O sistema de projetos do Sabesim acaba de receber um novo recurso: A possibilidade de criar Checklists ou Lista de Sub-tarefas:
Autor: Eder Baum
Comunicação organizacional na empresa e as melhores práticas para desenvolver
A comunicação organizacional é uma das principais estratégias a ser utilizada para estreitar a relação entre colaboradores, investidores, clientes e fornecedores. Através dela o canal de diálogo será aberto e uma sinergia será criada entre a empresa e seu público alvo.
Com o uso da comunicação organizacional através da qual a cultura da empresa será transmitida, a organização ganha força estratégica junto ao mercado, principalmente em tempos que mudanças ocorrem rapidamente.
Como principal forma de integração com a sociedade, o diálogo institucional deve ser realizado de forma responsável e muito bem planejado, com uso de equipes capacitadas e ferramentas que permitam a melhor interação, de acordo com cada tipo de audiência e meio utilizado para a comunicação.
Por toda sua importância, vamos entender melhor como deve ocorrer a comunicação organizacional e como as boas práticas podem melhorar a forma de interação com sua audiência.
Como a comunicação organizacional é classificada
De acordo com a audiência, a comunicação organizacional pode ser classificada por quatro tipos de interlocução:
- Comunicação Institucional: voltada para o mercado e abrangendo clientes, investidores, fornecedores e a sociedade.
- Comunicação Mercadológica: tem o objetivo de apresentar ou melhorar a imagem dos produtos ou serviços junto ao mercado.
- Comunicação Administrativa: visa o público interno, sendo aplicada aos setores da empresa e administração, tem a finalidade de orientar os fluxos organizacionais, normas e regras da organização.
- Comunicação Interna: busca promover a interação organizacional entre os funcionários, informar, compartilhar ideias e promover o espírito de equipe na empresa.
Use a ferramenta certa
Quanto ao uso da ferramenta ideal para impulsionar a comunicação organizacional de sua empresa, tudo vai depender do tipo de comunicação e do público alvo direcionado.
Para as comunicações do tipo institucional e mercadológica, onde há um envolvimento basicamente do público externo, as ferramentas mais atuais estão integradas com a Internet como meio de entrega, portanto é comum utilizar-se as seguintes ferramentas:
- Site Institucional
- Blog
- Redes Sociais
- E-mails e Newsletters
- Propaganda em rádio, TVs e jornais
As comunicações que envolvem o público interno da empresa, administrativa e interna, já possuem algumas características diferentes, pois neste caso são compartilhadas informações mais sensíveis e voltadas aos diretores e funcionários, não devendo haver exposição ao público externo. Podem ser utilizados as seguintes ferramentas:
- Sistemas de comunicação interna
- E-mails corporativos
- Blogs e Sistemas de notícias
- Wikis
Ainda tratando-se da questão da segurança, o uso de plataformas integradas garante a comunicação entre todos os departamentos, de forma a assegurar a confiabilidade e o armazenamento das informações. O meio utilizado para essa comunicação é a Intranet.
Aplique as boas práticas
Para garantir a qualidade e eficácia na troca de informações é recomendado utilizar as melhores práticas, já testadas e aplicadas no mercado. Vejamos algumas:
- Faça o planejamento e defina os objetivos a serem alcançados.
- Defina métricas que caracterizam o alcance e o sucesso das mensagens.
- Utilize as ferramentas certas.
- Seja visual e, quando possível, descontraído.
- Forneça canais de feedback e ideias.
- Incentive a comunicação e a colaboração.
- Evite os excessos de mensagens.
- Seja transparente.
- Compartilhe tudo que for relevante para o público.
- Utilize mensagens claras e objetivas
Estas foram algumas das melhores práticas para ajudar em sua estratégia de comunicação organizacional. A SabeSim, através de sua plataforma, apresenta um conjunto de soluções integradas que ajudam a promover a informação e o engajamento de seus funcionários, com base em segurança e alta disponibilidade.
Entre em contato hoje mesmo e saiba como podemos ajudar a implantar e desenvolver as melhores práticas existentes.
