O Sabesim conta agora com um dos recursos mais pedidos por nossos clientes: A gestão de projetos via Kanban mobile. Com nosso App mobile agora será possível gerenciar projetos de forma similar ao que ocorre na versão Web do Sabesim.
Recursos do Kanban Mobile
A grande maioria dos recursos presentes na versão Desktop do Sistema Kanban estão também presentes na versão mobile do App Sabesim. Dentre estes recursos:
Criação de Projetos
Criação, edição e remoção de tarefas
Definição de prazo / deadline
Comentários nas tarefas
Histórico de alterações anteriores
Repetição da tarefa
Definição de responsável
Cores da tarefa
Valores da tarefa
Dentre vários outros recursos que estão presentes nesta versão, ou que virão em atualizações futuras.
Instale agora seu App de Kanban Mobile
Caso você não tenha ainda o App Sabesim instalado em seu celular, basta seguir este link: https://www.sabesim.com.br/app/ . Se você já tiver o App instalado, atualize para a última versão no mesmo link citado anteriormente.
Atualizações automáticas do Aplicativo
A grande maioria dos smartphones atualiza os Apps de forma automática. Desta forma, caso você já tenha instalado nosso App, é provável que o recurso de Kanban Mobile já esteja presente em seu aparelho, e não seja necessária nenhum tipo de ação da sua parte.
Recurso arrastar e soltar também no App
O Já tradicional recurso de arrastar e soltar tarefas do Sistema Kanban tradicional, também está presente na versão mobile. Tornando muito simples a tarefa de definir em que fase está uma tarefa dentro de um Projeto Kanban.
Já parou para pensar nos prejuízos e no tempo desperdiçado após um dia de trabalho por conta de não ter foco em suas tarefas, nem mesmo um Software de Controle de tarefas para lhe ajudar nisso? Hoje em dia temos diversos motivos que nos levam a perder o controle das nossas atividades. Redes sociais, notificações e mensagens, ligações telefônicas e tantas outras razões que reduzem o tempo produtivo causando diversos impactos em nosso trabalho. Esse é um problema que tem atingido uma grande parte das pessoas, nas empresas e em projetos pessoais, mas é possível aumentar a sua produtividade e o número de atividades executadas em seu dia com o uso de um software de controle de tarefas e algumas dicas simples. Acompanhe:
Organize suas tarefas
Faça um levantamento de todos os projetos que você participa e liste as tarefas que precisam ser executadas. Você pode colocar em um papel, uma planilha ou um software que faça o controle de todos os projetos que contam com sua atuação. O uso de um software é a melhor opção, pois além de ter um controle do que precisa ser feito, você tem a possibilidade de realizar anotações, registrar as horas trabalhadas efetivamente e ter um histórico de tudo o que foi feito. Feito esse levantamento, é hora de controlar sua rotina. Não se esqueça de incluir reuniões e outras atividades. O ideal é associar o controle de tarefas a uma agenda de compromissos. Defina as prioridades e o tempo a ser gasto; mesmo não sabendo o tempo exato, faça uma estimativa, pois posteriormente será possível realizar um comparativo. Com a lista de tarefas em mãos, defina o que será feito no dia, tendo como base as prioridades. Selecione algumas atividades que devem ser feitas até o final do expediente. Não faça uma lista muito grande. Seja realista e coloque o que realmente pode ser cumprido durante o tempo de trabalho. Caso você consiga terminá-las antes, volte para a lista de tarefas e inclua novas atividades na agenda de trabalho.
Reduza as distrações e mãos à obra
Em um dia normal de trabalho você pode dividi-lo em 2 momentos principais:
O momento realmente produtivo, aquele que você está focado em realizar uma tarefa, onde existe um prazo para entrega e que algumas vezes passa por um processo de revisão antes de finalizá-la.
O momento de inatividade, como a pausa para o café, o tempo dedicado para responder e-mails, dar uma olhada em seu smartphone, ou seja, aquele momento em que não existe um objetivo a ser cumprido.
