Adicionamos um dos recursos mais pedidos no Sabesim: A possibilidade de anexar arquivos nas mensagens.
Para fazer uso deste recurso é muito simples:
1) Acesse uma mensagem qualquer.
2) Veja em opções o item “Anexos”
3) Veja a lista de anexos e envie arquivos:
E é isso!
Percebemos que um dos usos mais comuns para a Agenda de Compromissos do Sabesim é o controle de tarefas, ou mesmo de lembretes que não necessariamente tem data para execução. Aqui mesmo no Sabesim usamos constantemente o sistema para tal objetivo.
A partir de hoje ficou bem mais fácil controlar este tipo de compromisso na Agenda, pois esta ganhou um sistema de lista de tarefas. As tarefas podem ser adicionadas no menu drop-down dos compromissos:
O comportamento das tarefas é diferente dos compromissos:
Caso você tenha o APP para Android, verifique se este já está atualizado para usufruir desta novidade em seu celular. Para isto acesse: www.sabesim.com.br/app/
Estes são os passos para dar permissões especiais nos Arquivos do Sabesim. Somente administradores poderão alterar tais permissões:
Ao acessar, veja o ícone apontado abaixo. Clique nele.
Nesta aba, você terá acesso a opção de criar novos grupos como mostra a imagem abaixo.
Defina as opções desejadas do grupo de permissões. Em seguida salve.
Associe as pessoas que terão esta permissão especial adicionando-as ao grupo.
O controle de tarefas dentro de uma empresa pode parecer simples, mas não é. A tarefa ganha complexidade quando estamos falando de muita gente e quando não há um sistema eficaz para gerenciar essa atividade de forma online e com facilidade, praticidade e segurança. O controle de tarefas vai além de uma simples agenda. Quando sistematizado, garante que cada funcionário saiba o que tem que fazer e em que prazo. E ainda receba notificações quando este prazo está terminando.
Aos gestores, cabe uma visão mais ampla de quem é o responsável por cada tarefa e eles até conseguem ver a fotinho desses funcionários, enquanto gráficos sinalizam como anda a produtividade de todos. O que não pode acontecer é que essa organização e controle de tarefas acabem tomando mais tempo que os projetos em si. O uso de sistemas inteligentes evita que isso ocorra.
1 – Aprenda como usar o sistema. A dinâmica é intuitiva e fácil de aprender;
2 – Crie as tarefas com suas devidas repetições a cada período, podendo ser semana, mensal ou trimestralmente. Assim você não terá que incluir novamente a mesma tarefa em outra data;
3 – Monitore e controle por meio de porcentagens o que já foi desenvolvido até a data atual, de forma que você fique ciente se tudo está caminhando dentro do planejado ou se será preciso fazer ajustes e sugerir novas soluções;
4 – Identifique e designe quem pode e quem não pode ter uma visão total ou parcial do sistema;
5 – Facilite a comunicação entre chefias e departamentos, permitindo que os interessados consigam visualizar o sistema. Assim, a comunicação flui melhor porque quem precisa saber do andamento das tarefas consegue se informar de forma fácil.
A Sabesim oferece um sistema de controle de terefas bastante eficiente. Ela se inspirou no sistema criado pelos japoneses, chamado Kanban. A palavra, na língua japonesa, significa, em sua forma literal, registro. O sistema Kanban é hoje muito utilizado nas áreas de manufatura e logística, principalmente nas etapas de triagem e expedição.
O sistema Kanban foi inicialmente criado pelos japoneses para facilitar a entrega e movimentação de peças e componentes, com redução de perdas e extravios, evitando o desperdício e gerando economia. Mais tarde, o sistema foi aperfeiçoado e se tornou fundamental para garantir entregas e transportes “just in time”, sendo atualmente amplamente utilizado em praticamente todos os segmentos da indústria.
Com o sistema da Sabesim, você terá uma versão simples e eficiente para monitorar as suas tarefas e de sua equipe. Cada atividade será visualizada em sequência, com registros sobre as datas de entrega e quadros de evolução que possibilitam o acompanhamento e a evolução a qualquer momento, de forma clara, rápida e segura. Veja como vai aparecer o status de cada tarefa. São quatro colunas:
● Em espera – são tarefas que dependem da conclusão de outros procedimentos e que, por isso, estão aguardando para serem iniciadas;
● Para fazer – são tarefas que ainda serão iniciadas;
● Em andamento – são as tarefas que já estão sendo desenvolvidas. É aqui que você consegue ver a evolução atual de cada uma;
● Concluídas – são todas as tarefas já finalizadas, de forma que não haja retrabalho.