Administração de projetos em pequenas empresas também é importante
A administração de projetos deve ser implementada em toda organização, independentemente do tamanho que ela tenha. Não importa o quão pequena é uma empresa, a administração de projetos certamente garante que as tarefas sejam feitas de forma rápida e eficiente.
Para ter um papel de destaque no mercado, é essencial que uma empresa desenvolva seus projetos dentro de um determinado período de tempo. Os projetos de uma empresa aumentam o seu valor comercial e dependem dos esforços da equipe para que se desenvolva da maneira mais rápida e organizada possível.
Administração de projetos em pequenas empresas
A administração de projetos é um desafio para as pequenas empresas que geralmente têm poucos recursos comparados às grandes organizações. A administração eficaz de projetos envolve a identificação do método de gerenciamento correto e sua aplicação para atingir todos os objetivos do projeto. Isso requer uma boa comunicação e a colaboração de todos os membros da equipe.
É vital escolher uma ferramenta adequada para a administração de projetos bem-sucedida. As pequenas empresas enfrentam um ambiente de negócios dinâmico e complexo, os requisitos são frequentemente revisados no meio do projeto e as demandas aumentam inesperadamente. Infelizmente, as pequenas empresas estão equipadas com poucos recursos e um orçamento inflexível. Só uma ferramenta de gerenciamento de projeto pode garantir que uma pequena empresa administre um projeto corretamente e de maneira eficiente.
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Gestão de tarefas
Os projetos estão sempre vinculados a um período de tempo. A gestão eficaz do projeto assegura o cumprimento das tarefas individuais e do projeto em tempo recorde. A criação e edição de tarefas e a definição de um prazo permitem a melhoria contínua do trabalho.
Gestão do tempo
A gestão do tempo é essencial ao planejar e executar projetos. Deve-se assegurar que o projeto não exceda o tempo previsto para que a sua implementação seja bem-sucedida. Um software de gerenciamento de projetos permite gerenciar o tempo e também evitar quaisquer atrasos na execução.
Repetição de projetos
A aprendizagem é muito importante para as pequenas empresas, porque a maioria dos funcionários executará o mesmo trabalho em projetos futuros. Uma função importante do software de gerenciamento de projetos é que ele permite aprender com a experiência.
Uma avaliação eficaz no final de um projeto aumenta a aderência da equipe e melhora a autoconfiança da empresa.
Um software de gerenciamento de projetos, por sua vez, permite que todo o projeto esteja documentado. Isso significa que há uma referência completa para projetos futuros, o que permite determinar onde as falhas ocorreram, se o projeto estourou o orçamento, onde ocorrem atrasos e quais foram as causas, quais melhorias podem ser feitas e assim por diante. Em uma pequena empresa, a gestão do projeto irá ajudar a atingir os objetivos estratégicos do negócio mais rápido e com pouco esforço.
E você? Como faz a administração de projetos da sua empresa? Você conhece a plataforma de gestão da SabeSim? Faça o contato e comece a testar o sistema agora mesmo!
Acesso externo e a TV’s em seus projetos
O Sistema de projetos do Sabesim conta agora com novos recursos para que pessoas que não tenham login na sua plataforma, possam visualizar projetos através de acesso externo.
Abaixo podemos ver um gif demonstrando como permitir acesso externo em seu projeto:
Acesso externo
Com a chave gerada no link para acesso externo, qualquer pessoa com visualizar o projeto sem precisar de login e senha. Este recurso é ideal quando queremos permitir que clientes ou pessoas externas possam acompanhar a execução de um projeto. Nenhuma alteração poderá ser feita no projeto através deste link, o acesso é para somente leitura.
Exibindo seu projeto em uma TV
Uma possibilidade que se mostrou muito interessante com o novo recurso é a capacidade de exibir determinados projetos em uma tela de TV para que sua equipe possa acompanhar de forma simples o andamento de um projeto. A tela de exibição dos projetos de atualiza de forma automática a cada minuto, permitindo uma visualização eficiente do status atual de cada tarefa.
