Organização de Tarefas

Organização de Tarefas: Mais Controle e organização

Eder Baum Deixe um comentário

Esse artigo pode ser muito útil para você que procura uma maneira de ter uma maior organização de tarefas relacionadas aos processos e projetos de seu negócio.
Isso porque apresentamos ferramentas digitais mediante as quais você poderá ter um controle sobre a qualidade dos produtos. Ademais, elas podem propiciar uma maior organização e uma melhor gestão das equipes de trabalho.
Com o intuito e falar mais sobre esse assunto, mostramos as vantagens das ferramentas de organização de tarefas. Apresentamos ainda algumas dessas ferramentas e seus diferenciais. Confira na leitura!

A importância das ferramentas de organização de tarefas

Sem dúvida, as rotinas laborais nas empresas da atualidade são muito intensas e envolvem uma série de variáveis, tanto internas quanto externas.
Muitas vezes, o emaranhado de aspectos que compõem uma organização inviabiliza um maior controle dos processos e trabalhos realizados. Isso pode acarretar em perdas para uma organização.

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No entanto, a chegada dos recursos digitais simplificou muito o gerenciamento de equipes. De fato, as ferramentas de tarefas contam com funcionalidades que automatizam e centralizam a gestão.
Elas permitem não apenas o gerenciamento de tarefas da equipe que trabalham em um projeto, mas também a visualização do andamento dos trabalhos.
Para que se possa ter uma ideia, por meio de um programa de gestão de tarefas é possível estabelecer prazos e metas, interligando toda a equipe. 

É possível ainda verificar a existência de gargalos e resolvê-los em tempo hábil de modo a não colocar em risco a entrega dos trabalhos.
Além dessas vantagens, essas ferramentas permitem visualizar os colaboradores responsáveis por cada etapa ou parte do projeto. Dessa forma, é possível fazer o devido controle de maneira mais efetiva.
Esses programas permitem ainda não apenas entender em que etapa um projeto se encontra, como também possibilita o estabelecimento de prioridades.
De maneira resumida, podemos dizer que esses softwares facilitam em muito a gestão de um negócio.
De fato, eles centralizam as informações sobre os trabalhos e simplificam o acompanhamento dos projetos. No tópico a seguir, apresentamos um desses programas para organização de tarefas.

Organização de Tarefas Com o Sistema Kanban Online

Uma ótima plataforma para o gerenciamento de tarefas é o Sistema Kanban. A seguir, mostramos o que esse software tem a oferecer.

Mais flexibilidade

Uma das grandes vantagens dessa ferramenta é o fato de ela permitir a alteração de prazos de modo a ser visualizada por toda a equipe.
Desse modo, é possível adequar as datas a imprevistos e outros fatores que podem impossibilitar os prazos estabelecidos anteriormente.
Além disso, as tarefas podem ser excluídas ou adicionadas a qualquer momento.

Maior comunicação

A ferramenta possibilita ainda uma comunicação mais eficiente do gestor com os membros de sua equipe.
De fato, é possível se comunicar com os colaboradores por meio da própria plataforma, o que evita a perda de tempo.

Mais organização e planejamento

Outra vantagem dessa ferramenta é o fato de ela proporcionar um planejamento diário mais efetivo.
De fato, uma das funcionalidades presentes nela é o controle do tempo em que cada tarefa deve ser executada e entregue.
Os trabalhos podem ser acompanhados em todas as suas etapas. Esse sistema de gestão de tarefas classifica essas etapas em quatro blocos. São eles:

  • Em espera (tarefas necessárias à execução do projeto)
  • Para fazer (atividades delegadas, mas não iniciadas)
  • Em andamento (trabalhos sendo executados)
  • Concluído (trabalhos entregues)

Mais controle

Para que se possa ter uma ideia, é possível verificar a porcentagem de tempo que as tarefas permaneceram em cada uma das etapas que indicamos acima.
No tópico a seguir, apresentamos um outro tipo de ferramenta, muito utilizada pelos profissionais da área da tecnologia. Estamos falando da metodologia Scrum.

Ferramenta Scrum para Organização de Tarefas

Essa ferramenta de projetos é utilizada especificamente para projetos mais complexos e maiores.
Por meio dela, é possível dividir a realização dos projetos em etapas menores, também conhecidas como ciclos.
Dessa forma, tem-se um ganho na qualidade do trabalho executado, haja vista que a divisão do trabalho evita o desgaste e concentra esforços.
Tal como no caso da ferramenta para organizar tarefas de que falamos acima, ela permite a delegação das etapas que compõem o serviço. Com isso, ela também proporciona mais autonomia a cada colaborador.
Os prazos também são determinados de modo a proporcionar o gerenciamento da equipe e a visualização do andamento do trabalho.
A transparência também é uma vantagem dessa ferramenta. De fato, por meio dela é possível centralizar todas as informações referentes ao projeto em um único local.
Além disso, os gestores podem realizar feedbacks regulares com o intuito de melhorar a comunicação entre a equipe e garantir o sucesso do projeto.
Essas ferramentas também são bastante flexíveis, amoldando-se a realidade das organizações de maneira dar mais eficiência ao trabalho da equipe.
Para melhor visualizar todas essas características da ferramenta Scrum, apresentamos uma delas no tópico seguinte.

A Ferramenta Scrum Sabesim

Gestão de projetos

Essa ferramenta tem uma série de funcionalidades que permite a gestão de projetos maiores.
De fato, ela permite o acompanhamento de cada parte do trabalho da equipe, o que seria praticamente impossível sem a ajuda de uma ferramenta digital.

Planejamento das atividades

A ferramenta Scrum da Sabesim! permite o desmembramento e divisão das tarefas.
Com isso, os colaboradores passam a entender mais facilmente as metas do trabalho. Dito de outro modo, o foco ganha em direcionamento.

Acompanhamento

Ademais, isso não prejudica o acompanhamento das atividades, haja vista que essa ferramenta é muito intuitiva e de fácil manuseio.
Por meio dela, os gestores podem entrar em contato com os colaboradores em tempo real, intervindo junto às tarefas com a finalidade de melhorar sua execução.
Por conta de todas essas funcionalidades, a ferramenta Scrum da Sabesim! é uma das mais recomendadas para quem deseja ter mais controle e qualidade na execução de projetos maiores.

Organização de Tarefas no Trabalho com Ferramentas Digitais

Assim, podemos concluir que os softwares que apresentamos aqui podem facilitar muito a gestão de um negócio. Com eles, é possível ter um acompanhamento efetivo de projetos e ter resultados com mais qualidade.
Isso porque esses programas permitem a centralização e a transparência das informações, além de integrar todos os envolvidos no trabalho. Esses aspectos contribuem para uma maior organização no trabalho.

E você, já utiliza algum desses softwares para dar mais eficiência aos processos de seu negócio? Qual?

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segurança de dados

Como manter a segurança de dados no home office?

Allana Jessica Deixe um comentário

Com a atual situação do país, diversas empresas liberaram seus funcionários para fazer trabalho remoto em suas casas. Essa é uma ótima forma de conter a disseminação do Coronavírus, caso a pessoa não trabalhe em um serviço essencial. Porém, não são todas as pessoas que estão acostumadas a trabalhar dessa forma, o que pode acarretar alguns problemas para a empresa. Um deles é a falta de segurança de dados no home office. 

Para te ajudar com essa questão, separamos algumas dicas essenciais. Implante esses passos na sua rotina e mantenha a segurança de dados no home office!

