Um dos assuntos que vem chamando a atenção das empresas é a nova regra sobre o aviso prévio que permite que o empregado tenha até 90 dias de aviso prévio.
No entanto, este artigo tem o objetivo de divulgar entre os administradores o uso do aviso prévio como ferramenta em favor da empresa, ou ao menos amenizar os prejuízos financeiros que este acarreta. Para isto vamos mostrar uma ação ocorrida em um de nossos clientes.
Certa empresa possui uma equipe muito grande de motoboys, e que tem uma meta a ser atingida. Caso esta meta não for atingida por três meses consecutivos o referido motoboy era desligado da empresa. O ponto interessante deste processo é que no segundo mês sem atingir a meta, o funcionário era chamado ao RH para uma conversa sobre seu desempenho e era avisado de que se não atingisse a meta seria dispensado. Reparem que de certa forma a empresa estava “avisando previamente” da possível dispensa nesta conversa.
Agora observem este ponto interessante da lei sobre o aviso prévio.
Art. 489 – Dado o aviso prévio, a rescisão torna-se efetiva depois de expirado o respectivo prazo, mas, se a parte notificante reconsiderar o ato, antes de seu termo, à outra parte é facultado aceitar ou não a reconsideração. Parágrafo único – Caso seja aceita a reconsideração ou continuando a prestação depois de expirado o prazo, o contrato continuará a vigorar, como se o aviso prévio não tivesse sido dado.
Ou seja, o aviso prévio pode ser cancelado de forma muito simples. Sendo assim, a política da empresa quanto a funcionário que produz pouco mudou, e na própria conversa sobre seu desempenho é dado o aviso prévio, mas deixando bem claro que se este atingir a meta, o aviso prévio será cancelado.
O Sabesim acaba de ganhar um novo componente de notificações, que já é tradicional em redes sociais abertas como FaceBook e Google+.Tal sistema tratará de avisar os usuários de eventos especificos como compartilhamentos de compromissos e arquivos, adição de ocorrencias e avisos importantes, em um modelo muito similar aos das famosas redes sociais.
Além disso a barra do topo foi remodelada para acolher este novo sistema.
O modo de fazer logout também mudou. Seguindo a mesma tendência das redes sociais, ao clicar no seu nome a direita aparecerá uma menu com a opçao de logout.
A imagem da empresa é muito importante e para ter uma imagem que transmita credibilidade é necessário transformar seus funcionários em verdadeiros ‘sócios’ de sua empresa. Em decorrência disso, tem se discutido a relação entre empregado/empregador. Não basta ter uma equipe de grandes talentos altamente motivados. Se ela não estiver bem informada, se seus integrantes não se comunicarem adequadamente, não será possível potencializar a força humana da empresa. A comunicação interna nas organizações, empresas ou entidades nem sempre foi valorizada ou reconhecida como de vital importância para o desenvolvimento e sobrevivência dessas organizações. Na era da informação e em um momento em que a tecnologia é disponibilizada, a habilidade no processamento de dados e a transformação desses dados em informações prontas para serem usadas nas tomadas de decisões, representa uma oportunidade valiosa na melhoria do processo de comunicação no mundo dos negócios. Só através de uma comunicação interna eficiente, é que acontece a troca de informações.
Os principais objetivos da comunicação interna são:
• Tornar influentes, informados e integrados todos os funcionários da empresa; • Possibilitar aos colaboradores de uma empresa o conhecimento das transformações ocorridas no ambiente de trabalho; • Tornar determinante a presença dos colaboradores de uma organização no andamento dos negócios. • Facilitar a comunicação empresarial, deixando-a clara e objetiva para o público interno.
Sabemos que a comunicação é o processo de troca de informações entre duas ou mais pessoas. Desde os tempos mais remotos, a necessidade de nos comunicar é uma questão de sobrevivência. No mundo dos negócios não é diferente. A necessidade de tornar os funcionários influentes, integrados e informados do que acontece na empresa, fazendo-os sentir parte dela, fez surgir a comunicação interna, considerada hoje como algo imprescindível às organizações, merecendo, cada vez mais, maior atenção.
Por meio da Comunicação Interna, torna-se possível estabelecer canais que possibilitem o relacionamento ágil e transparente da direção da organização com o seu público interno e entre os próprios elementos que integram este público.