Cabe a você atribuir cada uma ou grupo de tarefas a um dos funcionários e toda a equipe pode e deve ficar informada sobre as etapas do projeto. Outra ferramenta interessante é a possibilidade de incluir comentários nos detalhes de cada uma das tarefas. Isso facilita a comunicação e evita atrasos das etapas do trabalho.
Se você gostou do que viu até agora, confira mais sobre Controle de Tarefas aqui.
Para inativar um usuário o processo é bem simples:
1 – Encontre o usuário, e clique para abrir o perfil.
2 – Mouse sobre “Gerenciar”. Clique em Inativar:
3 – Confirme a inativação:
PRONTO!
Para reativar um usuário, é necessário encontrar o perfil dele. O sistema “esconde” perfis inativos, mas não é difícil encontrar seguindo os seguintes passos:
1 – Acesse o item pessoas do Menu.
2 – Busque uma pessoa inativa.
4 – Reativando a pessoa
O resto do processo de reativação é idêntico ao de inativar. Só muda a palavra que agora é reativar.
O meio mais simples de inserir imagens em uma norma do sistema wiki é inserindo sua url na web.
Ao editar ou criar uma norma, sega os seguintes passos:
1 – Clique no icone de inserção de imagem:
2 – Insira a URL da imagem na web.
3 – Será gerado o código HTML para a imagem. Salve a norma.
4 – O resultado será similar ao mostrado abaixo
O processo para inserir imagens do seu computador é um pouco mais complexo.
1) Acesse os Arquivos:
2 – Em adicionar, clique no botão “Upload / Enviar”
3 – Envie as imagens desejadas
4 – Clique sobre a imagem desejada, e selecione “Compartilhamento”
5 – Clique em permitir acesso externo.
6 – Copie o endereço da imagem e insira ela na URL do passo “Inserindo uma imagem da Internet”.
O Sistema Kanban tornou-se uma das inovações mais importantes no ambiente corporativo ao introduzir uma metodologia que possibilita melhorar o controle de tarefas em vários departamentos, otimizando processos, melhorando a comunicação entre os colaboradores e gerando um aumento significativo na produção. Com o avanço da internet, hoje podemos aproveitar esses benefícios de forma digital e online. Veja como isso pode ajudar a melhorar os processos operacionais e gerenciais da sua empresa. Confira!
O Kanban online pode ser aplicado com muita eficiência em todos os processos da empresa. Para isso, vai depender de uma simples adequação que deve contar com a criação de cartões personalizados para melhor descrever as tarefas com as definições de prazos, profissionais envolvidos e recursos disponíveis.
O setor de RH da empresa pode se beneficiar do apoio do Sistema Kanban online ao abrir um processo de contratação de funcionários, por exemplo. O processo de contratação terá início, meio e conclusão das etapas e, a utilização desta ferramente irá auxiliar no controle. Considere um processo seletivo com 40 candidatos disputando 1 vaga sendo cada candidato uma tarefa.
Visualize o exemplo: o Kanban dividirá em colunas com o nome de cada atividade a ser realizada para a contratação de cada candidato. Assim, teríamos as colunas nomeadas da seguinte forma: “Avaliar”, “Pré-entrevista”, “Entrevista presencial”, “Sem interesse”, “Contratar” e “Dispensar”. Então, toda vez que uma tarefa for concluída com um determinado candidato, o cartão deverá ser removido para a coluna que corresponda à próxima tarefa a ser realizada no processo da contratação dele.
O Sistema Kanban pode ser uma ferramenta de grande importância para melhorar a gestão financeira da empresa e gerar um aumento de receitas. Imagine uma campanha de redução da inadimplência dos clientes para aumentar as receitas com recebimentos no prazo. O Kanban online pode ser utilizado para agregar eficiência ao projeto.
Cada cliente seria representado como um projeto e cada tarefa pode ser descrita nas colunas como “Contato”, “Proposta recusada”, “Nova Proposta”, “Proposta aceita” e “Confirmação de pagamento”. Assim, ao se confirmar o contato o cartão correspondente ao cliente contatado deverá ser removido para “Proposta aceita” ou “Proposta recusada” gerando um novo ciclo de contato com uma nova proposta antes de ser removido para “Proposta aceita”.
O Sistema Kanban pode ser utilizado como uma ferramenta potencializadora de resultados em uma campanha de marketing da empresa. Como exemplo, imagine a organização das tarefas em colunas nomeadas como “Pesquisa”, “Produção da campanha”, “Implantação” e “Análise de impacto”. Assim o gestor poderá configurar um planejamento bem organizado e mais fácil de controlar.
Muitas empresas encaram uma jornada difícil na hora de migrar o sistema para um novo Data Center, local ou na nuvem, ou para um novo software. No entanto, esse processo não precisa ser doloroso. Com a ferramenta a migração de sistemas pode ser realizada de forma mais simplificada e rápida reduzindo os riscos envolvidos na perda de dados originada pela falta de um controle mais aprimorado.
