciais. A partir de um começo humilde e com funcionalidades limitadas, essas comunidades virtuais agora geram produtividade, permitindo que uma equipe de trabalho troque informações e gerencie projetos com facilidade. Gerentes e CEOs muitas vezes ficam atônitos com a rapidez com que a intranet pode aumentar a eficiência de um negócio. Mas como a intranet beneficia uma empresa?

Aqui estão 2 exemplos de intranet que criaram com sucesso uma cultura de alto desempenho e vão inspirar a sua empresa:

Contabilidade: exemplo de intranet que otimiza a gestão

A gestão do tempo é o grande benefício para uma empresa de contabilidade que possui uma intranet – quantas vezes você enviou um e-mail interno e teve que esperar horas por uma resposta? A intranet facilita a comunicação, permitindo que os funcionários acessem as informações de que precisam de maneira rápida e eficiente.

Folha de pagamento, faturamento e RH são apenas alguns dos benefícios que uma intranet pode automatizar, liberando pessoal para ser produtivo em outras áreas e eliminando a necessidade de planilhas intermináveis.

Melhorando a comunicação

Para se comunicar e colaborar efetivamente, é preciso gerenciar a informação de forma eficiente. A intranet organizará e canalizará sua inteligência de negócios com precisão. Em vez de exibir e-mails, a equipe pode visualizar as informações-chave de uma só vez em formato de painel. A estrutura da intranet impede a sobreposição de informações, para que os membros da equipe trabalhem com apenas os arquivos que realmente precisam. E, uma vez que o escritório sem papel ainda requer um sistema de arquivamento, o gerenciamento de documentos da intranet é uma excelente opção. Basta carregar e marcar seus arquivos para acesso rápido.

Escolas e universidades: exemplos de intranet benéfica para empregados e clientes

A intranet pode fazer muito mais do que organizar os funcionários, dados e documentos de uma escola. O verdadeiro valor da intranet nos estabelecimentos educacionais é a sua capacidade de fornecer um serviço que os funcionários gostam de usar, o que facilita a vida cotidiana e energiza o local de trabalho.

Trabalhar em um ambiente educacional cria seus próprios desafios únicos, portanto, ter um sistema de comunicação fácil de usar ao alcance de todos os envolvidos é primordial. As escolas e os estabelecimentos de ensino superior utilizam a intranet como forma de distribuir informações de diferentes hierarquias para os funcionários. Além isso, a intranet pode se tornar um fórum de compartilhamento de conhecimento com o qual todos possam contribuir.

As intranets são particularmente úteis para estabelecimentos educacionais geograficamente dispersos, com prédios em diferentes campi que compartilham objetivos educacionais comuns e possuem necessidades constantes de comunicação. Além disso, as escolas estão particularmente preocupadas com a segurança e privacidade de suas informações, pois lidam com dados pessoais dos alunos. Mais uma vez, um sistema de intranet pode resolver essas preocupações por ser um sistema extremamente seguro.

Um sistema que envolve a todos

Exemplos de intranet são aprovados por professores que já utilizam uma intranet para personalizar a aprendizagem dos alunos. Essa é a chave para o sucesso – tornar os alunos responsáveis por personalizar sua própria aprendizagem. É tudo sobre a utilização de um sistema que envolve a todos. No passado, a intranet era usada principalmente como um local para armazenar documentos e recursos digitais para o ensino. Hoje, os alunos podem tirar dúvidas sobre suas tarefas, verificar tarefas entregues e pendentes e são os responsáveis por enviá-las no prazo. A intranet permite que o trabalho seja corrigido muito rapidamente e reenviado aos alunos.

Aproveite para colocar essas dicas na prática! Teste a plataforma da SabeSim de forma gratuita e conheça nossos exemplos de intranet. Entre em contato com nossos colaboradores!

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Agenda de tarefas online – Gerencie compromissos e tarefas num só lugar

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Agenda de tarefas online
A sua empresa usa uma agenda de tarefas online?

