Autor: Eder Baum

O que é Kanban: conceito e definição

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Quadro Kanban
As tecnologias avançam em todas as direções contribuindo para a mudança e o surgimento de novas formas de se fazer as coisas. Um exemplo disso são os softwares de gerenciamento estratégico que permitem a automatização da maioria das tarefas, otimizando os resultados para a empresa.

Dessa forma, as metodologias de trabalho são cada vez mais aperfeiçoadas. Pensando nisso, você já conhece o método Kanban? Veja como ele pode ajudar a otimizar os processos do seu negócio!

Conceito de Kanban

A melhor definição de Kanban diz que ele representa um método eficiente para garantir maior controle sobre os processos de uma empresa. É uma forma de organizar o fluxo de produção tornando a equipe de trabalho mais focada nos objetivos prioritários. Uma maneira de descobrir problemas nos processos ou fluxo de produção para que os gestores possam resolvê-los a fim de entregar resultados mais rápidos e melhorados para os seus clientes.

Um significado de Kanban mais simples e resumido diz que ele é um método utilizado para a produção “enxuta” e é amplamente adotado pelas empresas ao redor do mundo. Muita gente confunde o Kanban como um sistema de agendamento, mas, ao utilizá-lo, verão que ele é muito mais do que isso. Conheça agora os principais benefícios do Kanban:

Benefícios do Kanban

1. Reduz custos e despesas com estoque

Um fluxo de trabalho bem organizado através do Kanban proporcionará maior controle de produção para a empresa e, isso, implicará também em uma necessidade de recursos mais controlada. Com maior controle, os gestores saberão exatamente o que será necessário e em que período, eliminando a necessidade de compras excessivas e a manutenção de um grande estoque parado.

Em outras palavras, com o Kanban, produtos são fabricados apenas quando eles são necessários. Isso elimina a superprodução e as matérias-primas não são entregues até que elas sejam necessárias, reduzindo os custos de armazenamento.

2. Reduz o desperdício de recursos

Com um processo mais controlado a empresa pode reduzir o consumo de recursos como tempo, mão de obra, materiais e equipamentos para produzir a mesma quantidade de produtos e serviços, ou até mais. Desperdícios serão identificados com maior facilidade e cortados.

3. Mantém a produção flexível

Se houver uma queda súbita na demanda por um produto ou serviço, o Kanban garante que a empresa não fique com estoques excessivos parados, dando-lhe a flexibilidade necessária para responder rapidamente as mudanças no fluxo de produção.

4. Melhora a produção

Um fluxo de trabalho organizado pelo Kanban pode parar se houver algum problema na produção. Isso faz com que falhas no processo sejam facilmente identificadas e corrigidas o mais rápido possível. O Kanban ajuda a reduzir o tempo de produção mantendo um fluxo de trabalho constante, aumentando a produção e utilizando os mesmos recursos.

Sistema Kanban Online

Se você gostou do método Kanban e está pensando em adotá-lo na sua empresa, ficará ainda mais surpreso ao descobrir que existe um software de Kanban Online, onde você pode centralizar a produção e manter os processos com alto nível de organização e comunicação entre os colaboradores. Ainda não conhece? Clique aqui e surpreenda-se!

E você, já possui um sistema Kanban Online na sua empresa? Conte para a gente através dos comentários!

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Gerenciamento de projetos e Kanban: como utilizar essa poderosa ferramenta

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Quadro Kanban

Muitos gestores lutam para manter o controle de um projeto e garantir que ele continue progredindo, mas sem a ferramenta e técnica certa fica difícil identificar e corrigir gargalos nos processos. Nesses casos, o método Kanban pode ser a solução que você precisa.

Ele permite que você acompanhe como as tarefas de um projeto estão sendo realizadas e dá o suporte necessário para gerenciá-las através de um fluxo de trabalho organizado. Diante da importância que o Kanban tem para a gestão de projetos, preparamos esse post explicando como utilizá-lo a seu favor. Confira!

Criando um quadro Kanban para o gerenciamento de projetos

A versão mais simples de um Kanban utiliza um quadro com linhas e colunas desenhadas para formar uma tabela. Nela, papeis adesivos com cores diferentes são fixados e alterados de posição indicando diferentes níveis de urgência ou prioridade, ou para diferenciar os tipos de trabalho ou tarefa. Uma versão mais simples pode ser dividida em apenas três colunas significando o trabalho a fazer, trabalho sendo feito, e trabalho concluído.

A estrutura do Kanban pode variar conforme a necessidade do projeto, tendo linhas com tarefas adicionais ou mais colunas quando houver outras etapas de processos. Qualquer que seja o produto desenvolvido, o ponto é que o Kanban representará um fluxo de trabalho mais visível e prático.

Toda vez que um membro da equipe concluir uma etapa da produção, deverá mover as notas autoadesivas ou etiquetas da seção atual para a próxima.

Colocando o método Kanban em prática na gestão de projetos

A melhor maneira de entender como o método Kanban funciona no gerenciamento de projetos é colocá-lo em prática. Então, vamos considerar o seguinte exemplo:

Imagine que você assumiu um projeto para o desenvolvimento de um software e está preparando uma equipe de força de trabalho. O Kanban será uma ferramenta fundamental de controle. Sendo assim, vamos montá-lo para agregar o melhor fluxo de tarefas possível e ver como ele funciona na prática:

Divida o quadro em colunas verticais, cada uma representando as fases em que as tarefas irão passar durante o projeto. Veja o exemplo:

  • Para fazer: nessa coluna você lista todas as tarefas que devem ser realizadas no projeto;
  • Sendo feito: toda vez que algum profissional pegar alguma tarefa deverá movê-la para essa coluna;
  • Para testar: após a conclusão da tarefa, o profissional deverá movê-la para a fase de testes;
  • Em teste: o profissional que pegar a tarefa de testes deve movê-la para essa coluna;
  • Concluído: caso encontre algum problema no produto durante a fase detestes, o profissional deverá especificar a correção necessária e mover a tarefa para o início (coluna “Para fazer”). Se não houver qualquer problema, a tarefa pode ser encerrada posicionando-a nessa coluna.