Um quadro Kanban Online pode ser criado com as seguintes tarefas: “Treinamento de equipe”, “Instalação de servidor” e “Up grade da rede”, por exemplo. Essa será uma forma bastante eficiente de gerenciar os processos de transição.
O Sistema Kanban se encaixa perfeitamente no processo produtivo e vendas da empresa. Dessa forma, poderá contribuir para o aumento da produção, reduzindo desperdícios de tempo e recursos, e proporcionar uma entrega mais rápida de um produto ou serviço com qualidade superior.
Para especificar, imagine o processo produtivo de uma gráfica. As colunas de tarefas ficariam assim: “Pedido de cliente”, “Produção de arte”, “Aprovação do cliente”, “Produção”, “Estoque” e “Entrega ao cliente”. Cada tarefa concluída implicaria na remoção do cartão do cliente para a tarefa seguinte.
E você, ainda tem dúvida de como utilizar o Sistema Kanban na organização de tarefas? Deixe um comentário e compartilhe a sua experiência com a gente!
O gerenciamento de projetos é um campo crescente cada vez mais utilizado por empresas de todos os tamanhos. Como empresários e executivos da empresa lidam com as responsabilidades diárias de gestão de uma organização, é importante o uso de especialistas dedicados para supervisionar projetos desde a concepção até a conclusão. Mas, porque a gestão de projetos é tão importante?
Talvez a reposta mais genérica para esta pergunta seja: cada projeto é diferente, mas todos compartilham suas origens em uma ideia do que pode ser feito, e um potencial para um bom resultado se essa ideia é guiada em realidade. A gestão de projetos fornece uma estrutura para ajudar a alcançar os objetivos.
Enquanto um negócio é uma operação contínua e permanente, um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de produzir um único produto, serviço ou processo. Os gestores de projeto têm conhecimentos e experiência na criação de planos para entregar esses itens. Além disso, eles integram recursos em todos os departamentos de uma empresa e utilizam as habilidades de comunicação, planejamento e orçamento para prevenir e resolver problemas durante a execução de um projeto.
Muitas vezes, o gerenciamento de projetos é visto como algo fácil e, por isso, não tão importante. Não é incomum encontrarmos executivos que acreditam que a gestão de projetos é uma sobrecarga desnecessária, especialmente nas pequenas empresas.
Existem, no entanto, muitas razões que comprovam a importância da gestão de projetos. Conheça as principais:
Projetos são naturalmente caóticos. A função do gestor de projetos é planejar e organizar cada ação para prever e domar o caos. É difícil pensar em qualquer empreendimento de negócios complexo que já foi alcançado sem organização e planejamento. O gerenciamento de projetos é sinônimo de organização, planejamento e controle.
Qualquer bom projeto tem muitos riscos. Afinal, a natureza do negócio é assumir riscos. No entanto, o risco – a chance do fracasso parcial ou total – tem de ser gerido. O gestor de projetos precisa identificar e prevenir riscos.
Quando falamos em riscos, estamos nos referindo a três pilares: qualidade, integração e possíveis impactos negativos que podem ocorrer com a implantação do projeto. Entenda cada tópico:
A qualidade é o valor do que o projeto irá produzir. Não há muito sentido em produzir algo que não tem valor. Assim, ao fazer a gestão do projeto, o líder está garantindo que tudo seja feito para garantir qualidade.
Os projetos não acontecem no vácuo. Eles precisam ser integrados com os processos de negócio, sistemas e organizações. Não é aconselhável construir um sistema de vendas que não se integra com o processo de vendas da organização, por exemplo, pois isso não acrescentaria valor. A integração, portanto, é a chave para o valor do projeto.
Os projetos organizacionais são sempre um alvo em movimento, eles modificam a forma com que as pessoas lidam com suas tarefas. Gerir estas mudanças, ou seja, fazer com que as pessoas as aceitem e diminuir os possíveis impactos negativos é uma tarefa difícil, mas que precisa ser feita. Não é opcional. O gerenciamento de projetos gere mudança, estruturando a melhor forma de implantá-la, preparando os atores envolvidos, comunicando de forma clara e objetiva etc.
Muitos projetos empresariais envolvem planejamento de grande escala, que afeta todos os departamentos ou aspectos de um negócio. Implementar o projeto pode significar lidar com os recursos humanos, as restrições orçamentais e de abastecimento, entre outros desafios. Gerentes de projetos são qualificados em técnicas de gerenciamento específicos para lidar com cada etapa de um projeto. Eles podem criar planos para gerenciar interdependências e conflitos, entre outras soluções.