O planejamento de projetos é um mecanismo utilizado para comunicar quais tarefas precisam ser feitas e quais recursos organizacionais serão alocados para completar essas tarefas em um determinado período de tempo. Além disso uma agenda permite comunicar e agendar compromissos entre os membros da empresa.

Mas como criar um cronograma de tarefas? O que está sendo agendado, para quem e com qual finalidade?

Agenda de tarefas online

Um projeto é composto por muitas tarefas, e cada tarefa tem uma data de início e uma data final (ou data de vencimento) para que possa ser concluída. Da mesma forma, os funcionários têm disponibilidades diferentes que precisam ser documentadas para planejar com êxito essas tarefas.

No passado, as empresas possuíam calendários impressos em uma parede visível da sala do café ou planilhas compartilhadas por e-mail, hoje a maioria dos times usa ferramentas on-line de agendamento. Uma agenda de tarefas online oferece vários benefícios para a empresa. Entre eles podemos citar:

Deixa os responsáveis cientes dos compromissos

A ferramenta agenda de tarefas online do SabeSim possui listas de tarefas que permitem ao gerente programar vários compromissos, datas de vencimento, o esforço planejado para a resolução dessas tarefas e, em seguida, atribuir essas tarefas a um responsável ou a um time de responsáveis.

O software também permite o agendamento de recursos, que é, basicamente, a capacidade de agendar a disponibilidade da equipe, mas também permite agendar recursos não humanos, como máquinas, edifícios ou salas de reuniões.

Indica com cores o grau de importância de cada compromisso

Como os projetos têm tantas partes móveis e estão mudando com frequência, a agenda de tarefas online permite indicar com cores as tarefas de acordo com o grau de importância. Ela mostra também quando uma tarefa agendada não está concluída no horário.

A agenda ainda gera avisos automatizados para que os membros da equipe saibam quando as tarefas agendadas são devidas ou atrasadas. Isso evita que o responsável pela equipe precise lembrar a todos os envolvidos dos compromissos por e-mail.

Permite a visualização de tarefas por dia, semana ou mês

O calendário do projeto é o seu melhor amigo, esteja você trabalhando em um ou vários projetos. O calendário permite coletar dados em tempo real por você e por sua equipe e visualizá-los por dia, semana ou mês.

Com uma agenda online, se pode notar onde as tarefas estão atrasadas e ajustar imediatamente o calendário para resolver eventuais atrasos antes que eles se tornarem um problema.

Compartilhe compromissos

Muitos compromissos são de interesse de toda a empresa, como palestras e treinamentos. Outros, no entanto, são de interesse apenas da equipe de um determinado projeto. A agenda permite que o responsável pelo compromisso o direcione apenas para os interessados. Além disso, a agenda permite o agendamento de tarefas fixas, ao longo da semana ou do mês, para que esse mesmo compromisso não tenha que ser adicionado repetidamente, o que facilita muito a gestão de projetos.

O agendamento é um dos trabalhos mais difíceis no gerenciamento de projetos, mas a coordenação das datas de entrega pode ser simplificada e tornada mais eficiente quando você emprega as ferramentas do SabeSim!

E você? Como gerencia os compromissos e tarefas da seu equipe de trabalho? Comente com a gente!

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Plataforma colaborativa – O que é, como funcionam sistemas colaborativos

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O que é uma plataforma colaborativaUma Plataforma colaborativa é uma ferramenta de software utilizada em redes de computadores para facilitar a execução de trabalhos em grupos. Essas ferramentas devem ser bastante especializadas, a fim de oferecer aos seus usuários várias formas de interação, facilitando o controle, a coordenação, a colaboração e a comunicação entre as partes envolvidas que compõe o grupo, tanto no mesmo local, como em locais geograficamente diferentes.

Ou dito de outro modo, uma plataforma colaborativa permite o compartilhamento, processamento e gerenciamento de arquivos, documentos e outros tipos de dados entre vários usuários ou sistemas. Este tipo de software permite que dois ou mais usuários remotos trabalhem em conjunto em uma tarefa ou em um projeto.

