Um projeto é uma solução macro a ser atendida como a abertura de uma loja, o desenvolvimento de um sistema, a criação de um plano de Marketing, por exemplo.
Tal solução macro é dividida em várias pequenas partes (cada qual denominada “tarefa”) distribuídas em diferentes momentos do projeto. Estas tarefas perpassam fases como a de desenvolvimento, acabamento, aprovação e validação, entre outras. Elas são atribuídas a responsáveis que deverão executá-las e, durante esse processo, são assinaladas com prioridades, prazos, dados e discussões diversas.
Alguns passos simples para melhorar a comunicação interna na sua empresa podem salvar o empreendimento. Ocorre que no dia a dia nem sempre é fácil exercer uma boa comunicação devido a diversos fatores, sejam eles provenientes de limitações da empresa ou pela indisciplina dos colaboradores. Quando percebe-se a deficiência nesse quesito, é a hora de agir. Veja algumas dicas para ajudar na formação de um quadro eficiente de comunicação na sua empresa, criando um hábito saudável de participação dos colaboradores.
Ao contratar um funcionário para a sua empresa, há diversas normas que o regime de CLT determina, tanto para o empregador quanto para o empregado. Por mais que elas sejam importantes e orientem itens como carga horária trabalhada, horas extras, entre outros, é necessário mais. Muitas regras são da organização e precisam ser redigidas e esclarecidas ao empregado – é o regulamento interno da empresa. A sua tem isso?
Nele, itens importantes como uso de avental, normas de atendimentos ou até uso de redes sociais estarão presentes, permitindo uma padronização das normas da organização. Para que tudo isso seja possível, é necessário que essas regras estejam a fácil acesso para o trabalhador para que ele possa consultar, se atualizar e tirar as dúvidas. O ideal é ter um software para comunicação com funcionários para facilitar essa atualização.
Normas que sua empresa não pode deixar de ter registrado
Uniformes: onde devem ser usados, como devem ser conservados, entre outros. Se a sua empresa mexer com produto tóxico, é importante colocar esse alerta para os funcionários, informando que as roupas só poderão ser lavadas na área apropriada disponibilizada pela empresa.
Máquinas e equipamentos: necessidade de uso de EPI e demais cuidados para o manuseio do maquinário existente.
Computadores: nesse item é importante falar sobre o uso de redes sociais, se é ou não permitido e sobre a divulgação do nome da empresa. O que pode e o que não pode ser feito.
Atrasos e faltas: coloque normas como avisar, trazer atestado ou sistema de recompensa de horas, caso o funcionário se atrase.
Imperícia: caso alguma imprudência ou imperícia por parte de um dos funcionários traga prejuízos, estabeleça normas falando como isso será tratado.
Respeito: é bom alertar sobre o respeito aos colegas de trabalhos e superiores.
Cartão de ponto: estabeleça normas para o cartão de ponto como, por exemplo, o tempo disponível.
Licença: alerte as pessoas de como funciona a solicitação das licenças estabelecidas na legislação. Isso serve tanto para as médicas quanto para a de casamento ou morte de parente.
Agendamento de férias: quando devem ser solicitadas e como. Podem ser divididas?
Fumo: é bom alertar de que é proibido fumar em ambientes fechados, perto de produtos químicos, entre outros.
Atendimento: como deve ser realizado o atendimento ao cliente? E se ocorrer um problema, para quem recorrer?
Visitas: caso um parente ou alguém queira falar com o funcionário pessoalmente no horário de trabalho, há algum problema quanto a isso? Se houver, como proceder?
Roupas: caso não haja uniformes, o que pode ser usado para trabalhar? É permitido o uso de bermuda ou deve ser roupa social? Há algum dia da semana no qual as pessoas possam ir mais à vontade? Qual é?
Atendimento online: padronização do atendimento via telefone e e-mail.
Função: normatizar a função de cada colaborador dentro das atividades da empresa.
Como compartilhar essas regras com todos
Primeiro, lembre-se de que todas as regras precisam estar de acordo com a legislação vigente, afinal, são unilaterais. Depois disso, saiba que é obrigação da empresa orientar os empregados quanto a existência delas e necessidade de seu conhecimento. Além disso, é necessário permitir que eles tenham acesso às normas para tirarem dúvidas e consultarem as atualizações.
Para compartilhar as regras e deixá-las com fácil acesso, tenha um software para comunicação com funcionários. Isso facilitará a comunicação entre vocês e a divulgação do que pode e do que não pode dentro da organização.
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A comunicação é uma ferramenta natural do ser humano: seja ela escrita, verbal ou até mesmo feita por meio de gestos. Todos estes formatos estão presentes no dia a dia de uma empresa e cada um deles têm um efeito diferente na produtividade do colaborador.