As organizações que usam gestão de projetos para monitorar e controlar processos, implementar mudanças, entre outras, conseguem completar de forma mais eficaz os seus objetivos – nos prazos e dentro dos orçamentos pré-definido.
A gestão de projetos é importante na sua empresa? Compartilhe sua experiência deixando um comentário!
A Gestão de Processos é imprescindível para que o conjunto de atividades reflita de forma positiva na essência da organização e na qualidade do trabalho final.
Gerir os diferentes processos de um negócio é uma tarefa essencial para o sucesso da empresa, mas nem sempre os gestores conseguem gerir efetivamente esses projetos, muitas vezes pelas dúvidas em cada um dos passos da gestão.
Quando um processo é bem diferenciado, ele terá grande potencial para atingir os resultados que a empresa espera e muitos benefícios para os envolvidos na realização.
Para gerir os processos de forma efetiva, confira a seguir 4 pontos críticos que precisam de atenção:
A atividade na definição de Gestão de Processos é a ação executada, ou seja, é a ação que dá suporte aos objetivos da empresa. Podemos simplificar relacionando as atividades a “o quê” será feito e “como” isso será feito ao longo dos processos.
As tarefas são processos só que em um nível superior de detalhamento. Dessa forma, as tarefas demonstram as atividades sequenciais, e também as interdependentes, e os fluxos de trabalho suficientes e necessários para que cada processo da organização seja executado.
Os processos são as atividades sequenciais que agregam valor, recebe entradas, transformando-as em resultados para a empresa. Os processos devem ter o começo e o fim determinados, além de contar como ações lógicas e claras para gerar os resultados de forma independente.
Muito dos processos dentro de uma empresa têm procedimentos repetitivos e até mesmo um pouco de projeto, e é por isso que muitas pessoas acabam confundindo processos com projetos. Mas, os projetos, na verdade, podem ser criados para realizar um processo de forma mais eficiente e abrangente. Lembre-se que no processo não há início ou fim do processo, mas sim início e fechamento das tarefas, que podem ser reiniciadas a qualquer momento quando for necessário.
Veja a seguir alguns exemplos de processos que muitos confundem com projetos:
O macroprocesso é o meio pelo qual a organização reúne os grandes conjuntos de atividades para gerar valor e cumprir a sua missão. Dentro do macroprocesso estão as funções de organização, e é essencial que elas estejam sempre alinhadas aos objetivos organizacionais da sua empresa.
Para exemplificar, confira o exemplo a seguir:
Viu só como gerir um processo e conhecer os seus pontos críticos é essencial para o sucesso do desenvolvimento da sua organização e dos resultados finais? Quer acompanhar mais dicas como essa? Então, não perca os nossos próximos posts, deixe a sua opinião nos comentários e fique por dentro de dicas imperdíveis para otimizar o seu trabalho e conquistar grandes resultados na Gestão de Processos e também na Gestão de Pessoas.
A gestão de pessoas é a essência do setor de RH e é por isso que os gestores precisam de uma forma inovadora para realizar tarefas, acompanhar os resultados e gerenciar a equipe sem ruídos e de forma eficiente. Para isso, você pode contar com o Kanban: uma ferramenta para delegar e controlar tarefas robusta e que otimiza os seus processos. Continue lendo e saiba mais sobre o Kanban a seguir!
O setor de RH precisa ser compreendido como uma importante área de desenvolvimento das estratégias de uma empresa, já que o público interno, os colaboradores, são tão importantes quanto o público externo da organização.
O sistema Kanban no setor de RH permite que o gestor delegue e controle tarefas, coordene equipes de trabalho, acompanhe o andamento das demandas e defina prazos importantes para que as etapas de um determinado trabalho sejam realizadas.
O setor de RH é um dos que mais buscam as estratégias do sistema, e o Kanban está completamente preparado para atender as necessidades de profissionais de Recursos Humanos, pois tem colunas customizáveis, que permitem não apenas o controle de tarefas, mas também planos de organização interna, entre outras necessidades essenciais para os gestores. E o melhor: de forma on-line e completamente visual.
As tarefas do setor de RH são complexas e já passou da hora de deixar de se perder em planilhas complicadas e grandes que tornam os processos mais confusos. A tecnologia permite a otimização do trabalho e do tempo, e a solução do sistema Kanban fará toda a diferença de forma facilitada, precisa, sem ruídos e assertiva na sua gestão.
Chegou a hora de ter o controle ao alcance dos seus olhos e a um clique dos melhores resultados para as suas tarefas e projetos. Para saber mais, confira agora mesmo as características do sistema on-line Kanban e tenha o controle do seu trabalho em suas mãos.
Gostou do post? Então, continue nos acompanhando e fique por dentro de mais dicas para facilitar o seu trabalho no setor de RH.