Em um trabalho normal, de por exemplo 8 horas por dia, tenha certeza que ninguém utiliza todas essas horas 100% produtivas. Isso é natural, pois as pessoas precisam de alguns momentos de pausa antes de voltar a se concentrar em suas tarefas principais. A dica é para os momentos que você precisa realmente ter foco. Por exemplo, se para executar uma atividade será necessária 1 hora, então reduza qualquer distração, desligue ou silencie o celular, feche seu software de e-mails e principalmente todas as redes sociais e ferramentas de mensagens. Foco total na atividade, pare apenas em caso de extrema necessidade.
Pausa para o descanso
Independentemente do quanto esteja corrido seu dia, se terminou uma atividade, pare e faça uma pausa. Pode ser um café ou água, uma leitura de e-mail, uma conversa rápida. Vale até mesmo se espreguiçar! O importante é dizer ao seu corpo que é o momento para um descanso, mesmo que rápido. É muito importante registrar o tempo gasto pela sua tarefa realizada e portanto, antes da pausa, vá até o seu controle de tarefas e registre o tempo de execução e qualquer observação importante que deva ser lembrada futuramente; construa o histórico de tudo que você realiza. Pronto, é hora de voltar às suas tarefas. Seu momento de descanso não pode ser muito longo, afinal você estabeleceu metas diárias que precisam ser realizadas. Veja a próxima atividade em seu controle de tarefas e mãos à obra.
Acompanhe tudo no Software de Controle de tarefas
Ao final do dia, revise sua lista no software de tarefas e veja o que foi realizado. Caso alguma coisa não tenha sido finalizada, é uma boa prática registrar o que ocasionou o atraso e transferir a tarefa para o outro dia. Com essas dicas, e o uso de um software para controle de tarefas e um sistema de agenda para compromissos, certamente sua produtividade aumentará e muitos projetos serão concluídos com alto percentual de sucesso. Conheça mais os benefícios de utilizar um software para o controle de tarefas e como o uso de um sistema de agenda de compromissos pode fazer render seu dia de trabalho e aumentar sua produtividade.
Hoje em dia a administração de nosso fluxo de trabalho sofre bastante com a sobrecarga de informações e atividades diárias. Em uma rotina diária é muito comum lidarmos com uma grande quantidade de emails, relatórios, planilhas e reuniões. Associado a tudo isso temos a nossa imensa lista de atividades a serem feitas dentro do prazo. Ter sucesso na execução e na gestão dessa rotina é sempre um grande desafio para colaboradores e gestores, pois cada vez mais somos cobrados e por consequência estamos sofrendo bastante com as pressões do dia a dia. Para resolvermos essas dificuldades, uma solução é buscar o uso das melhores práticas do mercado para o controle e execução de atividades diárias. Nesse sentido, surgem metodologias associadas a ferramentas que nos auxiliam no fluxo de trabalho e geram resultados significativos aos projetos das empresas.
Utilize métodos ágeis
Há várias formas de organizar seu dia e alcançar seus objetivos. Ao optar por um desses métodos, dê prioridade para aqueles com resultados comprovados e que possam ser compartilhado e utilizado pelos demais colaboradores de sua empresa. Todos têm a ganhar quando trabalham em conjunto de forma organizada. Um desses métodos é o Kanban, um processo adotado pela Toyota que obteve grandes resultados e se tornou referência de sucesso para muitos projetos e empresas. O Kanban deu origem a novas metodologias que têm como focos principais a eficiência e agilidade dos processos. De origem japonesa, o Kanban tem em seu significado a palavra “cartão”. É um método para realização de mudanças que não define papéis ou práticas específicas. Em vez disso, oferece uma série de princípios que buscam melhorar o desempenho e reduzir desperdício, eliminando atividades que não agregam valor para a equipe. Dentro das metodologias ágeis temos as boas práticas recomendadas a serem utilizadas para obter êxito na execução das atividades diárias. Abaixo um exemplo:
Defina o objetivo de seu projeto
Estabeleça atividades macro necessárias para chegar ao objetivo
Estabeleça as tarefas necessárias para concluir as atividades diárias
Determine as prioridades com base nas atividades e tarefas
Indique os colaboradores responsáveis por cada tarefa e os prazos de execução
Inicie a execução das tarefas
Realize reuniões diárias para verificar o desenvolvimento das tarefas
Ao final, após a conclusão das atividades diárias, faça reuniões de revisão
Essas práticas recomendadas tiveram origem no Scrum, uma metodologia criada a partir do Kanban e muito utilizada no processo de desenvolvimento de software.