Principais tarefas e desafios na gestão de uma empresa
Existem três cenários básicos em que um gestor pode encontrar uma empresa no que se refere à administração do negócio: caos total, em busca da melhoria e estabilizado. Neste artigo iremos descrever cada um deles e aproveitar para indicar quais são os grandes desafios e principais tarefas que um administrador terá para cada tipo de cenário existente.
Quando usamos a expressão “um gestor pode encontrar”, expressamos duas situações: a primeira é quando um profissional é contratado para assumir uma situação determinada, onde sua experiência e formação foram decisivas para sua entrada na empresa. A segunda situação ocorre quando um gestor que já faz parte da empresa precisa realizar um levantamento da situação atual, identificando as necessidades para iniciar um projeto com objetivos apontados a partir desse estudo.
1º Passo: Identifique em que cenário a empresa se encontra
Como foi descrito no início do artigo, um gestor pode encontrar três cenários básicos que descrevem a realidade da empresa. Vamos conhecê-los.
Vivendo um momento de caos
Pode parecer um pouco exagerado colocar um cenário como caótico para uma empresa. Imaginamos que essa situação nunca chegará e que antes de alcançar este ponto alguma atitude já deveria ter sido tomada.
Mas infelizmente isso acontece, e é mais comum do que se pensa.
A identificação desse tipo de cenário é até fácil de ser feita por um bom gestor: falta de processos nos principais departamentos da empresa, setores trabalhando praticamente de forma independente e a empresa funcionando no vermelho ou já com grandes prejuízos,; tudo isso é um indicativo de que existe um caos instalado na empresa.
Em uma fase consciente de melhoria
Este é um cenário até mais tranquilo de se iniciar um trabalho de gestão. Isso porque a fase de conscientização dos problemas existentes e as iniciativas que buscam as melhorias já foram realizadas ou estão em andamento.
O gestor pode até encontrar um cenário caótico, mas a diferença será na percepção por parte da administração de que existem problemas a serem resolvidos e que os primeiros passos já foram dados buscando a organização. Isso facilita a introdução de novas ideias e a adoção de processos e ferramentas de gestão.
Em tempos de estabilidade
Talvez esse seja o cenário mais difícil para a chegada de um gestor. Sabe aquela máxima “time que está ganhando não se mexe”? Se tudo está bem, com processos definidos e a empresa funcionando no azul, então quais serão os desafios?
O problema está justamente na estabilidade encontrada. Tanto a direção quanto os colaboradores não estarão abertos a mudanças, o que de certa forma faz sentido, pois aparentemente não existem problemas a serem resolvidos.
Entretanto, a visão de um gestor precisa ir além e identificar oportunidades futuras, promover a melhoria contínua de todos os processos e ferramentas, apresentar para a empresa que é possível crescer mais e buscar novos mercados. Ele deve evitar a acomodação em um mercado consolidado ou em casos em que a empresa se encontra como líder de mercado.
2º Passo: Determine os desafios, riscos e as principais tarefas do projeto
Identificado o cenário atual da empresa, chegou a hora de definir os desafios, calcular os riscos e determinar as principais tarefas a serem realizadas neste novo projeto. Para alcançar esses três pontos o gestor terá como primeiras ações:
- Avaliar a gestão dos funcionários e projetos
- Verificar a situação de todos os departamentos da empresa, com ênfase nos que fazem parte da cadeia produtiva
- Analisar e definir as metas da empresa
- Encontrar gargalos e pontos de melhoria nos processos e ferramentas utilizadas na empresa
Essas atividades demandam tempo e requerem uma boa experiência profissional do gestor para fazer esse levantamento, definindo metas e riscos e conscientizando a empresa dos desafios que precisam ser vencidos.
3º passo: Faça o levantamento das necessidades do projeto e organize as tarefas estabelecendo prazos
Chegou o momento de colocar o projeto em execução. Os primeiros passos consistem na definição das ferramentas que serão necessárias para planejar e executar todas as principais tarefas e também as secundárias. O ideal é utilizar plataformas integradas, com recursos que atendam todas as necessidades de gestão, comunicação e integração com todos os departamentos da empresa.