Uma plataforma colaborativa também é conhecida como software colaborativo, software de colaboração online e groupware.

Qual o objetivo de uma plataforma colaborativa?

Uma plataforma colaborativa destina-se, principalmente, a aumentar a produtividade de um grupo de indivíduos e, mais especificamente, aumentar a produtividade das organizações. Isto é conseguido através das capacidades coordenadas de processamento e gerenciamento de tarefas fornecidas por esse tipo de programa.

Uma plataforma colaborativa permite aos usuários criarem um espaço de trabalho e adicionarem dados ou fluxos de trabalho a ele. O espaço de trabalho criado é visível e acessível a todos os outros usuários independentemente da sua localização física. Todas as alterações feitas nos dados ou arquivos são sincronizados, garantindo que todos os usuários tenham acesso à versão mais atualizada de um projeto em andamento.

No caso de um software de colaboração habilitado para nuvem, os mesmos dados são hospedados e acessados diretamente do site do host do software. O Sistema Kanbam Online é um exemplo popular de plataforma colaborativa.

Uma plataforma colaborativa permite que uma empresa facilite e melhore os seguintes aspectos:

  • Comunicação,
  • Compartilhamento e discussão de informações,
  • Compartilhamento de dados / informações,
  • Coordenação de esforços e atividades.

Uma plataforma colaborativa pode ser categorizado de acordo com os seguintes tipos:

  • Ferramentas de colaboração de propósito único,
  • Conjuntos de colaboração,
  • Comunicações unificadas de colaboração.

Ferramentas de colaboração de propósito único

As ferramentas de colaboração de propósito único se concentram em projetos ou tarefas comuns. Aqui estão alguns exemplos de ferramentas de colaboração de propósito único:

E-mail: Considerado o avô de todas as ferramentas colaborativas de software, o e-mail ironicamente ainda é o mais usado. Seu objetivo principal é facilitar a comunicação interna e externa. A estrutura de um e-mail permite o uso de várias outras tarefas de colaboração.

Quadros de discussão: Entre as melhores ferramentas de colaboração de propósito único estão os painéis de discussão, que são orientados para reuniões simultâneas. Ou seja, muitas pessoas contribuem com suas ideias ao mesmo tempo. O Wiki empresarial permite a inserção de todas as informações num banco de dados para ser consultado por todos os integrantes da equipe.

Gerenciamento de documentos: Permite que a empresa crie, organize, armazene e acesse documentos importantes. O gerenciamento de documentos consiste em produzir, trabalhar em conjunto e divulgar documentos com outras pessoas, grupos ou empresas. As ferramentas de colaboração de documentos geralmente possuem recursos que incluem controle de versão, bem como trilhas de auditoria para facilitar múltiplos contribuidores ou permissões para coordenar o acesso. O disco virtual da Sabesim oferece aos colaboradores da equipe um meio simples, rápido e fácil de compartilhar material de trabalho.

Gerenciamento de Projetos: Todos os esforços de um projeto podem ser divididos em um conjunto de tarefas. As ferramentas de uma plataforma de colaboração permitem delegar tarefas, fazer marcos, definir dependências, acompanhar o progresso e, assim, garantir que tudo esteja no caminho certo. Uma agenda de compromissos permite compartilhar informações com todo o time de trabalho e facilitar a informação de forma rápida e integrada.

Intranet: São basicamente páginas web para uso interno. A Intranet pode ser vista como ferramentas de comunicação, onde você publica anúncios, políticas, planos ou mesmo eventos. A intranet também pode ser usada como uma forma de motivar funcionários (com citações como “funcionários do mês” ou mensagens inspiradoras como “mensagem do dia”).

Ferramentas sociais: As ferramentas sociais, como as redes sociais e os painéis de mensagens são frequentemente consideradas como o novo e-mail. Seu objetivo principal é a comunicação e o compartilhamento, mas ferramentas como Facebook, Twitter e YouTube, são projetadas de forma dinâmica e centrada individualmente, o que é indiscutivelmente uma grande melhoria em relação ao e-mail.