Atividades diárias com Kanban e Agenda Online
A plataforma SabeSim implementou a metodologia Kanban, através de um sistema online que se encaixa muito bem nas boas práticas que descrevemos neste artigo. Além disso, a plataforma dispõe um sistema de calendários e compromissos que segue os mesmos princípios do Kanban. A vantagem de utilizar a plataforma da SabeSim é ter um sistema online e automatizado, onde é possível coordenar projetos e equipes de trabalho, como uso de metodologias e práticas com casos reais de sucesso, tudo isso com o uso da melhor tecnologia.
Quem coordena projetos dentro de uma empresa ou ainda atua como gestor de RH e tecnologia e/ou desempenha funções administrativas em geral na área corporativa, sabe o quanto é fundamental para o bom desempenho do trabalho, meios de como delegar tarefas em uma empresa.
Possuir tal expertise é um dos fatores predominantes para que os resultados da empresa sejam bem-sucedidos, bem como a produtividade dos colaboradores seja otimizada. Há vários meios de se fazer este controle de tarefas, bem como delegar estas aos colaboradores. Mas será que você está optando pelo melhor caminho neste sentido?
Afinal de contas, como delegar tarefas em uma empresa de maneira prática e otimizada? Será que há uma solução mais indicada para tais necessidades?
Recursos essenciais para delegar tarefas em uma empresa
Para delegar tarefas em uma empresa de maneira eficiente é preciso encontrar uma solução que disponibilize uma série de recursos essenciais para que a execução dos projetos obtenha o máximo de sua potencialidade.
Para tanto, se faz necessário um planejamento muito bem fundamentado, bem como a utilização de um software que otimize todo o processo de gestão.
Na fase de planejamento, defina metas mensuráveis, com ampliar o alcance de vendas da empresa, ou reduzir custos, ou até mesmo avançar a porcentagem da participação da marca em determinado mercado.
Tal planejamento lhe dará o norte para definir as prioridades e, neste sentido, um software gerenciador de tarefas será imprescindível.
Hierarquia das tarefas
Quando temos um projeto de grandes proporções, a melhor forma de delegar tarefas na empresa é dividi-lo em partes menores. Desta forma, cria-se uma espécie de hierarquia de tarefas. Para tanto, é de suma importância o uso de um gerenciador de tarefas.
Defina os tipos de tarefas para a equipe
Divididas as tarefas, é preciso então, tipifica-las. Não esqueça de fornecer aos colaboradores e membros da equipe o briefing completo de cada demanda de tarefa, para que fique claro o papel de cada um dentro do projeto.
Para facilitar a comunicação entre os membros da equipe e gestores, é importante a utilização de software que possibilite a inclusão de comentários nas tarefas, por exemplo.
Fluxo de trabalho hierarquizado
O fluxo de trabalho deve ser hierarquizado para a melhor gestão do projeto. Desta forma, evitam-se atrasos, calcula-se o tempo que cada colaborador terá disponível, bem como o número de pessoas necessárias para a conclusão das tarefas elencadas.
Novamente fica claro o quanto pode ajudar um software que possa calcular o tempo que cada tarefa leva para ser concluída, qual colaborador está executando e como está o andamento da tarefa.
Cronograma
Um sistema gerenciador de tarefas permite também o acompanhamento de todo o cronograma, fazendo com que todos ganhem tempo, afinal, dispensa-se a necessidade de inúmeras reuniões para saber a quantas anda a execução do projeto.