A SabeSim conhece muito bem os desafios encontrados pelos gestores na administração das empresas e na gestão dos projetos. Além do nosso blog, com dicas e sugestões, você pode entrar em contato com nossos especialistas para definir as melhores estratégias para sua empresa.
Comunicados aos funcionários – Quais as melhores ferramentas
Independentemente do porte, a comunicação entre os colaboradores será sempre um dos principais recursos de apoio em uma gestão eficiente das empresas. Mensagens curtas, anúncios e até a publicação de normas, são exemplos de como podem ocorrer o envio de comunicados aos funcionários de uma organização.
Ao contrário de um conversa feita presencialmente, onde além da mensagem apresentada a expressão corporal influencia no indicativo de urgência ou importância do comunicado, a informação transmitida aos colaboradores com uso de ferramentas deve ser feita corretamente, associada ao tipo de mensagem, com conteúdo claro e objetivo, e apresentando seu grau de prioridade e aplicabilidade.
Vejamos neste artigo quais os tipo de comunicados aos funcionários devem ser utilizados e quais ferramentas são aplicadas para uma troca eficiente de informações dentro da empresa.
Use a ferramenta correta para o envio de comunicados aos funcionários
Existem diferentes tipos de comunicados que podem ser utilizados na empresa. Eles possuem o objetivo de transmitir uma informação, são classificados de acordo com seu conceito, a sua transmissão e a forma como deve ser priorizada.
Quanto aos tipos de mensagens, podemos classificar de diferentes formas:
- Interna ou externa: define-se apenas onde se encontra o público alvo dos comunicados, para os funcionários (interno), ou clientes e fornecedores (externo).
- Comunicação escrita ou oral: o método utilizado para transmitir mensagens, de forma escrita (e-mails, manuais, intranets, entre outros) ou de maneira oral (destacam-se as palestras, reuniões e confraternizações).
- Comunicação direcionada ao nível hierárquico: para os líderes (vertical), entre os colaboradores (horizontal) e para os diferentes níveis hierárquicos (diagonal).
É possível ainda classificar os tipos de comunicados aos funcionários de acordo com a ferramenta a ser utilizada para o envio:
- Mensagem: apresenta a característica de ser curta e não necessariamente é aplicada e visualizada por todos os colaboradores da empresa. São exemplos o e-mail, ligações telefônicas e mensagens de texto via celular. Atende necessidades mais rápidas e restritas.
- Informativo: de caráter mais abrangente, alcança um número maior de colaboradores. São os memorandos, anúncios e comunicados em quadros de avisos.
- Norma: possui natureza mais formal e de caráter duradouro. São diretrizes, regras ou procedimentos que devem seguidos pelos funcionários. A sua elaboração passa por um processo de criação, revisão e aprovação feito pela direção da empresa.
Os comunicados do tipo mensagem e informativo são utilizados como ferramentas oficiais de comunicação interna, entretanto permitem um formato mais informal e possuem sua validade reduzida, pois atendem a demandas específicas por tempo determinado e nem requerem um processo de elaboração e aprovação feito pela diretoria.
Utilize a estrutura correta na elaboração dos comunicados aos funcionários
Além de utilizar o tipo de mensagem e a melhor ferramenta para o envio, outra prática recomendada é a estrutura da mensagem. Mesmo que seja curta e temporária, o ideal é que siga um padrão mínimo que facilite a leitura e compreensão.
- Título ou cabeçalho: destaca-se pela definição do público alvo e o assunto. Muito comum ser empregado o uso de remetente e destinatário, data do envio e o assunto ou título.
- Introdução ou abertura: um ou dois parágrafos utilizados para uma breve apresentação do assunto que será detalhado durante o comunicado.
- Corpo do texto ou mensagem: consiste no detalhamento do comunicado com todas as informações necessárias ao público alvo.
- Conclusão ou encerramento: são as considerações finais sobre o assunto abordado.