Dicas para manter a segurança de dados no home office

segurança de dados

Cuidado onde clica para garantir a segurança de dados no home office

Estamos passando por um momento muito delicado mundialmente, onde ficamos cada vez mais vulneráveis contra os cibercriminosos. 

Eles se aproveitam da situação, enviando links em massa com informações falsas que podem ser relacionadas a saúde, reembolso de eventos que não poderão mais acontecer, entre outros. 

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Esses links podem fazer com que você instale ransomware ou outros malware em seu computador ou celular, colocando a segurança de dados pessoais e profissionais em risco. 

Sendo assim, todo cuidado é pouco. Quando precisar mandar um e-mail para alguém, tenha certeza de que está enviando a mensagem para o endereço certo. Os e-mails que você recebe também merecem atenção. Abra apenas as mensagens de endereços que você conhece. 

Cuidado nos links que você clica, principalmente os que estão dentro de websites que você não abre com frequência. Os anexos também só devem ser abertos se forem enviados por fontes confiáveis.

Muitas vezes, acreditamos que esse tipo de situação nunca vai acontecer conosco. Mas, saiba que ninguém está seguro contra o cibercrime.

O departamento de Saúde e Serviços Humanos dos Estados Unidos foi invadido recentemente, o que causou a distribuição de fake news em massa. 

Faça backup  

segurança de dados

É fundamental garantir que seus serviços de segurança de dados e os backups estejam sempre atualizados e funcionando normalmente. Isso se torna ainda mais importante ao fazer home office. 

Caso precise de ajuda com essa tarefa, peça para o seu departamento de TI. Eles irão verificar a integridade do seu sistema. 

Se você está tranquilo, pois trabalha com a cultura de BYOD (Bring Your Own Device, em português, traga seu próprio aparelho), é melhor rever seus conceitos.

O tópico acima nos mostrou que ninguém está seguro, por isso, verifique se os serviços de proteção e segurança de dados estão em execução. 

Você sabe quando foi feito o último backup dos seus dispositivos? Esse é um ótimo momento para saber a resposta exata para essa pergunta. Veja se você consegue acessar seu backup de dados para recuperá-los no futuro, caso você ou alguém da sua equipe precise. 

Mantenha contato constante com sua equipe de TI para manter a segurança de dados no home office

As áreas de TI das empresas estão provando cada vez mais a sua importância, principalmente em momentos como esse, onde o funcionamento de serviços de rede e a segurança de dados é tão essencial. 

Fale com eles e peça para que a equipe faça avisos para manter todos os funcionários informados. Assim, ninguém vai achar estranho caso alguma manutenção de serviços precisar ser feita. 

Sistema para home office – Sabesim 

segurança de dados

Além dessas dicas que vão fazer toda diferença na segurança de dados pessoais e profissionais, trabalhar com o sistema para home office Sabesim vai trazer essas e outras vantagens para o seu negócio. 

Veja abaixo as principais funcionalidades que irão ajudar você e sua equipe na quarentena:

Controle de tarefas e projetos 

Com essa funcionalidade, você pode designar tarefas para pessoas específicas da sua equipe e controlar o andamento de todas as atividades. Tudo graças ao Sistema Kanban.

Como você terá uma visão mais completa de tudo que está acontecendo no seu negócio, será mais simples controlar prazos de entrega e resultados de qualidade.

As reuniões também podem ser compartilhadas com mais facilidade e todos irão saber quem está disponível para ajudar em uma tarefa ou tirar uma dúvida. Você também pode colocar lembretes, lembrando a todos sobre hora e data de suas entregas e compromissos.

Sistema próprio de comunicação 

Alguns gestores acreditam que, por mais que o WhatsApp seja simples de usar, pois todos já o conhecem, o aplicativo pode tirar o foco dos funcionários no home office, já que também possuem contato de amigos e familiares na mesma plataforma. 

Você não terá que passar por esse problema com o sistema para home office Sabesim. Oferecemos um local exclusivo para trocas de mensagens que somente os seus funcionários terão acesso. 

Nele, você poderá enviar mensagens privadas, para pequenos grupos ou para toda a equipe. Também é possível enviar protocolos e documentos para que seus colaboradores estejam cientes das ações da empresa.

Outro fator bem interessante dessa funcionalidade é a possibilidade de postar artigos que irão ajudar na adaptação para o home office. Os funcionários poderão curtir e comentar os posts, como se fosse uma rede social.

Gestão de equipes 

A Sabesim criou uma maneira de descomplicar softwares com funcionalidades de gestão de pessoas. No sistema para home office, você terá todos os dados dos funcionários em um só lugar. Assim, fica bem mais fácil acompanhar o desenvolvimento e realizar análises comportamentais. 

Dentro dessa área, você vai encontrar outras funcionalidades, como:

Mais produtividade 

A tecnologia chegou no dia a dia de diversas empresas, e consequentemente, tem aumentado a produtividade na rotina. 

Os processos que envolvem papéis ou até mesmo o telefone já deixaram de ser usados há alguns anos, pois roubam um tempo valioso dos funcionários. Eles poderiam estar fazendo outras atividades que realmente fariam a empresa crescer. 

Por isso, dentro do sistema para home office Sabesim, temos ferramentas de gestão de conhecimento e gestão de processos que irão otimizar o tempo dentro do seu negócio. 

É disso que sua empresa está precisando para se desenvolver ainda mais? Fale hoje mesmo com um dos consultores da Sabesim e tire todas as suas dúvidas sobre o nosso serviço.

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trabalho home office

Trabalho home office: Como implantar na empresa?

Allana Jessica Deixe um comentário

Implantar o trabalho home office na empresa tem sido a salvação para muitos empreendedores e funcionários. O método permite que a empresa continue funcionando e os colaboradores continuem empregados e sem colocar a saúde em risco em tempos de crise. 

Com o crescimento do trabalho home office no Brasil, algumas empresas já estavam acostumadas com esse modelo, enquanto outras estão sofrendo com essa alteração na rotina. 

Quanto maior a empresa, mais difícil fica para colocar as pessoas em contato e trabalhando em prol de um único objetivo sem juntá-las no ambiente de trabalho. 

Como lidar com essas e outras situações que podem aparecer durante a implantação do trabalho home office na empresa? É isso que você vai descobrir nesse texto!

Selecionamos as dificuldades mais comuns de empresas que estão passando por esse tipo de mudança e elaboramos algumas dicas.

Como preparar sua equipe para o trabalho home office?

trabalho home office

Transformação no comportamento 

Para algumas pessoas, o trabalho home office pode ser um desafio. Mas, com um pouco de mudança de pensamento e atitude, é possível driblar todas essas barreiras que colocamos na nossa cabeça. 

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Cada empresa funciona de um jeito diferente. Por isso, a primeira coisa que você precisa fazer é avaliar como sua equipe pode se moldar a esse novo modelo de trabalho e o que é necessário para que isso aconteça. 

A partir daí, fica mais fácil perceber que é possível sim trabalhar da mesma forma e entregar os resultados na mesma qualidade que em um modelo de trabalho presencial. 

Confiança nos funcionários no trabalho home office

trabalho home office

Pode ser que na sua empresa a adaptação seja mais difícil para os gestores e para a alta gestão do que para os funcionários em si. 

Na maioria dos casos, isso acontece porque não queremos sair da rotina e ficamos mais tranquilos em ver com os próprio olhos que os integrantes da equipe estão fazendo seu trabalho corretamente.

O medo de oferecer essa liberdade para o time pode atrapalhar (e muito!) a continuidade das atividades e o desempenho da empresa durante a quarentena. 

O controle do trabalho não será feito da mesma forma, mas isso não significa que os funcionários não vão ter suas tarefas monitoradas. 