Nesse sentido, entender a importância da Comunicação Interna em todos os meios hierárquicos, como um instrumento da administração estratégica é uma exigência para se atingir a eficácia organizacional. Compreender a importância desse processo de comunicação para que flua de forma eficiente, no momento oportuno, de forma que seja atingido o objetivo pretendido, é um desafio para as organizações. A comunicação efetiva só se estabelece em clima de verdade e autenticidade. Caso contrário, só haverá jogos de aparência, desperdício de tempo e, principalmente uma “anti-comunicação” no que é essencial/necessário. Porém não basta assegurar que a comunicação ocorra. É preciso fazer com que o conteúdo seja efetivamente aprendido para que as pessoas estejam em condições de usar o que é informado. Por tanto, o trabalho em equipe precisa ser incentivado com uma postura de empatia e cooperação eliminando assim, os afastamentos e as falhas na comunicação.
O envolvimento dos colaboradores em todo o processo organizacional desenvolvendo a capacidade de boa comunicação interpessoal é condição imprescindível ao bom andamento da organização. A falta de cultura do diálogo, de abertura a conversação e a troca de idéias, opiniões, impressões e sentimentos, é, sem dúvida alguma, o grande problema que prejudica o funcionamento de organizações e países. A comunicação corporativa é um processo diretamente ligado à cultura da empresa, ou seja, aos valores e ao comportamento das suas lideranças e às crenças dos seus colaboradores.
As comunicações administrativas consideradas como fontes de comunicação social e humana encontram os seguintes elementos: comunicador, mensagem e destinatário. O processo de comunicação envolve no mínimo duas pessoas ou grupos: remetente (fonte) e o destino (recebedor) isto é, o que envia a documentação e o que recebe. O conteúdo da comunicação é geralmente uma mensagem e o seu objetivo é a compreensão por parte de quem recebe. A comunicação só ocorre quando o destino (quem a recebe) a compreende ou a interpreta. Se a mensagem não chega ao destino à comunicação não acontece.
A qualidade da comunicação é derivada de alguns pontos considerados de suma importância: • Prioridade à comunicação – qualidade e timing da comunicação assegurando sintonia de energia e recursos de todos com os objetivos maiores da empresa; • Abertura da alta direção – disposição da cúpula de abrir informações essenciais garantindo insumos básicos a todos os colaboradores; • Processo de busca – pro atividade de cada colaborador em busca as informações que precisa para realizar bem o seu trabalho; • Autenticidade – verdade acima de tudo, ausência de “jogos de faz de conta” e autenticidade no relacionamento entre os colaboradores assegurando eficácia da comunicação e do trabalho em times; Foco em aprendizagem – garantia de efetiva aprendizagem do que é comunicado, otimizando o processo de comunicação; • Individualização – consideração às diferenças individuais (evitando estereotipo e generalizações) assegurando melhor sintonia e qualidade de relacionamento na empresa; • Competências de base – desenvolvimento de competências básicas em comunicação (ouvir, expressão oral e escrita, habilidades interpessoais) assegurando qualidade das relações internas; • Velocidade – rapidez na comunicação dentro da empresa potencializando sua qualidade e nível de contribuição aos objetivos maiores; • Adequação tecnológica – equilíbrio entre tecnologia e alto contato humano assegurando evolução da qualidade da comunicação e potencializando a força do grupo. Quatro fatores influenciam a eficácia da comunicação nas organizações: canais formais da comunicação, estrutura de autoridade, especialização do trabalho e a propriedade da informação. Os canais formais da comunicação influenciam a eficácia da comunicação de duas formas: primeiro, os canais cobrem uma distância cada vez maior à medida que as organizações crescem e se desenvolvem. Atingir a comunicação eficaz em uma grande organização é muito mais difícil do que em uma organização menor. Segundo, os canais de comunicação inibem o fluxo livre de informações entre os diversos níveis da organização. Exemplo: um trabalhador do almoxarifado de uma empresa comunicará problemas do seu trabalho a um supervisor e nunca ao gerente.