Vale ressaltar que essa estrutura apresentada e a formatação utilizada no texto será adaptada à categoria da mensagem e ao mecanismo utilizado para o envio.
Outro fator importante na comunicação eficiente nas empresas é a integração das ferramentas de comunicação com sua plataforma de gestão. Isso se dá pelo fato de a troca de mensagens e seu armazenamento ocorrer em local seguro, em conjunto com outras ferramentas existentes no sistema e que podem ser divulgadas e consultadas pelos colaboradores da empresa.
A plataforma da SabeSim possui as melhores ferramentas a serem utilizadas na comunicação eficiente de sua empresa. De fácil utilização, permite a elaboração, revisão e correção, assim como a divulgação entre colaboradores e seus departamentos.
Entre em contato com a SabeSim e conheça mais sobre a nossa plataforma e como ela pode ajudar sua empresa.
Ferramentas de gestão – Gerenciando sua empresa de forma eficiente
Pode parecer estranho o que você vai ler agora, mas certos projetos relacionados ao uso de ferramentas de gestão não dão certo, sabe por quê? Porque elas sozinhas não resolvem os problemas da empresa. Vamos entender um pouco mais sobre o que consiste em ter sucesso na utilização de uma plataforma que vai ajudar na administração de uma empresa.
Normalmente, os motivos que levam as empresas a adotarem ferramentas de gestão estão relacionados à falta de padronização na organização, causando dificuldades e perdas financeiras ou, em segundo caso, quando se está buscando pelo aperfeiçoamento dos processos, onde já existem algumas iniciativas e o uso de ferramentas irá consolidar a disposição em melhorar a gestão das atividades da empresa.
Use ferramentas de gestão associadas a processos
A adoção de ferramentas que possam organizar ou melhorar o dia a dia das empresas tem os objetivos de corrigir problemas e alcançar bons resultados organizacionais. Porém é importante ter a consciência de que para o projeto dar certo serão necessárias ações conjuntas, partindo do alto escalão da empresa e alcançando todos os setores e funcionários.
Então, algumas dificuldades podem surgir durante a gestão e o uso de ferramentas. A aplicação de processos ou o estabelecimento de novas rotinas podem dar uma impressão de algo que pode se tornar burocrático ou emperrado e a adoção das ferramentas de gestão começam a sofrer com algumas barreiras.
Desta forma, o primeiro passo para o gerenciamento da empresa de forma eficiente é a conscientização e o aperfeiçoamento dos processos. O uso de procedimentos e normas deve ser implantado em cada setor em fases distintas, considerando uma curva de aprendizado e adaptação.
Durante a fase de consolidação dos processos alguns erros podem acontecer e boas práticas são aprendidas, é nesse momento que a associação de ferramentas e processos começa a impactar de forma positiva na gestão da empresa.
Adote um conjunto de ferramentas que impactam todas as áreas
Uma boa ferramenta de gestão é composta por uma suíte de aplicativos que serão utilizados por diversos setores da empresa. Um exemplo é a plataforma SabeSim, que oferece recursos como:
- Gestão de tarefas
- Gestão de Compromissos
- Gestão de Funcionários
- Gestão de Conteúdo
- Ferramentas de políticas e processos
E todos essas funcionalidades passam a ser associadas a um novo padrão de trabalho, que ao ser adotado por boa parte dos funcionários, altera de uma certa forma a rotina com a qual eles já estavam acostumados.
Então, de forma semelhante ao uso de processos, a adoção destas ferramentas é feita de forma simples, consciente e, principalmente, apresentando os ganhos e benefícios ao se incorporar todos os recursos que acompanham uma plataforma na gestão eficiente da empresa. Ao final todos têm a ganhar.
Siga o caminho certo para a eficiência da empresa
Para resumir a nossa conversa, a adoção de ferramentas de gestão certamente será um importante passo para organizar, melhorar e obter grandes resultados na empresa. Entretanto, para dar certo será necessário um trabalho em conjunto, consciente e bem planejado.