Comunicação e tempo
Com o uso da tecnologia, delegar as tarefas em uma empresa e propiciar maior facilidade no relacionamento e comunicação dos membros da equipe torna-se mais simples e automatizado.
Investindo num sistema que gerencie e ajude na distribuição das tarefas, ganha-se mais tempo que pode ser aproveitado para investir em melhorias na própria empresa, por exemplo.
Qual software utilizar?
Todos os passos mencionados acima no que tange à questão do gerenciamento de projetos, bem como delegar tarefas em uma empresa podem ser executados com uma solução prática e extremamente eficaz que se traduz no software Kanban.
Trata-se de um sistema que se revela como a melhor solução do mercado para controle de execução de tarefas on-line, com total interação entre os membros da equipe.
Com o Kanban você define prioridades, estipula prazos, acompanha passo a passo a execução de cada tarefa e o progresso de cada uma delas, e tem a comunicação facilitada, bem como relatórios e resultados automatizados.
Esse artigo começa com algumas reflexões e busca incentivar uma autocrítica do processo de avaliação dos funcionários de sua empresa, por isso tente responder às seguintes perguntas:
Existe algum processo formal de avaliação dos colaboradores que seja utilizado para promoções e possíveis aumentos?
Você tem condição de fazer uma lista de bons funcionários e instituir o funcionário do mês?
Em caso de empate para uma promoção, qual será o critério utilizado para realizar o desempate?
E a pergunta final: em caso de demissão, você tem realmente os motivos necessários para fazê-lo ou foi uma decisão pessoal?
É cada vez mais importante nos dias atuais os gestores terem informações detalhadas dos funcionários e saberem exatamente como foi o comportamento profissional dos colaboradores da empresa durante seu tempo de atuação. Nesse sentido, um sistema de registro de ocorrência de funcionários torna-se uma ferramenta poderosa para as organizações.
Um sistema como este permite a formação de um histórico detalhado de cada colaborador, responde as perguntas como as que foram feitas acima e ainda abre possibilidade para outras iniciativas.
Jogo aberto entre a empresa e os colaboradores
A oportunidade de ter documentados os principais eventos de um colaborador permite que ocorra uma comunicação transparente entre a empresa e os funcionários, uma vez que as informações registradas no histórico possam ser compartilhadas com todos os interessados.
O colaborador passa a ter o conhecimento quando for reconhecido por boas atitudes e condutas e ainda tem o pleno direito de defesa quando algo for feito fora das políticas estabelecidas pela empresa. Dessa forma, o sistema de registro de ocorrência de funcionários torna-se um excelente instrumento de transparência a ser adotado na gestão das organizações.
Em iniciativas de feedback a ser dado aos funcionários, o histórico se torna uma poderosa ferramenta para apresentar pontos positivos e os que necessitam de aperfeiçoamento, permitindo um processo contínuo de melhoria.
Sabe aquela pergunta tão famosa feita a gerentes e diretores: “porque fulano foi promovido ou teve um aumento e eu não? ” Com os dados de desempenho em mãos é possível mostrar que não ocorrem favorecimentos ou decisões pessoais durante a aplicação de políticas salariais ou no plano de cargos e carreiras.
Com isso, dúvidas ou questionamentos são esclarecidos facilmente, com base em informações coletadas durante todo o período de avaliação do funcionário.
Utilize uma ferramenta confiável para ter sucesso nas políticas da empresa
É importante destacar que para o sucesso da implantação de um histórico de registro de ocorrência de funcionários e de políticas destinadas às avaliações de desempenho, o uso de instrumentos de gestão associados a processos bem definidos é essencial.
Para isso, a ferramenta de gestão de pessoas deve permitir customizações, auxiliando na inclusão de novos dados dos colaboradores, emissão de relatórios de performance, e ainda a possibilidade de realização de auditorias internas que reforcem a transparência adotada pela organização, característica tão necessária na relação entre empresas e colaboradores.
Defina as políticas, atualize sua ferramenta de gestão, faça a divulgação de todo o processo. Todos têm a ganhar, sendo ponto positivo para as empresas e para todos que fazem parte dela.