Estrutura de autoridade: verifica-se que as diferenças hierárquicas ajudam a determinar quem irá comunicar-se com quem. O conteúdo e exatidão da comunicação são sempre comprometidos pela diferença de autoridade. A especialização do trabalho, ou seja, a divisão do trabalho em ações pertinentes a cada grupo, facilita a comunicação entre esses grupos.
Nas organizações a comunicação apresenta diferentes formas que variam de acordo com os elementos, contexto e tipo de comunicação a ser usado. A comunicação se divide em dois itens: comunicação verbal e comunicação não verbal. No primeiro item a comunicação envolve participação, transmissão e trocas de conhecimento e experiências. A comunicação verbal pode ser: Interna – quando o processo acontece dentro da empresa e externa – quando o processo ultrapassa os limites da empresa, ocorrendo entre esta e funcionários ou instituições de fora da empresa. Quanto à transmissão da mensagem, a comunicação ocorre de duas formas: oral e escrita. Para se ter idéia da importância das comunicações orais, basta lembrar que elas estão no cerne dos problemas de relacionamento entre setores ou na raiz das soluções de integração horizontal/vertical. Muitas questões pendentes poderiam ser resolvidas por meio de uma receita que inclui, necessariamente, contatos, reuniões de integração, avaliação, análise, controle e feedback. Como se percebe, as comunicações orais merecem atenção. Quanto ao tipo de comunicação a ser utilizado, pode ser: formal (realizada através da hierarquia) e informal (realizada fora do sistema convencional). Comunicação não verbal – O propósito deste tipo de informação é exprimir sentimentos sem usar a palavra. Exemplo: balançar a cabeça para indicar um “sim”.
A comunicação não verbal, de um modo geral pode ser dividida em oito categorias: 1. Ambiente – espaço físico. Exemplo: a decoração do escritório ou hotel escolhido para uma reunião de negócio. 2. Posição do corpo – apresenta-se a uma pessoa em um estilo esportivo pode indicar aceitação ou ser interpretado como desleixo. 3. Postura – inclinar-se em direção a outra pessoa sugere ser favorável em relação à mensagem. 5 . Gestos das mãos – aplausos e, se, com as palmas abertas para cima – perplexidade. 5. Expressões e movimentos faciais – aspectos da face e movimentos com a cabeça podem indicar aprovação, desaprovação ou descrença. 6. Timbre de voz – podem comunicar confiança, nervosismo ou entusiasmo. 7. Vestuário, adorno e aparência – comunicam mensagens como: “acho esta reunião importante”. 8. Reflexão – muitos sinais não verbais são ambíguos. Exemplo: um sorriso indica calor humano, mas, às vezes pode indicar nervosismo. Seja através da comunicação verbal ou não verbal, a informação é indispensável aos funcionários de uma empresa como base para atingir metas. É através da informação que se pode detectar áreas problemáticas capazes de impedir a consecução de objetivos. É também, por meio dela que são avaliados desempenhos individuais e/ou coletivos. E ainda, só através de informações torna-se possível fazer ajustamentos necessários para que a eficiência no trabalho seja alcançada.
As mensagens, nas organizações passam por diferentes caminhos ou canais. Tais canais podem ser formais ou informais. Os canais formais de comunicação são os caminhos oficiais para envio de informações dentro e fora da empresa, tendo como fonte de informação o Organograma, que indica os canais que a mensagem deve seguir. Além de serem caminhos para a comunicação, os canais também são meios de enviar mensagens incluem boletins, jornais, reuniões, memorandos escritos, correio eletrônico, quadros de aviso tradicionais e informativos mais elevados.
As mensagens nas organizações viajam em quatro direções: para baixo, para cima, horizontal e diagonalmente. A comunicação descente, que viaja para baixo é aquela que parte do superior da empresa para os subordinados – envolve os relatórios 6 administrativos, manuais de políticas e procedimentos, jornais internos da empresa, cartas e circulares, relatórios escritos sobre desempenho, manuais de empregados e etc. O tipo de comunicação mais adequado aos subordinados é a que presta mais informações; não apresenta controvérsias e cujo propósito é mais informativo que persuasivo.
A comunicação ascendente ocorre para cima, do subordinado para o superior. Envolve: memorandos escritos, relatórios, reuniões grupais planejadas, conversas informais com o superior. Apresenta propósito informativo e auxilia na tomada de decisão.