Ferramentas de controle de projetos: Ferramentas de fluxo de trabalho são um excelente exemplo de ferramentas de colaboração. Um fluxo de trabalho em essência é uma transação comercial do o início até o encerramento. As ferramentas de software colaborativo de fluxo de trabalho gerenciam os dados associados a um fluxo de trabalho à medida que decorram várias etapas.

A sua empresa usa uma plataforma colaborativa? Comente com a gente!

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Como ter uma gestão de processos eficiente

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Gestão de processos
A gestão de processos é o fator que move todo negócio. Até porque, uma companhia só vai conquistar seu objetivo se ocorrer um melhor controle dos processos internos. Para te ajudar a ter uma eficiente gestão de processos, a Sabesim conta com várias ferramentas que te ajudam nessa tarefa. São recursos fundamentais para uma melhor organização do cotidiano empresarial. Vamos conferir?

Sistema de Mensagens Internas

Com um dia a dia cada vez mais corrido, a cobrança se torna ainda mais alta. Por isso, a Sabesim criou um eficiente sistema de mensagens internas para estabelecer uma comunicação de qualidade entre os membros da equipe. A plataforma traz vários benefícios aos usuários. Veja só:

  • Aumento de produtividade

Quando a comunicação é eficaz, todos trabalham com motivação, e consequentemente há mais produtividade na rotina da empresa.

  • Informações seguras

No sistema de mensagens internas Sabesim, as mensagens ficam restritas somente aos usuários cadastrados na companhia. Com isso, todos da equipe terão a oportunidade de conversar e trocar informações de uma maneira segura.

  • Gestão moderna

Por meio do sistema, os gestores podem estabelecer e divulgar as regras aos funcionários. Além disso, também podem delegar as tarefas e acompanhar os resultados.

  • Fácil acesso

A plataforma possibilita que os colaboradores se comuniquem de forma ágil e integrada. Funcionalidades como troca de mensagens poderão ser acessadas por meio de um aplicativo de qualquer local.

Wiki para empresas

O banco de dados é um recurso essencial para qualquer empresa. E a Sabesim conta com um Wiki para empresas, um sistema de buscas similar a buscadores como Google, por exemplo. Ao inserir um termo ou palavra-chave em um campo de busca, o colaborador pode acessar a lista de tópicos relacionados. Tudo de forma extremamente prática.

Saiba que o sistema de Wiki da Sabesim possibilita uma ótima facilidade de consulta dentro de uma plataforma simples. É o recurso necessário para a organização de toda companhia.

Sistema Kanban Online: ferramenta inteligente para gestão de processos

O Sistema Kanban Online da Sabesim é um recurso eficiente para a delegação e controle de tarefas, além da coordenação de projetos. O objetivo é evitar com que seus funcionários percam o foco. Por meio do Kanban online, o usuário pode delegar as funções para cada colaborador, criá-las, acompanhar o andamento de cada necessidade, além de definir os prazos de cada trabalho.

A plataforma é bastante intuitiva, e o gestor poderá delegar as tarefas de uma maneira totalmente intuitiva. O sistema faz o controle do tempo que cada atividade demora para ser realizada, além de possibilitar que você visualize claramente quem é o responsável pela sua execução e como anda o progresso. Dessa maneira, o gestor poderá ter o controle de sua equipe, com feedbacks instantâneos.

O Sistema Kanban Online ainda conta com um moderno recurso de notificação de atividades e controle do tempo, para que você possa conferir tudo o que acontece no progresso das atividades. Dessa maneira, fica mais fácil acompanhar a evolução de cada trabalho, observando o que deve ser melhorado ou o que falta para ser finalizado.

Ter uma gestão de processos eficiente é essencial para qualquer negócio. Com nossas dicas e ferramentas, essa tarefa ficará mais fácil. Ainda tem algums dúvida? Deixe um comentário!

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