A melhor forma de manter o trabalho em equipe funcionando plenamente nesse período é dar apoio para os funcionários. Demonstrar confiança e oferecer ajuda caso eles precisem de algo vai fazer toda diferença nos resultados. 

Planejamento é a chave 

Um bom planejamento e uma rotina regrada é o segredo do sucesso do trabalho home office. Dentro de casa, nada muda. Todos sabem quais são suas responsabilidades e que precisam cumprir suas tarefas. 

Pode parecer uma dica simples e óbvia, mas ignorar o planejamento no trabalho home office é um tiro no pé. 

Crie uma estratégia, monte uma rotina e siga esse cronograma a risca. Dessa forma, todos os funcionários irão conseguir realizar suas tarefas sem muitos problemas. 

Trabalhe com metas no trabalho home office

trabalho home office

Assim como é possível monitorar a produtividade da sua equipe, você também pode avaliar seu desempenho no trabalho home office. 

Com o avanço dessa metodologia, foram criadas algumas plataformas que conseguem entregar essas métricas para você. Dessa forma, você consegue ficar de olho nos prazos, tarefas e o progresso das entregas a distância. 

Mesmo em casa, sua equipe é plenamente capaz de conseguir reproduzir os mesmos resultados que você tinha com a empresa aberta. 

Mantenha a comunicação interna funcionando no trabalho home office

A falta de comunicação entre os funcionários é um dos fatores que prejudica o funcionamento do trabalho home office. Se sua equipe trabalhar sem rotina, quando um colaborador precisar de ajuda, ele não vai saber se o colega está online para resolver o seu problema ou tirar uma dúvida. 

Estar presente mesmo de longe é fundamental nesse momento. É tarefa dos líderes de cada setor manter a sua equipe unida online. Assim, caso alguém precise de assistência, outra pessoa do time poderá ajudar. 

Existem diversas plataformas que podem manter todo o setor online no mesmo lugar. Essa comunicação pode ser feita por vídeo, áudio ou até mesmo mensagens de texto. Independente do meio de comunicação, ele deve funcionar bem para todos. 

Trabalho vs. Lazer 

Para empresas que nunca trabalharam com o regime home office, os funcionários podem se sentir confusos na hora de separar o trabalho dos momentos de lazer. A situação pode ficar ainda mais complicada se o colaborador não tiver um espaço adequado em casa para fazer o trabalho remoto.

Ajude todos da sua equipe a entrarem no clima de home office. Prepare um documento com algumas dicas de como lidar com esse novo modelo de trabalho e esteja disposto a tirar dúvidas frequentes sobre o funcionamento da rotina nesse período. 

Mesmo que o funcionário não tenha um cômodo separado apenas para o home office, o importante é que esse espaço seja agradável e que permita que ele consiga produzir diariamente sem ser interrompido por outras pessoas que morem com ele. 

Mais uma vez, planejamento é importante. Estabelecer um horário para começar e terminar o home office vai ajudá-los a realizar todas as atividades necessárias com organização e dedicação. 

Conte com a ajuda do software para home office Sabesim

A tecnologia é a principal aliada do trabalho remoto. É por isso que a Sabesim desenvolveu um software para home office perfeito para ajudar a sua empresa a continuar crescendo na quarentena. 

O sistema permite que você controle tarefas e prazos, comunique-se com a sua equipe, gerencie seus funcionários, aumente sua produtividade e muito mais! 

Conclusão

As dicas que você conferiu nesse texto são bem simples de seguir e vão te ajudar a implantar o trabalho home office no dia a dia da sua empresa. 

Além das nossas dicas, o Software para home office Sabesim irá te ajudar muito nessa missão. Visite nosso site e saiba tudo sobre como o sistema funciona.

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kanban digital

Kanban Digital: Tudo o que você precisa saber

Eder Baum Deixe um comentário

Kanban Digital é uma ferramenta muito importante no dia a dia de muitas pessoas, principalmente todas aquelas que buscam de fato um tipo de gestão mais efetiva e que possa atender às expectativas.

Normalmente essa metodologia quando aplicada pode transformar todo o ambiente de trabalho e também pode garantir que todo o processo possa fluir de uma forma mais indicada e dentro do que é planejado.

Entendendo sua importância, vou trazer todas as informações sobre Kanban Digital para que você possa conhecer e aproveitar de todos os seus benefícios, obtendo também êxito nas suas escolhas de gestão e controle de trabalho.

O que é o Kanban Digital

Kanban é uma metodologia da década de 1960, e traz toda uma otimização em termos de produção, trazendo, por exemplo, o Just in Time, produzido pelo Toyotismo e que até hoje pode ser uma alternativa interessante.

Essa metodologia preza por um controle muito bem aplicado com o que é produzido, com quantidades, e tantas outras informações que são importantes para garantir somente o necessário, sem faltas ou excedentes.

Mesmo sendo uma metodologia relativamente antiga, ainda hoje é utilizada e também é muito importante do ponto de vista do controle de produção e até mesmo para trabalhar com metas mais direcionadas.

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Para que serve

O Kanban Digital serve para que você possa ter um controle geral de trabalho, de produção e principalmente de produtividade de uma forma simples e totalmente indicada, conseguindo alcançar muitos benefícios.

Essa versão digital é uma forma de conseguir atualizar alguns métodos e torná-los ainda mais acessíveis, já que essas são questões que todas as empresas vivem e precisam lidar de uma maneira geral.

Atualizar esse tipo de controle é também conseguir acessar a outros componentes que hoje estão à disposição e que antes ainda não se poderia ter acesso, principalmente com relação a trabalho online e metas que precisam ser alcançadas.

De que forma pode ser útil

Como já foi dito anteriormente, você pode utilizar o Kanban Digital para fazer um tipo de análise e de controle de uma maneira muito mais ampla, e também de uma forma mais adequada, obedecendo a uma necessidade do próprio mercado.

Considerando que muitas atividades estão sendo assumidas, normalmente é necessário também ter um tipo de visão global, que possa auxiliar em todo esse processo e consiga trazer todos os benefícios que são de fato necessários.

Por isso é uma metodologia que pode ser muito importante, que pode trazer alguns benefícios que você pode alcançar de maneira relativamente simples, e por isso é algo que você pode apostar.

Principais benefícios

Entendendo essa metodologia como sendo muito importante, vou trazer alguns dos benefícios que você pode obter com a utilização do Kanban Digital, e também de que maneira isso pode impactar no seu dia a dia.

Com esses benefícios é o tipo de certeza que você possui para obter o encaminhamento de processos, de produções, e principalmente do dia a dia que precisa ser constantemente observado com muito cuidado.

Visão global

Um dos principais benefícios dessa metodologia é você ter uma visão global do trabalho, seja o que precisa ser feito, como precisa ser feito e também o que é necessário para que se cumpra aquele objetivo.

Essa visão é muito importante para que você possa levar em conta sempre o processo e consiga também avaliar algumas possibilidades de obter o retorno que precisa e até mesmo planejar passos à frente que precisam ser dados.

Simplicidade

O Kanban Digital oferece todas as informações de uma maneira bastante simples, e isso já ajuda à todas as pessoas que de fato precisam estar à par do funcionamento da metodologia e como é aplicada o dia a dia.

Essa simplicidade é muito importante para que você tenha o controle e gestão da empresa como um todo, o que é indicado para que você possa observar cada processo e como eles podem se direcionar.

Acesso à informação

Um dos principais benefícios do uso do Kanban Digital é que você não tem somente acesso a aquele ponto em especial, mas também pode ter saber de outras informações importantes e que podem te ajudar neste sentido.