Para facilitar este tipo de comunicação as empresas desenvolvem programas e políticas tais como: • Políticas de portas abertas – permite a qualquer empregado receber a atenção da alta administração. • Programas de treinamento – serve para avaliar aspectos da Empresa – os empregados trazem os problemas da Empresa à tona. Permite a ela atingir velocidade e simplicidade nas operações. • Programas de reclamações – as reclamações são enviadas para cima, incluindo aquelas sobre os supervisores, condição de trabalho, conflitos, assédio sexual, métodos de trabalho, etc. Comunicação Horizontal – trata-se do envio de informações entre funcionários do mesmo nível organizacional. Comunicação Diagonal – transmissão de mensagem de níveis organizacionais mais altos ou mais baixos em diferentes departamentos, demonstrando maior dinamismo no que se refere às decisões da comunicação. Canais informais de comunicação – representam à rede de comunicação, não oficial, que complementa os canais formais. São dois importantes canais informais de comunicação: rádio corredor e os encontros casuais. A rádio corredor é o principal meio de transmissão de boatos e até pode criar problemas à organização. Boatos falsos podem ser prejudiciais à moral e à produtividade da empresa. Reuniões com empregados para discutir o boato é a melhor forma de evitar que tais boatos comprometam a imagem dos funcionários da Organização. Encontros Casuais – não programados – acontecendo entre os superiores e empregados podem representar um canal de informação eficiente. Além das reuniões formais, muitas informações valiosas podem ser coletadas nesses encontros casuais. A alta direção, preocupados com a comunicação interna, utilizam desses canais sem preconceito, coletando informações que os ajudam na tomada de decisões importantes. Muitas vezes, a comunicação não acontece de forma eficaz em virtude da falta de habilidade do emissor e/ou receptor, constituindo-se verdadeiras barreiras. Consideram-se barreiras da comunicação: motivação e interesses baixos, reações emocionais e desconfianças que podem limitar ou distorcer as comunicações; diferenças de linguagem, jargão, colaboradores com conhecimentos e experiências diferentes também podem se constituir em barreiras da comunicação numa organização.
A tecnologia tem um dos principais papéis na transformação das atividades e no negócio da comunicação social. Além de representar para muitos, uma verdadeira revolução cultural, ela significa investimentos e até a definição de novos objetivos e rumos. A internet está se tornando imprescindível nos planos de comunicação das grandes corporações, cujos sites foram criados como centros de informação para consumidores. Em vez de vendas, muitas empresas estabelecem objetivos de comunicação e realizam on-line uma verdadeira estratégia de administração dos seus contatos e do relacionamento com os diferentes públicos que com elas se relacionam e interagem. A vídeo-conferência também faz parte dos avanços de tecnologia e, tem tido aceitação cada vez maior no mundo dos negócios. Através desse recurso, funcionário de uma organização em diferentes locais mantém um diálogo vendo as imagens na tela da televisão, realizando uma reunião em diversos lugares ao mesmo tempo. Esta tecnologia traz a vantagem da diminuição de gastos para a empresa, além do aumento da produtividade, pois os funcionários precisam ir apenas ao centro de vídeo-conferência próximo à empresa. Em decorrência disso, a comunicação eletrônica veio para facilitar a vida das organizações, trazendo agilidade, comodidade e baixo custo para as empresas.
Escritórios do tipo aberto em que todos podem ver todos estão em moda a muito tempo por serem muito melhores para colaboração e comunicação.
No entanto dois estudos põem em duvida estas vantagens. Um estudo mostrado no “A vida secreta das construções” demonstra que trabalhar em escritórios abertos é ruim para o cérebro. Segundo o estudo este tipo de escritório diminui em 32% o bem estar dos empregados e em 15% a produtividade.
O grande problema com este modelo é que as distrações com telefones tocando, pessoas caminhando e similares é muito grande, e o cérebro tem de reagir a estes estímulos deixando de lado a concentração no trabalho.
Um outro estudo australiano demonstra ainda que neste tipo de escritório, em 90% dos casos provou-se um aumento nos níveis de stress, pressão alta, e rotatividade de pessoal.