Deve-se acompanhar os resultados e buscar melhorias. Certamente serão necessários ajustes e correções nos processos, da mesma forma que será preciso constantemente avaliar os ganhos ao se utilizar as ferramentas que apoiam a gestão da empresa de forma eficiente.
A SabeSim com sua plataforma de gestão tem a experiência necessária para ajudar em um projeto bem sucedido de implantação e uso de processos e ferramentas. Conte conosco para alcançar bons resultados nesse desafio. Entre em contato agora mesmo conosco, estamos à disposição!
Intranet corporativa – 10 fatores de sucesso
Os benefícios e resultados atribuídos ao uso de uma Intranet corporativa em uma empresa são diversos. Já mostramos muita coisa aqui no nosso blog, mas o sucesso desse recurso não consiste somente em criar e disponibilizá-lo para os colaboradores.
É muito comum em algumas empresas que, após o lançamento da Intranet, ocorra a diminuição dos acessos e até mesmo o seu desuso após algum tempo. Isso pode acontecer, por exemplo, devido à forma com que é feita a gestão do conteúdo do site. Em alguns casos ele é transformado em um mero depósito de documentos e procedimentos.
O grande problema é a visão equivocada de como utilizar uma Intranet corporativa. É preciso entender que um dos principais objetivos deste recurso é a integração entre os colaboradores da empresa e para isso é necessário estimular a participação.
A Intranet corporativa como a rede social da empresa
Em uma visão mais Web 2.0, a intranet corporativa precisa ser utilizada como a rede social interna da empresa, com conteúdo atrativo que estimule o compartilhamento e interações entre os usuários.
Acompanhe pontos importantes que serão fatores de sucesso para sua intranet.
1. Desenvolva conteúdo no mesmo formato que utiliza nas redes sociais da empresa
Como foi dito anteriormente, a intranet corporativa precisa ser uma extensão de suas redes sociais. Utilize o setor de marketing para ajudar na criação e divulgação do site.
2. Estimule a criação de conteúdo por todos os colaboradores da empresa
Crie e divulgue as boas práticas para criação de conteúdo. Lembre a todos que se trata de uma Intranet corporativa e assuntos como política, religião ou assuntos polêmicos e ofensivos devem ser evitados.
3. Menos pode ser mais
Faça a curadoria de conteúdo, promova regularmente a gestão da Intranet, verificando textos e documentos que estão desatualizados ou em desuso. Deixe a Intranet mais leve e demonstre para os colaboradores que o site passa por constante atualização.
4. Tenha uma ferramenta de busca eficaz
Lembre-se que a Intranet é fonte de consulta de documentos e procedimentos e, portanto, tenha certeza que o sistema de busca interno funciona corretamente e que ele sempre trará resultados relevantes.
5. Faça a integração da Intranet com outras aplicações
Faça da Intranet o ponto de partida para o uso de outras ferramentas da empresa, isso faz com que os colaboradores possam visualizar as últimas novidades do site.
6. Avalie a importância da Intranet
Como ferramenta corporativa, é sempre importante verificar o quanto ela está sendo eficaz e alcançando os objetivos. Estimule o compartilhamento de opiniões e peça a sugestões para a melhoria do site.
7. Estimule a comunicação entre os departamentos
Faça com que a estratégia de comunicação entre os departamentos funcione, oriente a publicação de comunicados e avisos na Intranet. É possível também utilizar técnicas de e-mail marketing para estimular os acessos à Intranet.
8. Torne a Intranet uma ferramenta simples
A Intranet corporativa precisa atingir seus objetivos, mas ao mesmo tempo não pode atrapalhar na produtividade dos colaboradores. Pode parecer um tanto controverso, mas é muito importante que ocorra a interação no site, mas ao mesmo tempo a ferramenta deve ser de fácil uso para que o colaborador não perca tanto tempo na produção de conteúdo.
9. Tenha suporte aos dispositivos móveis
Vivemos a era dos dispositivos móveis e por isso muitos profissionais utilizam dentro da empresa smartphones e tablets como ferramenta de trabalho. Tenha certeza que sua Intranet tenha o suporte a esse recurso, seja na forma de aplicativo ou simplesmente ocorrendo a adaptação ao tamanho da tela.