O intuito é trazer algumas dicas e possibilidades que podem auxiliar na sua gestão como um todo, e isso também é muito importante para que você possa sempre olhar para mudanças positivas que podem ser feitas.

Ritmo de trabalho

Manter o ritmo no trabalho nem sempre é fácil, principalmente quando você tem que pensar em estratégias, fazer o controle e também ter relatórios e todos os resultados em sua mão para então voltar ao planejamento.

Com o Kanban Digital você consegue sempre manter esse ritmo constante, algo que ajuda e muito em como você trabalha e para quem não pode deixar o ritmo cair, sendo uma estratégia muito interessante.

Comunicação fluida

A comunicação é um outro fator que você pode alcançar e que certamente vai fazer a diferença em todo o processo, já que quanto mais você garante essa comunicação fluida, melhores são os resultados em todos os setores.

A ideia da manutenção dessa comunicação é a chave para que você consiga crescer sempre mais, e é uma das garantias do uso dessa metodologia e que também pode ser acessado por você.

Metas bem estabelecidas

Por fim, essa metodologia tem um grande diferencial no dia a dia de uma empresa pois pode ser uma forma de ter metas muito bem estabelecidas, e isso também favorece o rumo que você quer dar para o seu trabalho.

Com metas bem estabelecidas você sempre tem equipes mais motivadas e concentradas no serviço que precisa ser feito, e por este motivo é uma facilidade e tanto trabalhar com essa ferramenta no seu dia a dia.

O Kanban Digital é uma versão mais moderna de uma metodologia da década de 1960, mas que ainda assim é muito útil no dia a dia, e principalmente na produção e produtividade de sua empresa, e certamente o seu uso pode fazer toda a diferença.

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Gestão de projetos online

Controle de projetos online: Por que é tão importante

Eder Baum Deixe um comentário

Um dos maiores desafios a serem encarados por gestores é a Gestão de Projetos de maneira adequada. Isso porque cada detalhe é algo de suma importância para o seu sucesso. Sendo assim, uma das formas de obter resultados é controle de projetos online.

Sabe-se que a tecnologia é um dos recursos mais utilizados pelo homem no século XXI. Contudo, algumas pessoas ainda a utilizam com um certo grau de restrição, que não deveria existir.

Mas afinal de contas, como o controle de projetos online pode ajudar a melhorar a qualidade dos resultados? Entenda um pouco mais sobre o assunto agora.

O que é preciso para alcançar todos os objetivos de um projeto?

Um dos grandes erros cometidos por gestores não é encontrar ferramentas eficazes para executar um projeto, mas sim, não saber como executar um projeto de sucesso.

Ao contrário do que muitos pensam, não é preciso algo tão complexo para que as coisas comecem a dar certo. Para tanto, basta focar no que realmente importa.

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Portanto, para que um projeto seja executado da forma correta ele precisa:

1 – Ter um bom sistema de comunicação

Que permita que todos os participantes consigam falar entre si, esclarecendo suas dúvidas, compartilhando informações e tendo acesso rápido ao seu gestor.

2 – Análise de todas as execuções

É preciso analisar todas as tarefas de modo a compreender se elas estão sendo executadas no tempo correto e os seus executores estão encontrando algum tipo de dificuldade durante o processo.

3 – Sistema de criação e armazenamento de documentos

Todo projeto tem a sua parte burocrática, e para que ela não seja um empecilho em sua realização, é preciso de um sistema qualificado de criação e armazenamento de documentos.

Tal sistema deve permitir não só o armazenamento seguro de todos os documentos, assim como, deve fomentar a sustentabilidade, com a redução do uso de papel e também otimizar o seu acesso em momentos importantes.

Além disso, tal sistema garantirá ao gestor maior organização. E organização sempre deixa um projeto um passo mais próximo de sua conclusão.

4 – Medidores de desempenho

Além de monitorar todas as atividades, é preciso medir o desempenho do projeto em si e de cada uma delas. Isso possibilitará ao gestor uma visão mais dinâmica sobre quais ações deve tomar para que consiga concluir os objetivos e metas de seu projeto.

O que as ferramentas deve ter para ajudar no controle de projetos online

Depois de entender os elementos essenciais para que um projeto possa dar certo, é hora de descobrir o que as ferramentas devem ter para facilitar o controle de projetos online. Veja quais são elas.

1 – Organização

É preciso encontrar ferramentas que permitam anexar documentos, imagens vídeos e áudios.

Além disso, é possível estipular o tempo para se entregar cada tarefa, além de pode designá-la à pessoa desejada.

Assim, o gestor poderá acompanhar de perto toda a evolução do projeto, sem que precisa cobrar excessivamente cada um dos envolvidos.

2 – Que sirva para analisar dados complexos

Embora a complexidade deve ser algo dispensado em um projeto, é natural que existam dados que não sejam facilmente identificados nele.

Desse modo, é preciso encontrar ferramentas que possam recalcular cronogramas, analisar dados estatísticos bem como analisar como cada tarefa está influenciando a outra. De acordo com cada especificidade do projeto.

3- Que consiga uma boa definição de cada etapa do projeto

Um projeto precisa de uma ferramenta que o permita definir objetivos, metas, responsabilidades, além de equipes e prazos. Assim, seja possível forma dinâmica o processo como um todo.

4- Que consiga estabelecer o controle por medidores de desempenho

O controle online de projetos através de medidores de desempenho por meio da gestão do tempo de cada funcionário também é algo importante para a evolução de um projeto.

Além disso, esta ferramenta é indicada principalmente para gestores que gostam de ter acesso a relatórios, gráficos, entre outros documentos.
Controle de projetos online com Sabesim: entenda porque é a melhor alternativa

Desenvolvidos especialmente para gestores que desejam realizar controle de projetos online de forma rápida, objetiva e direta, os softwares disponibilizados pela Sabesim permitem uma alta performance e resultados surpreendes.

Isso porque a empresa apresenta várias alternativas de acordo com a necessidade de cada empresa. Veja algumas opções:

Ferramenta Scrum

Ideal para quem procura ter o controle de todos os processos da empresa tais como:

  • Planejamento de atividades;
  • Análise de dados;
  • Comunicação interna qualificada;
A ferramenta é ideal para que busca por resultados mais expressivos.

Sistema Kanban online

O Sistema Kanban online é mais uma opção oferecida pela Sabesim para o controle de projetos online.

Isso porque através dele é possível delegar e controlar tarefas, definir equipes de trabalho e coordenar projetos.

Trata-se de um software que se desenvolve de maneira intuitiva, controlando o tempo de cada tarefa, além de possibilitar a visualização de quem está executando o trabalho.

Ele proporciona o feedback instantâneo de cada colaborador, sendo possível analisar suas principais qualidades e falhas, de modo que seja possível corrigi-las.

Sistema de mensagens internas

Como já foi dito, grande parte do sucesso de um projeto está na comunicação. Sendo assim, quanto mais rápida e dinâmica for a comunicação, melhor o aprofundamento sobre diversas questões do projeto a ser executado.

E pensando nisso foi que a Sabesim desenvolveu sistema de mensagens internas. Além de ser prático, o sistema é bastante seguro, sendo que apenas aqueles que tem acesso autorizado podem entrar na plataforma.

O sistema é bastante moderno e possui uma interface amigável possibilitando proporcionando aumento da produtividade e uma gestão moderna.

Portanto, se você deseja realizar controle de projetos online de maneira adequada o melhor a se fazer é contar com uma das ferramentas tecnológicas da Sabesim.

Entre em contato conosco e descubra todas as soluções inteligentes que temos para o seu negócio.