Como anda a política de avaliação de desempenho de sua empresa? Tem sido positiva na perspectiva dos funcionários e gestores? Pense nisso, compartilhe essa dica, e continue a nos acompanhando em nosso blog e nas redes sociais. Caso precise de ajuda estamos à disposição para implantar iniciativas tão importantes com essa.
A tecnologia definitivamente mudou a forma como as empresas são administradas. Graças aos novos sistemas corporativos, hoje os gestores não precisam mais utilizar caneta e papel para analisar as finanças, controlar as operações e acompanhar as vendas. Tudo isso é feito a partir de poucos cliques, por meio de desktops, tablets e smartphones. Outra tarefa muito importante que a tecnologia está facilitando é a gestão de tarefas através de um Gerenciador de tarefas corporativo.
Mais do que melhorar o controle de atividades, esses softwares facilitam e agilizam a rotina dos gestores, permitindo que eles se livrem dos métodos manuais e obsoletos de se gerenciar tarefas.
A seguir, mostraremos como exatamente funciona o gerenciamento de tarefas por meio de um software. Acompanhe:
A criação de tarefas em um Gerenciador de tarefas corporativo
No sistema de gestão, a criação de tarefas ocorre da mesma forma que nos métodos tradicionais. O gestor dá o nome para uma atividade, detalha o que deve ser feito e estabelece uma data para a sua conclusão. A diferença é que, no software, o gestor não precisa escrever os detalhes da tarefa manualmente e consegue criá-la em poucos segundos, o que agiliza bastante o processo.
A determinação dos responsáveis
Depois de criar as tarefas, o gestor precisa determinar quem exatamente irá realizá-las. Com o software de gestão, ele não precisa delegar tarefas de forma pessoal, falando diretamente com cada colaborador. Assim que cria a tarefa, ele já pode determinar qual profissional ficará responsável por ela, e este receberá um aviso em seu sistema e ficará ciente de que precisa realizá-la.
O acompanhamento da execução
Após criar as tarefas e definir os responsáveis por elas, o gestor precisa acompanhá-las bem de perto, para ver se a sua execução está ocorrendo no prazo certo e identificar algum gargalo que possa comprometer o tempo de entrega. No software de gestão, o responsável pode separar as tarefas em quadros, como na metodologia Kanban, o que facilita bastante o acompanhamento do progresso de cada uma.
Normalmente, são utilizados quatro quadros: “em espera”, “para fazer”, “em andamento” e “concluído”. Com eles, é possível ver o estágio em que cada tarefa se encontra, sem precisar falar diretamente com os colaboradores. O gerenciador de tarefas também possibilita a customização dos quadros, permitindo não só o controle de tarefas, mas também de processos, projetos, elaboração de estratégias, etc.
A obtenção de feedbacks
Faz parte do processo de gerenciamento de tarefas a obtenção de feedbacks constantes dos colaboradores. Com eles, os gestores podem saber se as atividades estão sendo facilmente executadas ou se há algum problema que está impedindo a sua realização. O sistema de gerenciamento também pode ajudá-los nisso, ao permitir que todos os envolvidos numa determinada tarefa mantenham um diálogo dentro dele.
No campo de comentários da tarefa, o gestor pode escrever, por exemplo, o grau de prioridade dela ou algum ponto que os colaboradores devem se atentar. Já os profissionais podem tirar dúvidas ou informar um problema que está impedindo a realização da tarefa. Tudo isso pode ser feito dentro do próprio sistema, sem que os gestores e colaboradores precisem dialogar pessoalmente ou por meio de e-mails.
Agora que você já sabe como se dá o gerenciamento de tarefas por meio de um software, aproveite para ver na prática como tudo funciona. Teste gratuitamente o sistema do SabeSim agora. E se tiver ficado com alguma dúvida, entre em contato diretamente conosco!
O sistema de TAGS dos projetos acaba de ser completamente remodelado. Agora não será mais necessário cadastrar TAGS antes de associar aos projetos, basta digitar as palavras desejadas.
