Existem inúmeras práticas e ferramentas de gestão, todas elas buscando uma melhor performance aliada à garantia da qualidade nos processos e produtos entregues pela organização. No entanto, as próprias ferramentas que vieram para facilitar acabam se tornando demasiadamente rebuscadas, muitas vezes exigindo adaptações na operação. Tais situações acarretam em maior complexidade nos processos, prejudicando a organização como um todo.

Por isso o Kanban acaba sendo a metodologia preferida de muitas empresas. Principalmente para aquelas que tentaram diversas maneiras de gerir seus processos. O Kanban encanta pela simplicidade de uso e pelos resultados que apresenta. Mas você sabe o que é o Quadro Kanban?

Afinal, o que é Kanban?

Kanban é uma prática de gestão oriunda do Japão, que propicia o controle de atividades e processos por meio de cartões de sinalização. Estes cartões – geralmente coloridos, para facilitar a visualização e compreensão – são usados para indicar a situação da atividade, deixando seu status visível aos atores do processo e agilizando sua administração.

Normalmente, estes quadros costumam possuir 3 colunas:

• Fazer (do), onde são colocadas as tarefas pendentes;
• Sendo feito (doing), onde são postas as atividades que estão em produção;
• Feito (done), em que são colocadas as tarefas concluídas.

O quadro Kanban é considerado uma metodologia ágil e muitas empresas obtiveram um enorme salto em produtividade com ele. Existem dois tipos principais de quadros Kanbans: os físicos e os eletrônicos.

Os Kanbans físicos normalmente são murais em que as tarefas são divididas por “post it” de diversas cores. Todo o controle de tarefas é feito manualmente, e é comum que a equipe se reúna, pelo menos 1 vez por semana, para a divisão de tarefas e para apresentação de resultados. Essa reunião é muito positiva, pois estimula a equipe a se integrar e a ter maior consciência do projeto. Aliás, o Kanban físico muitas vezes é o primeiro contato das empresas com esta metodologia. E é comum que ela naturalmente evolua para os Kanbans eletrônicos.

Os quadros Kanbans eletrônicos funcionam de maneira muito semelhante aos físicos, mas trazem muitas funcionalidades a mais. Eles possibilitam acesso a todos os dispositivos. Também garantem maior segurança e controle das tarefas, além de eliminar custos, como a compra de post its. Outra característica importante da versão eletrônica é que ela possibilita controlar o tempo gasto em cada tarefa, além de fornecer feedback em tempo real de cada membro da equipe.

Por quê utilizar o Kanban?

O Kanban, em função da simplicidade e agilidade de sua metodologia, é ideal para ajustar os processos que encontram-se fora das métricas e do seu desempenho desejado. Além disso, o quadro Kanban deixa claro os papéis e status de desempenho dos processos. Com isso, fica muito mais fácil concentrar a energia nos processos de valor da organização.

Um ponto muito interessante, que é impulsionado pela utilização de um quadro Kanban, é o empoderamento dos atores do processo. Isso acontece por que eles, ao terem suas metas e métricas detalhadas no quadro Kanban, tornam-se mais conscientes de suas atividades e desenvolvem um maior engajamento com seus processos específicos e com os demais processos da organização. Isso fomenta, de uma maneira natural e construtiva, a cultura de monitoramento de processos ponta-a-ponta.

E como eu posso começar a utilizar o quadro Kanban?

Agora que você já tem bons motivos para utilizar o quadro Kanban na gestão de seus processos, vamos apresentar 9 passos para a compreensão da cultura e operação da metodologia. Seguindo os passos que serão recomendados, você estará instrumentalizado não apenas para adotar está prática, como também para garantir ganhos de desempenho e qualidade aos seus processos. Os 4 primeiros pontos dizem respeito aos princípios básicos da metodologia Kanban:

• Passo1: Comece com aquilo que você faz agora.
• Passo 2: Baseie-se em ganhos incrementais, pontuais.
• Passo 3: Respeite o processo tal como ele é, ganhando a confiança dos envolvidos.
• Passo 4: Encoraje a liderança em todos os níveis.

Garantido a compreensão destes 4 pontos básicos, resta partir para a implementação da prática. Para isso, são 5 os passos que devem ser considerados para o sucesso da empreitada:

• Passo 5: Visualize e defina de forma clara o workflow do processo.
• Passo 6: Analise, enfatize e limite as atividades que encontram-se em progresso (work-in-progress) do primeiro item.
• Passo 7: Administre o workflow, implantando as alterações e melhorias.
• Passo 8: Deixe o processo e suas diretrizes claras para todos os envolvidos.
• Passo 9: Aumente sempre o processo colaborativo na análise dos workflows.

Seguindo esse roteiro de 9 passos, você terá sólidas bases para incrementar de forma substancial a gestão de seus processos. Coloque-os em ação e nunca deixe de realizar os ciclos de avaliações de cada etapa do processo, especialmente durante a adoção do quadro Kanban. Lembre-se que a principal atividade que compõe a gestão é a análise criteriosa das medidas tomadas. Feito isso, o quadro Kanban mostrará como simplicidade e eficiência podem sim, caminhar juntas.

Você já conhecia dos benefícios do Kanban? Conte para gente através dos comentários!