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scrum master

Metodologia scrum: 7 pecados mortais de um Scrum Master

Eder Baum Deixe um comentário

Muitos empreendedores e gestores se queixam que a metodologia scrum é pouco eficiente ou não é capaz de gerar os resultados que se espera desse método. Mas, o que muitos não sabem é que podem estar cometendo alguns dos pecados mortais de um Scrum Master.

Isso mesmo! São comportamentos e modos de pensar que prejudicam diretamente o desempenho de tarefas e o gerenciamento de projetos. E nesse post listamos os sete principais erros do gênero que você deve evitar a todo custo. Confira!

Erros que devemos evitar ao aplicar metodologia scrum

Basicamente, quando se trata de metodologia scrum, existem alguns erros que precisam ser evitados para garantir que esse processo ofereça bons resultado na gestão de projetos. E o primeiro deles é:

1. Ignorar regras básicas da metodologia

Um dos primeiros pecados de um Scrum Master é não seguir as regras da metodologia scrum. Ao invés de acompanhar de perto o andamento de projeto, você falta as reuniões.

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Ao invés dos desenvolvedores se comprometerem com tarefas como renuir o conteúdo do sprint, é você que está fazendo. E as revisões só estão apontando se a equipe está fazendo ou não trabalho, sem apresentar nenhuma proposta de melhoria.

É preciso ter em mente que apesar da metodologia ser flexível, existem regras que precisam ser seguidas. Caso contrário tudo começará a se acumular até virar uma grande bola de neve.

2. Ao invés de seguir o que foi determinado você faz tudo do seu jeito

As interações e demandas foram estabelecidas, mas você quer que resolva do seu jeito. Ao invés de trabalhar com o time, você está fazendo com que ele trabalhe por você.

Você determinou que todos comecem em um horário X, trabalhem por horas seguidas sem pausas e entreguem uma quantidade Y de demandas.
Isso está errado em vários aspectos. Tenha em mente que cada membro da equipe sabe qual a melhor forma de trabalhar individualmente. Se todos estiverem dentro da estrutura do Scrum não tem problema algum se cada um trabalhar do jeito que acha melhor.

Como scrum master, você até pode dar algum direcionamento para a equipe, mas tenha em mente que um dos princípios dessa metodologia é justamente aumentar a produtividade através do trabalho em conjunto. Logo, todas as etapas não podem ser executadas apenas do seu jeito.

3. Você quer resolver os problemas antes mesmo que eles surjam

Outro erro que deve evitar ao aplicar a metodologia scrum é tentar “apagar o fogo” sem que nem mesmo haja sinal de fumaça. Essa agressividade acaba sendo prejudicial em vários aspectos.

Você acaba ficando sobrecarregado e muitas vezes cria situações desnecessárias e que não ajudam em nada a gestão de projetos.

Isso não quer dizer que você deve deixar o seu time cometer vários erros e só esconder tudo debaixo do tapete. Pelo contrário, você precisa permitir que os seus colaboradores achem o problema e busquem uma solução.

É justamente essa jornada de erros, acertos e aprendizados que irá formar um time vencedor que sabe gerenciar qualquer obstáculo que possa surgir ao longo do percurso.

4. Não ter empatia

Ter empatia não significa que você deve colocar os seus desenvolvedores “embaixo da asa”. Pelo contrário, esse tipo de sentimento acaba sendo benéfico em vários sentidos, desde que seja na medida certa.

Entenda que cada pessoa tem seus valores, ideais, pontos fortes e também defeitos. E é justamente entendendo os limites e potenciais de cada um da sua equipe que será possível desenvolver cada profissional ao máximo.

Além disso, lembre-se que um ambiente de trabalho saudável e criativo acaba incentivando e motivando os desenvolvedores. A forma como se trabalha hoje é completamente diferente de algumas décadas atrás.

Isso porque as empresas entenderam que de nada adianta fazer um desenvolvedor passar horas na frente de um computador, se a produtividade dele vai cair depois de 2 hora programando direto. Por isso, tenha empatia, ajude a estimular a criatividade no local de trabalho, faça pausas e entenda os seus profissionais.

5. Você foca apenas no treinamento do time de desenvolvimento

Outro pecado mortal que um Scrum Master deve evitar ao aplicar a metodologia scrum consiste em focar apenas na equipe de desenvolvimento.

É preciso ter em mente que um scrum master precisa trabalhar com todos os times ligados ao produto. Somente assim será possível chegar a um resultado final realmente satisfatório. É necessário aplicar os valores ágeis em todos os departamentos da empresa.

Seja do desenvolvimento, marketing, contabilidade ou qualquer outro setor. Afinal de contas, uma empresa funciona como um relógio onde cada equipe é uma engrenagem que desempenha uma função em específico.

E para que o relógio funcione, é preciso que todos estejam alinhados.

6. Achar que você ou seu time é ágil apenas por usar scrum

Muitos Scrums Masters acreditam que o fato de usarem a metodologia scrum, é o que faz deles profissionais ágeis.

Mas, assim como não seguir as regras é um erro, acreditar que só porque você está usando elas, está sendo ágil, também é. Um produto pode ficar anos em fase de desenvolvimento e mesmo assim cumprir o Scrum.

E ao mesmo tempo você pode apresentar um projeto em duas semanas, mas ele não ser ágil. Isso porque provavelmente ainda há vários resíduos que precisam ser eliminados.

Por isso, tenha em mente que para ser um Scrum Master é necessário levar os princípios ágeis para todos os aspectos da sua vida profissional. Essa é uma metodologia que é aplicada de forma contínua para gerar resultados.

7. Você se baseia apenas em certificações

Quando a metodologia Scrum ganhou popularidade, várias certificações surgiram, tais como: CSM, SPS, CSPSM, CAL, SP, APSM e dezenas de outras.

E sim, realmente é possível obter lições importantes através dessas certificações, mas é necessário ter em mente que não é só porque você fez um curso X que se tornou um especialista na metodologia. A maior prova disso é a quantidade de profissionais formados que não sabem como manter um time ágil.

Ser um Scrum Master está mais relacionado ao fato de você se aperfeiçoar constantemente buscar maneiras de potencializar os resultados do seu time, do que obter uma certificação. Lembre-se, essa é uma metodologia que sempre busca agilidade e melhorias, e isso também vale para o seu modo de trabalhar.

Conhecer os principais pecados mortais de um Scrum Master é o primeiro passo para aperfeiçoar a aplicação dessa metodologia. Agora, é necessário evitar esses erros buscando ferramentas e atitudes ágeis.

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Software de comunicação interna

Software de comunicação interna: 6 dicas antes de escolher um

Eder Baum Deixe um comentário

Ter um software de comunicação interna é um dos requisitos básicos para a organização de uma empresa. Afinal de contas, comunicação é tudo. E quando ela não acontece da forma adequada, muitos problemas podem passar a surgir.

Portanto, escolher meios através dos quais seja possível o desenvolvimento de uma comunicação efetiva e qualificada é um dos primeiros passos para se ter um negócio de sucesso. Mas nem sempre é fácil fazer a escolha certa, levando em consideração de que no mercado existem diversas opções.

E foi pensando nisso que desenvolvemos este artigo com 6 dicas úteis como escolher o melhor software de comunicação interna para a sua empresa.

Por que a comunicação interna é tão importante?

Pode-se dizer que a comunicação é um elemento vital da sociedade como um todo. Sem ela certamente a evolução da espécie humana não seria possível.

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E em se tratando de gestão de negócios, ela também é uma prioridade.