Por isso, para garantir o máximo de rendimento em uma organização, é essencial ter atenção com a comunicação interna. Como os seus colaboradores se conversam entre si? Como é o diálogo entre os líderes e seus times de trabalho? Estas são respostas que influenciam no comprometimento dos seus funcionários, no cumprimento de metas, no retrabalho, na motivação interna e na qualidade do trabalho desenvolvido.
A comunicação interna tem impacto na produtividade da sua empresa! Saiba mais:
Os efeitos de uma boa comunicação no rendimento dos seus colaboradores
Analisar e planejar melhorias na maneira como os seus colaboradores se comunicam é algo essencial para garantir a produtividade da organização. Uma comunicação clara faz com que todos entendam o seu papel dentro da empresa – e este conhecimento reflete diretamente no desempenho dos seus colaboradores.
Colaboradores bem informados, que sabem o que acontece no local em que trabalham, desenvolvem as suas atividades com mais qualidade, agilidade e comprometimento. Já funcionários que não sabem qual é o seu papel na organização ou como estão as metas da empresa, apresentam menos tendência a buscar o melhor desempenho, não se sentem tão engajados à marca ou motivados com o trabalho que desenvolvem – e todos estes são elementos que surtem efeitos negativos na produtividade.
A melhoria da comunicação interna deve ser constante: forneça informações claras e precisas acerca de metas, divida conquistas e desafios com os seus colaboradores.
Como a tecnologia pode trazer mais eficiência para a empresa?
Uma estratégia eficiente para melhorar a comunicação interna é agregar ferramentas que facilitem o dia a dia dos seus colaboradores. A tecnologia é uma aliada que contribui para melhora do diálogo interno. Ela permite que as diversas tarefas que fazem parte da rotina da empresa sejam integradas em um só local de controle – algo que facilita o gerenciamento de tudo o que acontece na organização e, consequentemente, o diálogo entre as equipes.
Um estudo, do Órgão de Estatísticas Nacionais do Reino Unido, revelou que investimentos em telecomunicações têm um efeito positivo na rotina de trabalho: empresas que contam com estas tecnologias são até 7,5% mais produtivas do que empresas que não fazem estes investimentos. O uso de computadores aumentou o rendimento em 2,1% para cada 10% de empregados, enquanto o uso da internet aumentou a produtividade em 2,9% para cada 10%.
Por que é importante unificar a comunicação interna?
Embora as ferramentas individuais, como o e-mail, telefones, correio de voz, mensagens instantâneas e conferências ofereçam benefícios específicos de produtividade, muitas empresas reconhecem os ganhos adicionais com a integração em uma solução de comunicação unificada.
Em uma pesquisa com empresas sem um sistema de comunicação unificada, 56% dos entrevistados relataram que tentaram se comunicar com os colegas de trabalho usando uma das ferramentas individuais e não tiveram sucesso na primeira tentativa. Quase metade dos entrevistados perdeu o prazo ou atrasou um projeto por causa de falhas na comunicação.
Com um sistema claro, unificado e eficaz, o empresário tem mais tempo para se dedicar às decisões de negócio, enquanto o software cuida do resto. Aplicativos que contribuem para melhora da comunicação trazem produtividade para empresa porque facilitam o gerenciamento de tarefas, permitem que os líderes tenham uma visão geral de tudo o que está acontecendo nas equipes e agilizam o processo de troca de informações.
Tudo isso é essencial para evitar falhas na comunicação interna e um diálogo mais claro resulta:
Na diminuição do retrabalho;
No cumprimento de prazos;
Em equipes que trabalham em sinergia em prol de um mesmo objetivo;
Em produtos de mais qualidade;
Em clientes mais satisfeitos.
A boa comunicação é, portanto, um elemento essencial para que os seus colaboradores apresentem o melhor desempenho possível e para a produtividade da empresa funcione com o máximo de rendimento. Você já investe para garantir isso?
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Talvez sua empresa já tenha investido muito tempo e recursos financeiros na implantação de projetos que não saem do papel. Este tipo de problema causa muita frustração para os colaboradores envolvidos, principalmente para os gestores que se sentem incapazes de delegar e controlar a execução das tarefas dos seus subordinados.
É muito provável que você nunca tenha parado para pensar sobre os prejuízos reais associados a falhas no controle de tarefas, ou seja, erros de escolha e de engajamento dos talentos para os desafios empresariais.
Neste artigo vamos explicar como um gerenciador de tarefas pode contribuir com o desempenho dos projetos da sua empresa e como compartilhar estas tarefas com sua equipe gerando mais engajamento e eficiência nas atividades, confira!