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Delegar tarefas e saber monitorar cada uma delas de forma assertiva é essencial para o desenvolvimento dos projetos e do próprio gestor, e é por isso que hoje você saberá realizar esse processo de forma prática e consistente.

O processo de delegação pode encontrar muitos desafios no meio do caminho, com problemas tanto na liderança quanto com os colaboradores, quando nenhum dos lados sabe se comunicar durante o processo.

Um funcionário tem a competência em fatores técnicos e nas habilidades em desempenhar determinada função. Mas, o desempenho não depende apenas da competência, pois precisa ser apoiado na boa comunicação e nas ações motivadoras que a empresa promove. Cabe então ao líder ser o direcionador de conhecimento, o instrutor, o educador, e uma das formas de liderar de forma assertiva nesses pontos é delegar as tarefas e controlar sistematicamente.

Um bom líder muitas vezes precisa delegar tarefas que ele próprio seria capaz de fazer, mas que precisam ser passadas aos colaboradores, para a formação de liderança deles. Esse é o processo de liderar uma equipe e não somente a si mesmo e aos seus próprios objetivos.

Um líder que controla o processo de delegação de tarefas aprimora o formato necessário de trabalho entre a equipe, o padrão de qualidade, a velocidade e o mais importante: o monitoramento de todos os processos.

Um líder deve seguir quatro importantes metas para delegar tarefas e controlá-las de forma eficiente:

1.     Traçar objetivos;
2.     Criar condições necessárias para a realização;
3.     Estimular a equipe para os bons resultados;
4.     Avaliar os resultados.

Assim, o líder começará a delegar para ajudar a empresa a crescer, e mostrar para equipe que a delegação não se trata apenas de receber comandos.

Ao transferir determinada tarefa para um membro da equipe, é essencial que a comunicação seja eficaz e esteja alinhada aos valores e objetivos da organização. O líder precisa delegar de forma que o colaborador saiba a razão daquilo, pois uma delegação ineficiente é aquela que transfere apenas a responsabilidade de “fazer”. Cada responsabilidade sempre corresponderá a poderes e deveres e a delegação não exclui a responsabilidade da liderança que a delegou.

A importância de controlar de forma prática as delegações

É importante saber que delegar de forma assertiva não evitará que possíveis erros aconteçam. O colaborador precisa ter a certeza de poder contar com a liderança. É por isso que o ambiente ideal de delegações de tarefas conta com o controle de acordo com as necessidades.

O controle das tarefas delegadas pode ser feito uma vez por dia em situações mais urgentes ou uma vez por semana, desde que esse tempo possibilite identificar e eliminar as distorções e tornar a comunicação entre quem delegou e quem realizará as tarefas intensa e eficiente.

Em cada ponto do desenvolvimento de tarefas, o líder deve orientar o subordinado, para que ele tenha condições de usar o poder na realização das tarefas delegadas. A partir do aumento da confiança no liderado, o controle da tarefa deve aumentar o intervalo até que o líder transfira completamente o poder para o colaborador. Com essa medida, o liderado ficará muito mais confiante com o acompanhamento e seguro para executar a tarefa quando atingir o seu ponto máximo de competência.

Dessa forma, os elementos básicos da delegação de tarefas serão seguidos: aceitação da responsabilidade, transmissão a pessoa habilitada, comunicação eficaz, condição certa para a execução e acompanhamento do líder.

A delegação de tarefas e o controle serão muito mais eficiente com o auxílio dessas dicas e com o aprimoramento constante através dos resultados dos próximos projetos.

E para você, o que é mais importante na hora de delegar uma tarefa? Compartilhe conosco a sua opinião!

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Acabamos de colocar no ar um recurso que já foi pedido várias vezes por nossos clientes: A possibilidade de categorizar os projetos.
A imagem abaixo demonstra isso de forma bem simples:

Assim você poderá organizar melhor seus projetos, principalmente se tiver muitos.
As tags criadas são privadas, e cada usuário pode organizar seus projetos do da forma que melhor entender.

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Neste final de semana colocamos no ar uma mudança radical no sistema de gestão de projetos e tarefas, e uma das grandes novidades é a tela que pode ser vista logo abaixo.

Para que esta tela fosse possível algumas mudanças internas foram feitas:

Defina qual coluna é a final

Dentro dos projetos, uma das colunas deverá ser definida como a coluna de entrega, ou final. Assim quando uma tarefa estiver lá, será interpretada que esta foi finalizada.

Veja o que está pendente

Ao acessar o sistema de projetos você terá duas abas: Projetos e Tarefas.
A aba projetos você já conhece. Já com a aba tarefas você poderá saber quais das suas tarefas estão pendentes, bem como ver as tarefas de outros (Que estejam nos mesmos projeto que você está)

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Hoje em dia, muitos gestores de equipes buscam uma solução mais eficiente para dominar o controle de tarefas de seus colaboradores. O mais comum é usar planilhas do Excel para realizar o acompanhamento do trabalho, porém, através do uso da tecnologia é possível tornar o processo de  controle de tarefas mais fácil e eficiente.

Uma das ferramentas disponíveis para atender essa demanda são softwares que permitem gerenciar a equipe de forma inovadora, comunicando-se com os funcionários para definir regras, delegar tarefas e acompanhar os resultados.

Para atingir esse objetivo de forma organizada e eficaz, confira os 6 passos para controlar e dominar as tarefas desempenhadas pela equipe em uma organização:

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