Isso porque é importante ter um equipe integrada que saiba trabalhar em conjunto e que consiga se ajudar. Tal característica, promove não só um bom desempenho do trabalho a ser executado, mas fomenta a motivação e bem estar entre os colaboradores.

A comunicação interna é composta por 3 elementos essenciais:

  • Fácil compreensão: onde os dados compartilhados entre a equipe possuam uma linguagem que pode ser compreendida por todos;
  • Acesso rápido: onde cada membro da equipe consiga acessar facilmente dados que são compartilhados entre si;
  • Resposta rápida: onde o meio disponibilizado para a comunicação permita que os integrantes da equipe consigam receber e dar respostas rápidas;
Sabendo disso, é possível agora compreender um pouco mais sobre o que é preciso para escolher um software de comunicação interna de qualidade.

1 – Um software de comunicação interna precisa ter uma interface amigável

Na execução de um projeto, existem diferentes etapas e cada uma delas com um nível de complexidade. Sendo assim, existem momentos em que a equipe consegue executar suas tarefas de maneira simples, mas também existem momentos que elas requerem um pouco mais de concentração.

Portanto, a ferramenta de comunicação interna deve possuir uma interface amigável, dinâmica. Pois caso contrário, o colaborador pode acabar por desistir de se comunicar no momento em que precisa, e isso poderá ser algo prejudicial ao projeto.

2 – Deve ter políticas de uso bem definidas

Um software de comunicação interna não precisa vir com um manual de instruções, entretanto, precisa de políticas de uso bem definidas.

Tais políticas norteiam os usuários a respeito da utilização do recurso de maneira responsável. Tal requisito evita que alguns problemas ocorram, fomentando o desenvolvimento de posturas mais éticas.

3 – Ele deve ser rápido

Utilizar recursos que travam a todo momento, que demoram para carregar a mensagem ou algum tipo de arquivo não é algo bom para a equipe. Muito pelo contrário, é cansativo e gera mais trabalho do que os colaboradores já tem.

Por isso, opte por softwares que possuem respostas rápidas e que sejam de fato úteis para a equipe. Caso contrário, a equipe voltará para os antigos e-mails, que podem demorar horas, ou até mesmo, dias para serem respondidos.

4 – Escolha um software de comunicação interna que permita a criação de grupos

Algo que faz com muitos colaboradores percam a paciência, é receber notificações de mensagens que não tem nexo com a execução de seu trabalho.

É fato que a equipe deve saber de tudo o que está acontecendo, mas ter que se atentar a todo momento para não deixar passar nada só fará com que o colaborador atrase sua entrega.

Por isso, é importante escolher um software que permita a criação de grupos específicos, onde os interessados compartilhem ali informações importantes.

5 – Fique atento à segurança que o software irá oferecer

Existem muitas informações que não podem ser compartilhadas com o ambiente externo. Pois caso contrário, isso poderia comprometer todo o sucesso do projeto.

Nesse sentido, é importante atentar-se ao quesito segurança no momento de escolher seu software de comunicação interna. Deste modo, você evitará complicações futuras que podem comprometer inclusive, a saúde de sua empresa.

6 – Opte por softwares que não permitam que as mensagens sejam apagadas ou que as mesmas sejam apagadas apenas depois de determinado tempo

Quando um empresário opta pela instalação de software de comunicação interna, ele deve estar atento a todos os quesitos.

Infelizmente, o assédio é algo que ainda acontece em grandes corporações, e pode ser facilitado com o uso de ferramentas que permitam que mensagens sejam apagadas.

Além disso, muitos colaboradores também gostam de utilizar a desculpa do “não estava ciente disso”, para diferentes casos, principalmente em se tratando da entrega de tarefas.

Mas com o registro de mensagens, o empresário garante que tudo esteja por escrito e bem documentado, com data e hora. Assim, fica difícil de alguém escapar de suas tarefas sem uma boa explicação para isso.

Software comunicação interna Sabesim

A Sabesim oferece diferentes soluções tecnológicas para a comunicação interna de sua empresa. Veja quais são elas:

– Mobile Sabesim

Através deste recurso é possível comunicar-se através de seu smartphone e ficar por dentro de qualquer coisa que está acontecendo, dentro ou fora da empresa, a qualquer momento.

– Mensagens corporativas da Sabesim

Trata-se de um sistema de comunicação corporativa que permite a divulgação de regras claras e estimulantes aos funcionários, cobrança de faltas, delegação de tarefas além de outros recursos valiosos para o bom desempenho de tarefas.

Além disso, o sistema possui fácil acesso através do aplicativo com informações consistentes e seguras.

Outra vantagem é que o gestor pode direcionar suas mensagens para grupos específicos, ter confirmação de leitura e envio de arquivos em de textos com visualização em HTML ou texto plano.

O aplicativo é leve e rápido de usar.

Agora que você já sabe as dicas para escolher o melhor software de comunicação interna, já percebeu que a Sabesim é a sua melhor alternativa.
Saiba mais sobre o recurso entrando em contato conosco.

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Agenda de Tarefas

Agenda de Tarefas / Calendário de compromissos

Eder Baum Deixe um comentário

Pode parecer clichê quando te aconselham a organizar suas atividades em uma agenda de tarefas. Muitos até resistem a comprar uma e anotam as atividades diárias em cadernos comuns, mas a correria e a quantidade de tarefas que cada pessoa tem assumido exige uma página datada com horários definidos, especialmente se as atribuições forem de trabalho. Por isso está cada vez mais difícil resistir a elas.

E para facilitar a vida de quem não tem paciência para anotar em páginas impressas, a tecnologia permitiu a criação de agendas online. Nelas existem todas as funções presentes na agenda tradicional e mais algumas facilidades, como a marcação por cores, sinalizando a ordem de prioridade, os avisos de horário, dia de determinada atividade, entre outros.

O aplicativo permite o acompanhamento das atividades em dispositivos como smartphones, possibilitando a visualização dos compromissos a qualquer momento e na palma da mão. As alterações que acontecem comumente no dia a dia, podem ser feitas rapidamente e com apenas um clique no calendário da agenda.

Organização da rotina de trabalho

A maioria das pessoas acredita que preencher a agenda vai fazê-las perder tempo, mas os pequenos minutos gastos nesse momento vão ser refletidos em tempo ganho no decorrer do cumprimento dos compromissos com pontualidade.

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Para os profissionais liberais ou não, essa organização em lista de tarefas pode ser o diferencial de quem busca o aumento da produtividade e da agilidade. Isso inclui também os colaboradores de empresas. Nesse caso, as organizações precisam, muitas vezes, apresentar a agenda a ser utilizada, a importância de listar as tarefas e os benefícios que a agenda traz aos resultados finais da empresa.

Na agenda de empresas, além de organização de tarefas, ela contribui de forma significativa para o planejamento mais longo de gestão, além de permitir o compartilhamento de atividades entre os colaboradores e gestores e, assim, um engajamento maior entre membros da equipe e entre equipe e gestão.

Agendas online

O hábito de trabalhar com agenda ganhou mais um aliado. Ao invés de papéis afixados em paredes, a tecnologia da informação possibilitou a criação das agendas online. As ferramentas que traduzem em seu formato o modelo impresso, além de páginas datadas, trazem mais elementos a favor da organização e do cumprimento de compromissos, como os lembretes.

As planilhas também permitem priorizar tarefas em detrimento de outras, destacando as mais importantes, com acompanhamento das atividades por dia, mês ou semana, compartilhando ações de que todos participem, além dos compromissos que são de um único profissional, mas que interessem a um coletivo, como treinamentos e palestras.