Os benefícios de um gerenciador de tarefas
O controle de tarefas é um processo que assegura que tarefas específicas sejam realizadas de forma eficaz e eficiente. Controlar é acompanhar o desenvolvimento de uma tarefa a caminho de um objetivo estabelecido complementando o planejamento. Sem ela o gestor não saberia onde estão e quais correções precisam ser realizadas para atingir os objetivos.
Com um gerenciador de tarefas todos poderão acompanhar os projetos da organização com mais facilidade e praticidade, uma vez que poderão visualizar o status de cada tarefa, os responsáveis por cada tarefa, o tempo que foi investido em cada atividade, os prazos estabelecidos, entre outros recursos em tempo real (quando utilizado em um sistema via internet, como nosso Software SabeSim).
Engajando sua Equipe no Projeto
Para que toda equipe esteja engajada no projeto é importante que o gerenciador de tarefas compartilhe todas as tarefas do projeto, e seus respectivos responsáveis, de forma visual e intuitiva para todos os colaboradores envolvidos.
Isso demonstra transparência e tende a gerar mais comprometimento de cada membro da equipe uma vez que todos sabem qual sua responsabilidade e o prazo a ser cumprido. Os sistemas via internet possibilitam este engajamento atraindo o foco dos envolvidos e oferecerem total controle de sua equipe de trabalho, possibilitando um feedback instantâneo de todos os seus colaboradores.
Cada vez mais a tecnologia tem contribuído para a automatização e crescimento das organizações. Investimentos em sistemas que facilitam os processos e controles das atividades humanas vêm se destacando, se tornando essenciais e indispensáveis para o crescimento organizacional e praticidade nas atividades do dia a dia dos gestores e empreendedores.
Os empreendedores enfrentam muitos problemas em suas empresas, mas, certamente, um dos que causam mais danos ao bom funcionamento dos trabalhos é a falta de eficiência.
Manter a produtividade evita desperdício de recursos e é essencial para a conquista e a manutenção de clientes. Para tornar sua empresa mais produtiva apresentaremos neste artigo atitudes que vão ajudar a aumentar a efetividade de todos os envolvidos. Confira!
1 – Crie uma política motivadora
As atitudes dos colaboradores refletem a política estabelecida pela empresa. É muito importante que crie um ambiente de trabalho harmonioso e confortável na sua empresa através de organização, higiene, conforto, manutenção de equipamentos, entre outros, dando todo suporte necessário para que os colaboradores possam executar suas tarefas.
Cada membro de uma equipe, independente do seu nível hierárquico, deve se preocupar em ajudar o cliente de forma especial, única. Quando um novo funcionário se juntar ao time, ele precisa captar esse sentimento de unidade, ou seja, quando um cliente enfrenta um problema, esse problema é de todo o time e quando a empresa avança, todos avançam também.
Colaboradores motivados apresentam maior eficiência em suas atividades impactando diretamente na produtividade da empresa como um todo.
2 – Padronize seus processos
Existem diversas maneiras de realizar um trabalho e cada colaborador tem sua própria maneira de executar uma tarefa. É importante que estabeleça padrões através de procedimentos e instruções de trabalho de forma que qualquer colaborador consiga seguir estes documentos como um manual de instruções, objetivo e prático.
Uma boa maneira de melhorar seus processos é entrevistar os colaboradores a fim de identificar dificuldades ao seguir os procedimentos ou registrar mudanças, sugeridas pelos próprios colaboradores, que possam apresentar resultados mais eficientes nas atividades diárias.
A padronização de processos ajuda a melhorar a qualidade dos produtos ou serviços e minimiza tempo de execução e retrabalhos com a ajuda e interação de todos os colaboradores.
3 – Aproveite a tecnologia
Se você deseja maior produtividade precisa usar a tecnologia a seu favor para inovar seus processos e ajudar sua equipe. Existem hoje diversas ferramentas que contribuem para melhoria, organização e melhor aproveitamento do tempo. Imagine um sistema que facilite sua gestão melhorando a comunicação interna, os projetos, as tarefas, a gestão de pessoas, o gerenciamento e compartilhamento de arquivos, seus compromissos, etc. A produtividade e a tecnologia andam sempre juntas oferecendo mais eficiência e melhoria nos processos organizacionais.
4 – Invista nas pessoas e nas competências
As capacidades e habilidades da sua equipe, bem como a aplicação de seus conhecimentos para o trabalho diário, são ingredientes fundamentais para aumento da produtividade.