Outra mudança importante é que as TAGS só podem ser associadas neste momento por quem criou o projeto, ou por administradores. Estas TAGS poderão ser vistas por todos os demais participantes do projeto.
A busca por TAGS também mudou, e tornou-se bem mais simples:
Principalmente quando inicia ou termina o horário de verão, recebemos algumas reclamações de que o Sabesim está atrasado ou adiantado em um hora. Na verdade o problema está no modo no qual seu Windows foi ajustado para trabalhar com o horário de verão, ou até mesmo com seu fuso horário.
Como NÃO alterar o relógio do Windows
Você não deve adiantar, ou atrasar o relógio do Windows de forma manual. Independente do seu horário, o Windows tem um relógio interno que acompanha o mesmo horário em todos os lugares do mundo. O que muda apenas é o fuso horário, e se você está ou não no horário de verão.
Alterar o relógio do Windows para o horário de verão
Caso você esteja em uma região que tenha o horário de verão, a configuração para o Windows 10 é a seguinte (Observe os itens em vermelho):
Onde moro não tem horário de verão. E agora?
Para este caso, geralmente basta deixar desativado o item “Ajustar automaticamente o horário de verão”.
O Sabesim altera os relógios de seus servidores no horário de verão?
O Sabesim NUNCA altera seus relógios internos, e sim trabalha com um relógio universal. Este relógio conta os milissegundos passados a partir de 1 de Janeiro de 1970 às 00:00:00 do Tempo Universal Coordenado (UTC) e é chamado de “Era Unix”. Para mais detalhes sobre este relógio acesse: https://pt.wikipedia.org/wiki/Era_Unix
Para que o trabalho na empresa seja executado da melhor forma possível é preciso que ele seja bem dividido entre os membros do time. Cada colaborador fica com determinadas responsabilidades para que o projeto seja entregue, com qualidade, no menor tempo possível. É do líder da equipe a tarefa de distribuir as funções que cada um irá desempenhar – o que pode ser um verdadeiro desafio.
Se o líder não tem preparo para delegar as atividades, a equipe toda pode ser prejudicada. Para evitar que isso aconteça, é importante que o gestor não tome as cinco atitudes listadas abaixo. Confira quais são elas:
1. Dar muitas responsabilidades para um mesmo colaborador
Um dos maiores erros é sobrecarregar um dos membros da equipe. Para garantir que as atividades sejam bem distribuídas, é importante que o gestor tenha confiança no trabalho de todo o time e que conheça muito bem as principais habilidades de cada um.
Cada tarefa deve ficar com o membro que tiver mais conhecimento para desempenhá-la, mas se um dos colaboradores for muito bom em diferentes atividades isso não significa que ele deva receber mais trabalho. Sobrecarregar o profissional pode prejudicar a qualidade do trabalho, resultar em atrasos, causar atritos internos ou até gerar uma dependência no trabalho desenvolvido pelo colaborador.
2. Não oferecer suporte quando necessário
O gestor tem conhecimento para orientar o trabalho da equipe e deve estar preparado para ajudar sempre que necessário. Para isso, deve haver uma excelente comunicação interna. Também é importante agendar reuniões regulares para garantir que todos os membros da equipe estejam no caminho certo e que não existem dúvidas acerca das tarefas.
3. Não dar espaço para que os colaboradores exercitem a criatividade
O gestor deve garantir que todos os membros da equipe saibam que têm amparo quando necessário para desempenhar as suas atividades. Mas ele também deve dar espaço ao time. Muitas boas ideias podem surgir quando os colaboradores têm liberdade para usar a criatividade na busca de soluções.
4. Perder o controle sobre o status das tarefas
Depois de delegar as atividades o gestor deve estar atento aos prazos de entrega. Mas como fazer isso sem exagerar no controle da equipe? Usando um sistema de gestão de tarefas! Assim, cada colaborador registra o status das suas atividades e o líder pode acompanhar a situação do projeto. Ele só precisa interferir quando percebe que há algo errado. O time tem liberdade para realizar as tarefas e o gestor tem controle para evitar falhas no projeto.