10. Implemente um processo contínuo de melhoria
Para finalizar nossas dicas, não deixe que a Intranet caia no esquecimento. Sempre faça uma avaliação dos resultados que o uso da Intranet está trazendo para empresa. Não tenha medo de arriscar, por exemplo, uma repaginação do layout ou a criação de novas funcionalidades.
A plataforma SabeSim possui o recurso de Intranet com várias ferramentas, de fácil construção e uso. Aproveite a oportunidade e teste as funcionalidades de nossa plataforma gratuitamente e entre em contato com nossos colaboradores em caso de dúvidas.
Kanban Board – Gerenciando projetos e tarefas com Kanban
Já apresentamos aqui em nosso site os conceitos e objetivos do Kanban, os benefícios e como você pode aplicar nos processos de sua empresa. Mas será que o Kanban board pode ser aplicado em qualquer empresa? É possível se beneficiar com o uso da metodologia Kanban em qualquer segmento do mercado?
A melhor maneira de mostrar isso será através de exemplos e mostrando-o em diferentes aplicações. Você verá como o Kanban é adaptável facilmente a variadas áreas.
O primeiro caso de sucesso – e não foi a Toyota
Poderíamos começar a mostrar os exemplos de uso do Kanban board com a Toyota, na área da indústria, afinal foi com a fábrica de automóveis que essa metodologia ficou famosa, apresentou resultados surpreendentes e se tornou referência no mundo.
Mas vamos voltar um pouco na história, e se você não conhece o surgimento do Kanban board, saiba que ele era usado em supermercados e foi de lá que a Toyota se inspirou para aperfeiçoar o modelo e colocá-lo em prática nas suas fábricas. Portanto, o Kanban teve sua aplicação na área de supermercados, mais especificamente com controle de estoques.
Kanban board e a tecnologia da informação
Em tecnologia da informação o Kanban board teve uma excelente adaptação, associado à metodologia Scrum, que foi criada a partir do Kanban. Ela veio para substituir famosas metodologias para desenvolvimento de software, como o RUP (Rational Unified Process), da IBM, e o CMM (Capability Maturity Model), do Software Engineering Institute, ligado à Carnegie Mellon University.
O uso do Kanban aplicado aos projetos de desenvolvimento de software trouxe agilidade aos processos e ganhos em relação à entrega dos produtos de software para os clientes e o mercado.
A experiência do Kanban board em tecnologia da informação foi tão grande que as áreas de infraestrutura de TI e suporte ao usuário também passaram a adotar as metodologias aplicadas no desenvolvimento de software.
O uso do Kanban em marketing e vendas
Os setores de marketing e vendas estão passando nesses últimos anos por uma verdadeira transformação com a chamada economia digital, o Inbound Marketing e o marketing digital. Essas áreas estão se reinventando e o uso do Kanban board se aplica totalmente a essas mudanças.
Os projetos relacionados ao uso do novo marketing demandam atualmente um grande número de tarefas, como publicação de blogs e ebooks, criação de vídeos para o YouTube, interação nas redes sociais e a prospecção de clientes a serem direcionados ao departamento de vendas. Nesse contexto, o controle de todas as atividades e projetos apresenta um excelente resultado quando aplica-se o método Kanban.
É possível direcionar e acompanhar todas as demandas para o time de marketing e ter uma visão sempre atualizada do que está ocorrendo durante esse processo de atração e conversão de clientes.
Dando continuidade ao processo, o departamento de vendas utiliza o Kanban board em seus projetos para realizar o controle de tarefas relativas ao contato e conversão de clientes em vendas, controle de pedidos e o pós-venda.
Diversas áreas de aplicação
Além das áreas da indústria, tecnologia da informação, comércio, marketing e vendas, a metodologia aplicada ao Kanban board pode ser utilizada em diversas áreas, a exemplo de design, agências e empresas de consultoria e até mesmo em projetos pessoais.