Nos primórdios, trabalhadores lutam por jornada de 8 horas (8 horas para o trabalho, 8 horas para o descanso, 8 horas para dormir, algo utópico, para época, onde a jornada de trabalho era bem maior e sem perspectivas profissionais, mulheres grávidas, menores de idade eram colocados nesta situação, 5 trabalhadores foram executados, por distúrbios, por anifestações contra classe patronal.Para que uma empresa tenha sua base sólida deve direcionar o seu foco ao gerenciamento de pessoas, pois: Sem pessoas/recursos, qualquer tecnologia, por mais necessária e inovadora que seja, não funciona; Pessoas têm o dom de fazer o sucesso ou fracasso de qualquer empresa; Pessoas trazem dentro de si histórias de vida, emoções, saberes, valores, crenças e expectativas; Pessoas têm necessidade de integrar seus sonhos a um projeto coletivo; Pessoas podem colocar seu talento a favor das organizações, quando encontram ambiente para tal; Pessoas são leais àqueles que as respeitam, abrem oportunidades e valorizam quem os respeita.
O principal ativo de qualquer organização, feita para durar, é sem dúvida o seu capital intelectual! Para que as empresas tenham sucesso deve-se unir dois conceitos primordiais: Administração que traz ordem e consistência, por meio da elaboração de planos formais, para projetos, atividades rotineiras, alinhados com as políticas organizacionais, procurando contínua monitoração dos resultados e coordenação de ações.
Liderança que estabelece direções através do desenvolvimento de uma visão do futuro; depois engajam as pessoas comunicando-lhes essa visão e inspirando-as a superar os obstáculos. Ambos, devem ser gerenciados por um sistema, que é composto por pessoas e sobretudo por um sistema de comunicação interna.
Logo, sejam bem vindos, estamos falando do SABESIM !
Hoje filosofando percebi como podemos ter coisas tão avançadas perto de nós para o que é fútil e sem retorno, e coisas tão arcaicas quando algo realmente pode ser util.
Ai vão alguns flashes:
Já percebeu que quando você quer saber algo sobre um produto, assunto ou o que for você vai ao Google e acha tudo? Já quando precisa saber de algo do seu trabalho na sua empresa, você tem que ir ao seu colega mais antigo e não acha nada!
Já percebeu que quando precisa de dados científicos apurados você vai à Wikipédia? Já quando precisa saber das normas da empresa você vai ao manual do funcionário que deve estar por alguma gaveta (Se existir).
Já percebeu que quando você quer se comunicar com seus amigos que foram para a Europa você usa o Orkut ou o Facebook? Já quando quer falar com o seu Gerente, chefe ou até colega usa o telefone ou se desloca até ele correndo o risco ainda deste estar ocupado e não poder lhe atender.
Já percebeu que quando você quer ficar antenado com as noticias do mundo, você vai ao UOL, Globo.com etc. e fica antenadissimo? Já quando quer saber das decisões da ultima reunião tem que implorar para um dos que estiveram lá pessoalmente.
Já percebeu que quando quer saber de uma fofoca bem rápida você recebe um SMS ou mesmo lê algo no Twitter e já está a par? Agora pra saber uma mínima informação do seu trabalho vai ao Mural de avisos.
Já percebeu que quando queremos conhecer uma pessoa melhor damos uma boa olhada no seu perfil online? Já quando queremos conhecer nosso colega de setor temos que fazer um monte de artimanhas e perguntas para os outros.
Já percebeu que seus contatos do MSN, Email, etc. Tem foto, são organizados por grupos e é bem fácil de buscar? Já a lista de colaboradores da sua empresa está em alguma planilha do Excel em alguma pasta do PC do RH.
Há alguns dias passando pelo menos uma vez por semana por uma rua, observei que esta possuía dezenas de outdoors. Mas o que me chamou realmente a atenção foi como certas empresas acertam em cheio em como utilizar este tipo de mídia e outras apenas fazem como loucos e simplesmente rasgam dinheiro.
Observe estes 04 outdoors abaixo, que casualmente estavam lado a lado o que deixou ainda mais claro o que vou comentar logo abaixo.