5. Não organizar as tarefas em ordem de prioridade
Sempre existem tarefas essenciais e tarefas que podem ser adiadas ou até eliminadas do projeto. O gestor deve ter esta ordem de prioridades bem definida. Isso é importante na distribuição de tarefas porque, assim, o líder sabe quais delas devem ser designadas para os membros mais experientes, já que estes são os colaboradores com maior conhecimento sobre o trabalho desempenhado na empresa e, por isso, apresentam tendência a terminar as atividades mais rapidamente.
Você comete algum destes erros quando delega tarefas na sua equipe de trabalho? Conte um pouco sobre a sua experiência no assunto!
A sua empresa ainda utiliza o e-mail corporativo como principal ferramenta de comunicação e organização no gerenciamento de atividades? Você já pensou que uma solução diferente poderia trazer diversos benefícios para a produtividade das suas equipes de trabalho? Confira cinco motivos para potencializar os projetos da empresa com o apoio de um sistema de tarefas online:
1. Várias tarefas em um só sistema
E-mails são ótimas ferramentas de troca de mensagem com clientes e parceiros. Algumas plataformas também disponibilizam uma agenda para controle de compromissos. Estes são alguns dos motivos que levam as empresas a utilizarem a ferramenta para gerenciar atividades. Mas é importante perceber que estas plataformas não foram desenvolvidas especialmente para essa isso e, por este motivo, podem deixar a desejar em alguns pontos.
Um sistema de gerenciamento online é uma ferramenta mais indicada porque os seus recursos abrangem diversas funcionalidades úteis na administração de equipes.
2. Redução das distrações
E-mails podem diminuir a produtividade da equipe de trabalho porque oferecem mais distrações do que um sistema desenvolvido para controle de tarefas internas. Se a organização do dia a dia de trabalho e a comunicação interna acontecem, principalmente, por meio de um e-mail corporativo, os funcionários vão passar boa parte do dia conectados na ferramenta. Podem ser facilmente distraídos por mensagens recebidas que não são relacionadas à tarefa na qual estão trabalhando.
Por outro lado, se a gestão é feita em uma solução à parte, a equipe é menos dependente do e-mail, reduz as distrações e aumenta a produtividade.
3. Recursos ideais para gerenciar projetos
Se o sistema foi pensado para ser uma solução para o gerenciamento de tarefas, com certeza, ele apresentará recursos valiosos para aumentar a produtividade da empresa. Pode apresentar um kanban online, por exemplo. Esta é uma ferramenta permite que sejam adicionadas atividades, definidos responsáveis e estipulados prazos.
O responsável pela gestão pode facilmente visualizar quais são as atividade prontas, quais estão em andamento e quais estão atrasadas – algo muito importante para garantir uma melhor gestão das tarefas.
4. Comunicação mais eficiente
O uso de ferramentas desenvolvidas para que empresas otimizem a sua gestão de tarefas também reflete em uma melhora na comunicação interna. Com o kanban, por exemplo, os colaboradores sabem no que os seus colegas estão trabalhando e podem visualizar o status dos projetos que estão sendo desenvolvidos. Este conhecimento é essencial para evitar erros por falta de comunicação nas equipes.
5. Mais organização no dia a dia de trabalho
Um bom gerenciamento também é importante para garantir uma rotina de trabalho mais organizada. Um sistema online permite que colaboradores organizem a sua agenda de forma eficiente: interface intuitiva, simplicidade no registro de informações e destaque para os compromissos do dia são exemplos de funcionalidades importantes para isso.
A possibilidade de compartilhar agendas com outros funcionários da empresa também é um recurso interessante, que, além de garantir mais organização, contribui para a melhora do diálogo interno.
Um sistema de gerenciamento de tarefas interno pode potencializar os projetos da sua empresa e garantir mais produtividade na rotina de trabalho: conheça as soluções oferecidas pelaSabesim!