Em tempo de tecnologia, a adoção desse tipo de aplicativo facilita, inclusive, a comunicação dentro da empresa entre os profissionais das diversas áreas e promove a interação entre eles, já que é possível visualizar as atividades de um projeto desenvolvidas por pessoas e setores diferentes em tempo real de execução de determinado plano de ação.

Agenda de tarefas do Sabesim

Nesse contexto, a agenda online Sabesim aparece com diferenciais importantes para quem deseja implantar ou aprimorar a rotina de atividades da organização. Com o aplicativo, profissionais terão acesso a seus compromissos de forma destacada, além disso, a planilha vai indicar as atividades que vão ocorrer nas horas de trabalho, lembrando o horário de cada compromisso a cada um dos profissionais.

Agenda de Tarefas Exemplo

O Sabesim criou a função de adicionar e deletar tarefas e visualizá-las por dia, semana ou mês, e isso pode ser feito apenas arrastando o mouse sobre o calendário, dando adeus de vez à caneta, o papel e ao apagador. Lá você marca e desmarca reuniões, apresentações, viagens, cursos, entre outros.

Também de olho na ferramenta de planejamento mais usada por gestores, o sistema Kanban, a agenda do Sabesim facilita o grau de priorização de cada tarefa no calendário, diferenciando-as por cores, onde cada compromisso recebe uma tonalidade indo do mais importante ao menos.

Os avisos são disparados para mais de um participante quando a atividade envolver mais de um profissional. Para isso, o responsável vai precisar incluir na agenda quem serão os colaboradores que irão participar, alertando-os sobre o compromisso e evitando que o gestor precise encaminhar e-mail para cada convidado.

Reuniões e apresentações da gestão com determinado setor ou grupo de profissionais, além de treinamentos de interesse públicos são atividades que também podem ser direcionados para os respectivos colaboradores, somente com a marcação das pessoas o calendário. A agenda online permite ainda que o gestor consulte seus compromissos por dia, semana ou mês, sem que se atrapalhe com datas e horários.

Benefícios da agenda de tarefas

As vantagens de uma agenda de tarefas são muitas, principalmente para empresas que priorizam o planejamento e a organização. A agenda torna a realização das tarefas mais objetivas e auxilia no cumprimento pontual das atividades necessárias a cada projeto da instituição.

Os benefícios passam pela redução do estresse, flexibilidade, visão de desempenho e menos dispersão. Ao completar a agenda, o profissional desenvolve o planejamento e, com isso, diminui a ansiedade de resolver pendências. Com o plano traçado, os imprevistos que podem vir a surgir, serão sanados de maneira mais fácil, assim como no caso da necessidade de alteração das prioridades, fato que acontece com alguma frequência nas empresas.

Com as tarefas delineadas, os colaboradores conseguem medir e entender melhor os prazos e os custos detalhados no plano. A agenda também proporciona menor distração entre os profissionais, uma vez que, com toda a página de tarefas desenhada, cada um conhece exatamente o que precisa ser feito e executa a ação concentrado no objetivo do seu trabalho, aumentando, assim, a produtividade individual e coletiva.

A transparência é outro fator facilitado pela agenda, principalmente para os gestores que tem, com a agenda, a possibilidade de visualizar os projetos de todos os departamentos, de profissionais coordenadores e diretores, e acompanhar como estão evoluindo essas tarefas. O calendário também permite o alinhamento da gestão de tarefas coletivas, entre setores e entre profissionais da mesma equipe, de equipes diferentes e daqueles que se encontram em projetos hierarquicamente mais na base da organização.

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Metodologia ágil com Kanban

Quadro kanban online: Conheça essa ferramenta inovadora

Eder Baum Deixe um comentário

À primeira vista, o quadro kanban online é parecido com o sistema japonês original, significando “cartão”. Todo o processo criativo ficou a cargo da Toyota e a própria empresa foi a responsável por fazer o desenvolvimento.

O Kanban original é um sistema visual e ágil, pois o controle de produção e também tem relação com a gestão de tarefas. Logo, significa que dá para gerenciar com total rapidez e possibilita acompanhar as entregas corretamente.

Conseguir ser visual indica que o funcionamento é por meio de esquema de colunas e cartões, sendo o sistema original. Entretanto, o texto vai mostrar as principais informações sobre o sistema online que a Sabesim oferece.

O que é o quadro kanban online do Sabesim?

À princípio, o quadro kanban online do Sabesim é pensado para maximizar o poder que a ferramenta tem. Assim, é possível conseguir ter acesso a muitas informações interessantes e a seguir confira o que o sistema pode fazer:

  • Delegar e também controlar tarefas;
  • Coordenar os projetos e as equipes de trabalho;
  • Evita que os colaboradores possam perder o foco que pode ser feito;

O Kanban online permite que o gestor possa criar funções e também que seja delegada a cada colaborador em questão. Sendo assim, possibilita acompanhar o andamento dessa demanda e que possa definir os prazos que forem ideias.

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De antemão, é necessário entender que o quadro kanban online pode vir a ser personalizado em vários tipos de negócios. Dessa forma, deve ser usado nas mais diferentes estratégias e pode envolver diretamente uma empresa.

Por exemplo: organização interna, todo o processo de venda ou mesmo no momento de começar a traçar os planos de negócios. Em suma, a ferramenta consegue tornar mais obrigatório e que seja firme em todo o trabalho em equipe.

O uso se dá em vários locais, porém, é mais comum nas agências de publicidade e nos escritórios de advocacia. Bem como, o quadro kanban online também é muito usado nas desenvolvedoras de softwares e escritórios de advocacia.

Funcionamento do quadro kanban online

Com o quadro kanban online da Sabesim e com o uso correto dos processos, dá para delegar tarefas adequadamente. Sendo assim, é intuitiva e o sistema controla melhor o tempo, pois cada tarefa pode demorar para ser executada.

O principal é entender que possibilita saber de maneira visual quem foi o responsável pela execução e o andamento do projeto. Ainda mais, é possível ter controle sobre a equipe de trabalho e também ter um feedback rapidamente.

A ideia é que dê para saber de maneira instantânea e também online desses colaboradores da empresa. O quadro kanban online da Sabesim é um dos principais módulos que compõem o sistema e também ajudam na integração.

Desde já, dá para todos os colaboradores criar ou mesmo delegar as tarefas, controlando o ciclo de atividades do projeto. As tarefas da coluna do Kanban podem ser arrastadas para informar do modo adequado desse novo status.

A fim de entender melhor o funcionamento do quadro kanban online, torna-se primordial citar dois pontos essenciais. Logo depois, é possível começar a aplicar, porque a proposta do sistema Sabecim é auxiliar a todos.

Tudo é visual

O quadro kanban online possibilita observar uma das principais marcas presentes nesse sistema como um todo. Assim sendo, dá para ter um olhar que dê para saber como está o andamento da tarefa que está sendo executada.

quadro kanban online

Vale lembrar que o software tem um sistema bem moderno de notificação das atividades que forem realizadas. Posteriormente, o controle de tempo está presente e faz com dê para acompanhar o processo de evolução das tarefas.

O quadro kanban online da Sabecim controla o tempo de execução

Antecipadamente, um dos principais recursos do quadro kanban online do Sabesim é o sistema de controle de tempo. Em seguida, também engloba as definições de prazo e por isso é que o uso possibilita acompanhar o processo.