Uma grande vantagem desse método é a adaptação, sendo assim, independentemente da área de atuação é possível utilizar o Kanban board e ter grandes resultados, ganho em produtividade e sucesso na realização de projetos.
Aproveite a oportunidade e teste gratuitamente o Kanban board em sua empresa ou projeto, caso tenha dúvidas a SabeSim está à disposição para ajudar, entre em contato. Não deixe de nos acompanhar em nosso blog e nas redes sociais.
Tarefas de um escritório contábil – Como gerenciar de forma eficiente
Os contadores e seus escritórios de contabilidade possuem uma grande responsabilidade em relação à economia do país, com a tarefa de garantir a segurança financeira das empresas e pessoas físicas. Neste cenário a gestão de tarefas de um escritório contábil é particularmente desafiadora. Eles nos deixam em dia com toda as obrigações junto aos governos. Para se ter uma ideia da responsabilidade de um contador, listamos os seguintes deveres junto a uma empresa:
- Manutenção dos impostos
- Gestão de ativos
- Orçamentos
- Folhas de pagamento e demonstrações financeiras
- Planejamento financeiro da empresa
Vale destacar que essas atividades se aplicam para cada cliente que contrata o serviço de contador ou de seu escritório, com as obrigações financeiras e prazos que precisam ser cumpridos rigorosamente na data, correndo o risco de pagamento de multas em caso de atraso. Isso torna a gestão de tarefas em um escritório contábil um trabalho complexo. Porém, há ferramentas e softwares que podem tornar esse processo mais simplificado. Acompanhe o artigo para saber melhor.
Estrutura de um escritório de contabilidade
Para contadores que possuem poucos clientes, a gestão de tudo isso pode até parecer fácil e pode ser controlada sem o uso de maiores recursos. Mas para os que atendem a muitos clientes, como empresas de diferentes tamanhos, a demanda do controle de tarefas e responsabilidades é muito maior, e por isso existe uma grande estrutura de trabalho e pessoas em seus escritórios de contabilidade. Veja como funcionam alguns setores:
- Arquivo: responsável pela gestão de documentos e processo contábeis
- Escrita Fiscal: setor encarregado por todo o gerenciamento fiscal das empresas
- Recursos Humanos: atende a demanda de toda a parte contábil referente à contratação, demissão e folha de pagamento
- Contabilidade: onde ocorre a consolidação de todos os departamentos; é responsável pela emissão dos relatórios contábeis
Com tantas obrigações e atividades, é essencial que o escritório tenha a combinação de pessoal altamente qualificado e ferramentas de automação para garantir o gerenciamento de toda a parte contábil das empresas pelas quais ele tem responsabilidade. Mas a gestão de tarefas de um escritório contábil, as vezes é deixada em segundo plano.
Ferramentas de Gestão de tarefas de um escritório contábil
Vimos o quanto é importante o trabalho dos contadores e suas equipes junto a cada empresa e também o alto risco de impacto financeiro quando trabalham no gerenciamento contábil de seus clientes.
Podemos considerar que cada cliente é um projeto diferente e a mesma equipe precisa trabalhar de forma integrada e organizada para atender a essa alta demanda.
E a melhor forma de ter sucesso na gestão de cada projeto contábil é ter ferramentas que apoiam os contadores no gerenciamento de cada cliente. São recursos como:
- Kanban board, para a gestão de tarefas e prazos
- Sistema de agenda, para um controle efetivo de compromissos
- Ferramenta de gestão de documentos e processos
- Solução integrada de comunicação interna
A Plataforma da SabeSim possui todos os recursos necessários para a melhor gestão de projetos contábeis, através de um conjunto de ferramentas que funcionam de forma online, integradas e customizadas de acordo com as necessidades dos escritórios de contabilidade.
A plataforma permite ainda uma visão clara de todo o processo entre os colaboradores oferecendo ganho de performance e produtividade para todas as tarefas.
Aproveite a oportunidade, faça um teste de forma gratuita e conheça a plataforma da SabeSim. Agende um contato com nossos consultores para juntos buscarmos a melhor forma de realizar a gestão do seu negócio, com performance e produtividade.