Colaboradores que recebem treinamentos periódicos são mais criativos, encontram novas soluções e formas mais eficientes de executar suas tarefas e são capazes de se adaptar rapidamente às novas tecnologias. Eles também tendem a aceitar mais responsabilidade, requerem menos supervisão e se tornam mais comunicativos.
Investir em treinamento e capacitação também pode reduzir rotatividade de funcionários, melhorando a produtividade e reduzindo os custos no longo prazo.
5 – Mensure seus resultados
Se você não tem indicadores de desempenho dos processos da sua empresa é importante que insira o mais rápido possível. Estes indicadores devem estar alinhados a missão da empresa como um todo e todos os colaboradores devem estar cientes destes objetivos, assim todas as atividades da organização serão voltadas para o alcance destes objetivos.
Se você não mensurar seus resultados, não saberá quais processos precisam de melhorias e caso tenha efetuado alguma mudança, não conseguirá analisar se as mesmas causaram efeitos positivos ou negativos.
Há muitas áreas que podem ser consideradas para melhoria da produtividade. A melhoria da comunicação e engajamento com os funcionários e clientes, investimentos em tecnologia apropriada, foco na melhoria de processos e utilização de pessoal são apenas alguns. Seja qual for a mudança planejada lembre-se que novos hábitos requerem disciplina, mas são essenciais para mudar paradigmas e fazer as coisas acontecerem de verdade.
Ter um processo de comunicação claro, direto e estruturado tem papel fundamental em qualquer organização. Toda ação do dia a dia começa com a comunicação, e ter as informações mal interpretadas ou distorcidas podem causar sérios problemas para o desenvolvimento organizacional.No artigo de hoje vamos explicar como medidas simples podem facilitar e melhorar a comunicação na sua empresa, aumentando a produtividade de todos. Confira!
Por que você deve estruturar um processo de comunicação?
A falta de um processo de comunicação estruturado gera para empresa diversos prejuízos, tais como:
– Constrangimento pessoal; – Mal estar entre os colaboradores; – Perdas financeiras, considerado um dos principais prejuízos decorrente da má gestão de comunicação entre equipes.
A comunicação deve ser entendida pelos empreendedores como uma estratégia básica de crescimento pois através dela que uma empresa recebe, fornece, canaliza informações e constrói o conhecimento. Com esse processo bem alinhado a tomada de decisões fica mais assertiva e gera resultados positivos.
Medidas simples para um bom processo de comunicação
Para implantar um processo eficiente de comunicação medidas simples e o uso de ferramentas habituais do cotidiano serão grandes aliados.
Comece priorizando o treinamento do pessoal, tenha definido os cargos, funções, normas, protocolos de condutas e procedimentos padrões da empresa e integre a todos os colaboradores.
Assim até mesmo um novo integrante verá que há rotina e processos na nova casa e não ficará perdido com etapas simples, como o atendimento de um cliente.
Utilize sempre um canal para a comunicação interna como o e-mail, nada de post-it e recadinho em cima da mesa pedindo relatórios. O e-mail garante agilidade e tem função de arquivo na vida do profissional, ou seja, estará documentado exatamente o que foi tratado.
Sistema integrado de comunicação
Adote na empresa um sistema integrado de comunicação, disponibilize para a equipe todas as informações necessárias para o bom funcionamento da empresa.
Nada atrasa mais a conclusão de uma tarefa do que precisar esperar pelo colaborador do setor “x” que não encontra-se na empresa e somente ele tem acesso as estatísticas de venda do mês anterior por exemplo.
Depois de implantado um sistema de comunicação, faça uso constante e exija dos colaboradores utilizar apenas essa ferramenta no dia-a-dia. Isso garantirá a não perda das informações e adaptação de todos nessa nova ferramenta na empresa.
O Sabesim acaba de receber mais uma importante atualização no sistema de agenda de compromissos. Agora você poderá criar e compartilhar múltiplas agendas. Imagine que você tenha um vendedor externo chamado “Leandro”, e uma auxiliar deste funcionário chamada “Flávia” que é responsável por marcar e agendar as visitas para “Leandro” e também para um outro vendedor chamado “João”. Com o Novo recurso Flávia vai poder tanto consultar a agenda de ambos, quanto adicionar compromissos em cada uma delas. Aproveite e explore a novidade!
Acabamos de saber via imprensa que o Sabesim foi selecionado pelo programa StartUp Brasil do governo Federal. Foram 62 empresas escolhidas entre 709 empresas inscritas, sendo 531 brasileiras e 178 estrangeiras. Mais informações sobre o programa, e as demais selecionadas aqui neste link http://startupbrasil.mcti.gov.br/conheca-as-startups-selecionadas-na-segunda-rodada-do-programa/