A maneira de você olhar estas imagens é a seguinte: 1 – Olhe para o lado (Esquerda ou direita tanto faz, mas não olhe para o monitor); 2 – Olhe agora para uma das imagens do monitor por apenas um segundo; 3 – Vire e o olhe para o lado novamente;
Pronto! É assim que um motorista que está trafegando por esta mesma rua vai perceber este outdoor. Observe que no caso da ultima imagem, o que você viu resume-se a primeiramente a imagem do automóvel e talvez o preço em vermelho, no entanto se seu cérebro identificar que isto pode ser importante ai sim você vai observar os outros detalhes e talvez até chegar a comprar o carro. Já no anuncio logo do lado todas as informações são simplesmente ignoradas e em alguns casos o anuncio todo simplesmente nem sequer chega perto de ser realmente percebido e entendido.
E isto o que tem haver com comunicação interna e sistemas?
Um dos grandes desafios tanto da comunicação quanto de sistemas que gerenciam dados é fazer as informações serem percebidas pelo usuário de forma clara e sem poluição. Tive uma experiência que deixou isto bem claro.
Demonstrando o Sabesim a um cliente em potencial ouvi a seguinte frase depois num bate papo sobre sistemas e essas coisas.
?Este sistema que a gente usa aqui na empresa (NOME SENSURADO) eu acho que pode ter alguns recursos assim, mas ainda não o conheço todo, pois ele é bem complexo?.
Fato:
O sistema não deve ter os recursos, e se tiver deve ser tão complicado de usar que não vale à pena.
Informação difícil de acessar é informação que não será acessada. Sistema difícil de usar é sistema que não será usado.
E agora o que dizer daqueles velhos murais de recados tão comuns nas empresas?
P.s. Em tempo. O 1ª outdoor da esquerda (Que seria lindo se estivesse em uma revista ou folder) é sobre uma palestra de lançamento de um programa de produção de algodão, e o outro de baixo sobre promoções de revisão de automóveis (Outdoor com legenda, tá aí uma boa péssima idéia :+D )
Presidente para Diretor – Na próxima segunda-feira, aproximadamente às 20 horas, o cometa Halley passará por aqui.Trata-se de um evento que ocorre somente a cada 76 anos. Assim, peço que os funcionários sejam reunidos no pátio da fábrica,todos usando capacetes de segurança, para que eu possa explicar o fenômeno a eles. Se estiver chovendo, não poderemos ver o raro espetáculo a olho nu, e todos deverão se dirigir ao refeitório onde será exibido um filme documentário sobre o cometa Halley.
Diretor para Gerentes – Por ordem do Presidente, na sexta-feira às 20 horas, o cometa Halley vai aparecer sobre a fábrica.Se chover, os funcionários deverão ser reunidos, todos com capacete de segurança, e encaminhados ao refeitório, onde o raro fenômeno aparecerá, o que acontece a cada 76 anos a olho nu.
Gerentes para Chefe de Produção – A convite do nosso querido Diretor, o cientista Halley de 76 anos, vai aparecer nu no refeitório da fábrica, usando capacete, pois vai ser apresentado um filme sobre o problema da chuva na segurança. O diretor levará a demonstração para o pátio da fábrica.
Chefe de Produção para Supervisor de Turnos – Na sexta-feira às 20 horas, o Diretor, pela primeira vez em 76 anos,vai aparecer nú no refeitório da fábrica, para filmar o Halley, o cientista famoso e sua equipe.Todo mundo deverá estar de capacete, pois vai ser apresentado um show sobre a segurança na chuva. O Diretor levará a banda para o pátio da fábrica.
Supervisor de Turnos para Funcionários – Todo mundo nu, sem exceção, deve estar no pátio da fábrica, na próxima sexta-feira, às 20 horas, pois o manda-chuva (Presidente) e o Sr.Halley,guitarrista famoso, estarão lá para mostrar o raro filme “Dançando naChuva”. Todo mundo no refeitório de capacete, o show será lá, o que ocorre a cada 76 anos.
No mural: Aviso para todos – Na sexta-feira, o chefe da diretoria vai fazer 76 anos e liberou geral para a festa às 20 horas no refeitório. Vão estar lá, pagos pelo manda-chuva,”Bill Halley e seus Cometas”. Todo mundo nú e de capacete, pois a banda é muito louca e o rock vai rolar solto, mesmo com chuva.