Suponha que a sua empresa termina por receber um grande projeto que foi desenvolvido, porém, o tempo de conclusão é um tanto limitado. Confira a seguir um pouco das funcionalidades que o Kanban pode trazer para a sua empresa:

  • Separar em quadros (“a ser feito”, “por fazer”, “produção” e “realizado”’;
  • Determinar quais são os responsáveis por cada tipo de tarefa;
  • Estipular os principais prazos para as conclusões;
  • Interagir diretamente com o colaborador e permite tirar as dúvidas;

A palavra Kanban, conforme citada acima, significa “registro” ou “placa visível” e foi criada pela Toyota. Ao mesmo tempo, era para melhorar os processos e controlar os estoques, porém, hoje está presente em muitas empresas.

Vantagens

Entender melhor as vantagens que o quadro kanban online traz é muito relevante e faz toda a diferença para aplicar. Por outro lado, a boa notícia é que o processo é simples e possibilita que a aplicação se torne algo real.

Certamente que a curiosidade bateu e é primordial mostrar um pouco mais sobre todo esse contexto em questão. Nesse ínterim, três pontos fazem com que a utilização se torne real e a seguir confira todas as informações:

  • Controlar o tempo de execução – Em primeiro lugar, todas as tarefas ficam registradas e dá para entender o gráfico com o tempo. Afinal, dá pra melhorar a qualidade e também a produtividade, melhorando a execução.
  • Definição de prazos para as tarefas – O Kanban permite que os prazos sejam definidos para cada um e existe uma vantagem. Trata-se do fato de caso não seja cumprida, dá para notificar o responsável pela tarefa.
  • Personalização das colunas – A customização está presente e dá para controlar todos os processos inerentes ao projeto ou a tarefa. Por exemplo: leads de vendas, plano de negócios, estágio de projeto.

A melhor atitude é aproveitar o potencial que o kanban tem para oferecer as empresas e traz várias facilidades. Em suma, dá para usar essas vantagens a seu favor e conseguindo ter um resultado final muito mais interessante.

O quadro kanban online do Sabesim é um diferencial competitivo e que faz com que dê para estar evoluindo. Por ser totalmente online, o acompanhamento se dá pela internet e dá para ter tudo na tela do computador.

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gestão de projetos

Como fazer uma boa gestão de projetos

Eder Baum Deixe um comentário

Gestão de projetos é um tipo de cuidado e de trabalho feito que faz toda a diferença entre os trabalhos relacionados com equipes, mas que algumas pessoas ainda não sabem de fato como fazer ou mesmo a sua importância.

Fato é que algo tão importante certamente não pode ser evitado ou mesmo negligenciado, e por isso saber como fazer uma boa gestão de projetos é algo muito importante, principalmente quando se tem equipes muito grandes.

Por isso vou trazer algumas formas de como fazer uma boa gestão e cuidar para que cada ação seja trabalhada da melhor forma, conseguido cumprir objetivos e trazer os resultados que você espera.

Cuidando da gestão de projetos

A gestão de projetos quando bem feita pode trazer uma série de benefícios não somente para quem está à frente da gestão, mas também para quem está envolvido nas atividades em si, o que é muito importante.

Através desse cuidado certamente você mantém sempre uma equipe a postos para a realização de tarefas importantes e mantém a atenção de todos para o que de fato interessa, e por isso é um ponto que você deve dar maior atenção.

A seguir vou trazer algumas dicas de como realizar melhor essa gestão, conseguindo principalmente trabalhar com algumas possibilidades e também dentro do que você avalia como sendo essencial para a sua equipe.

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Tenha reuniões com sua equipe

Seja no início ou mesmo no andamento dos projetos, reuniões com a equipe de trabalho são fundamentais para que se consiga avaliar e planejar tudo o que vai ser feito, considerando principalmente formas de se obter tais retornos.

Reuniões com equipe de trabalho são importantes para que você possa retomar planejamento, estipular metas e objetivos que precisam ser atingidos e assim você pode ter um acompanhamento processual.

Através desse comportamento você também consegue pensar em como é possível avaliar novas atividades e principalmente algumas maneiras de como realizar os trabalhos que são indicados para o grupo.

Avalie se podem fazer tal atividade

Uma parte muito importante da gestão de projetos é confirmar se todas as pessoas envolvidas podem desenvolver aquela tarefa, afinal, é um tipo de decisão que demanda muito critério para a montagem da equipe em si.

Neste momento, é preciso saber se as pessoas que estão disponíveis podem dar conta da carga de trabalho ou da complexidade do mesmo, já que podem ocorrer algumas exigências que estão de acordo com o projeto iniciado.

Acontece que quando isso não é feito se corre um grande risco de se ter dificuldades no andamento do projeto, e se uma pessoa não consegue acompanhar o grupo, todo o avanço é comprometido de uma forma geral.

Cuidado com o interesse dos envolvidos

Medir o interesse de quem está envolvido nos projetos é algo possível a partir de reuniões periódicas de acompanhamento, o que pode ajudar até mesmo a ter uma visão da construção do que foi pedido, o que é muito importante.

Neste sentido, é muito importante estar atento a pessoas que estão desinteressadas, deixam de participar de reuniões e algo do tipo, o que demanda uma intervenção mais direta, afinal se trata da qualidade do seu trabalho que vai ser entregue.

Saiba separar bem o tempo para reuniões

As reuniões para a gestão de projetos são muito importantes, mas reuniões em excesso podem tirar o tempo que é produtivo e que muitos podem aproveitar para desenvolver suas estratégias e o trabalho de fato.

Por isso é preciso saber dosar e trabalhar com reuniões que não atrapalhem a produtividade da equipe como um todo, já que isso pode ser também uma forma de você cuidar de cada uma de suas atividades dentro do grupo.

Reconheça avanços

Motivar uma equipe é algo muito importante, principalmente quando você busca fazer uma boa gestão de projetos, já que isso também faz parte de um incentivo para a continuação no ritmo e no caminho que se está trilhando.

Por isso saiba reconhecer os avanços de sua equipe para que ela se mantenha motivada e também empenhada em todo o projeto até a sua entrega, o que pode lhe dar alguns retornos muito importantes.

Não se acomode

Algumas pessoas acham que quando uma equipe está desempenhando um bom trabalho, é um momento de não intervir, e isso acontece por conta dos resultados positivos ou mesmo pelo fato de não mudar o funcionamento da equipe.

Acontece que uma equipe que não é incomodada pode com o tempo diminuir o seu rendimento e o seu trabalho, e por isso é necessário que você também saiba de que maneira é possível pensar nesses contextos.

Abrace o projeto

Uma boa gestão de projetos começa por um reconhecimento do que precisa ser feito, e também pelo fato de assumir aquela tarefa de uma forma responsável, como algo que você deve toda a sua atenção de fato.

A partir disso você consegue principalmente cuidar da sua equipe de uma forma mais responsável, e pode até mesmo cobrar com mais ênfase cada uma das atividades, já que você precisa de toda atenção de empenho nesse trabalho.

Avalie metas

Metas são pensadas no começo do projeto, e assim de fato devem ser, mas o mais importante é você também cuidar para que tais resultados sejam também motivos para o pensamento e avaliação de novas metas.

Assim você se mantém em constante movimento, além de manter a equipe sempre focada em uma atividade. O cuidado é para que tais metas não sejam exageradas demais ou inalcançáveis, o que pode ter efeito contrário.

Ter uma boa gestão de projetos no seu trabalho é algo muito importante, e isso também exige de você uma atenção com o que é o projeto e todo o acompanhamento feito por meio de reuniões, onde você determina metas e acompanha o trabalho.

Com essas dicas certamente você consegue pensar em formas mais efetivas de cuidar do seu processo de trabalho e cumprimento de tarefas, e assim consegue também avaliar formas de melhorar cada vez mais o seu trabalho.

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