Como melhorar ainda mais a gestão de projetos

Hoje, você não precisa mais fazer todo esse trabalho de forma manual. A Sabesim oferece um sistema Kanban online onde o gerenciamento de projetos pode ser feito de maneira automatizada. É uma forma simples de otimizar ainda mais os processos e agregar eficiência a gestão de projetos.

Como consequência, a sua equipe poderá aumentar a produtividade e trazer resultados ainda melhores para a empresa.

Ainda não conhece a solução? Clique aqui e comece hoje mesmo um gerenciamento de projetos mais eficiente!

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Como melhorar a concentração no trabalho e evitar a procrastinação

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como dominar controle de tarefas em 5 passos

Num contexto como o que vivemos atualmente, onde a cobrança por resultados e a pressão por produtividade são enormes, precisamos saber nos concentrar no trabalho e nas tarefas que precisamos realizar e evitar, a todo custo, a procrastinação.

Não importa se você é gestor ou não, existem algumas técnicas que podem ajudar você a ser mais produtivo, não desviando a atenção do seu foco principal. Vamos a elas?

Recursos ajudam, mas também atrapalham

Hoje em dia, os muitos recursos tecnológicos que facilitam nossa vida também causam inúmeras distrações e interrupções no trabalho. Quando isso acontece, há uma grande tendência de acabarmos procrastinando. Ou seja, adiamos, deixamos alguma coisa pra fazer depois, arranjamos desculpas para não fazer e prorrogamos bastante, chegando até a não fazer determinada atividade. Isto atrapalha a nossa produtividade, prejudica o resultado da entrega profissional e altera o equilíbrio emocional, podendo ter consequências graves. O procrastinador se sente culpado, fica tenso, se sente estressado, ansioso e com baixa autoestima.

Quer ver alguns exemplos do que acontece quando precisamos nos dedicar a certa tarefa? É uma mensagem no Whatsapp, um pedido de informação em um dos grupos que participamos, uma postagem no Facebook, uma ligação do telemarketing de uma empresa no nosso celular, o chamado de um colega de trabalho para um café, um e-mail do chefe nos cobrando a entrega, enfim uma série de “lembranças” que interrompem nosso raciocínio e atrasam afazeres.

Quando isto tudo acontece de forma recorrente, nossa imagem também fica arranhada porque passamos a ser vistos como improdutivos e preguiçosos.

Para evitar este cenário, siga algumas dicas:

Mantenha uma agenda

Organize sua agenda de compromissos, com prazos determinados para cada tarefa. Separe as atividades e compromissos por níveis de prioridade e comece realizando as tarefas mais urgentes. Defina metas diárias e conforme for concluindo-as, faça marcações indicando isso.

Tenha confiança

Tenha confiança em si mesmo. Acredite na sua capacidade e lembre-se que a insegurança é inimiga da perfeição. Pense no que você já realizou com sucesso e não se preocupe em ser seu auto censor o tempo todo. Faça primeiro e depois corrija e lapide.

Motive-se

Procure buscar motivação. Pense em como é bom estar empregado, lembre-se que é ótimo contar com um salário mensalmente e, se for o caso, mire as férias que estão chegando.

Crie um ritmo pessoal

Conheça seu ritmo, observando em que período do dia você é mais produtivo. Adapte-se a ele e programe o maior número de atividades e as mais complexas para este período, deixando os demais liberados para as tarefas mais simples.

Cuidado com as interrupções

Peça para amigos e familiares não te procurarem nas horas em que você está trabalhando. Isto inclui mensagens de textos no celular. Se, mesmo assim, não respeitarem, silencie os grupos de Whatsapp que não estão relacionados à sua atividade profissional. Veja estes somente quando sair do trabalho e não atenda telefonemas no celular de números que você não conheça.

Separe as coisas

Procure não pensar nos problemas pessoais quando estiver no trabalho e vice-versa: quando estiver em casa, não abra e-mails de trabalho e nem fique dedicado às tarefas profissionais. Dê atenção à sua família e à sua qualidade de vida.

Faça já!

Se comprometa a realizar as tarefas no tempo que foi programado para ela. Tenha disciplina e não se sabote. Você vai ver que depois de cada atividade realizada dentro da programação, vai sentir uma sensação de alívio muito prazerosa.

Você tem dificuldade para se concentrar nas suas tarefas profissionais. Tem alguma técnica para isso que não comentamos aqui? Conte pra gente!

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Como aumentar a produtividade no trabalho

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conceitos atividades tarefas processos macroprocesso
Você é daqueles que acham que um dia deveria ter 48 horas para poder fazer tudo o que é preciso? Realmente, dar conta de todas as atividades do dia a dia não é tarefa fácil, e encontrar uma brecha na agenda pode ser uma missão impossível.

Mas, com um pouco de organização e planejamento, é possível aumentar a sua produtividade no trabalho, já que é nele que você passa a maior parte do tempo. Rendendo mais durante o dia e resolvendo todas as pendências no trabalho, você consegue aproveitar melhor os momentos fora dele com amigos e familiares.

Se você acha impossível aumentar a sua produtividade pessoal, reunimos algumas dicas para lhe ajudar nesse desafio da vida moderna: render mais e, mesmo assim, ganhar tempo. Confira.

Adote uma agenda com planejamento diário

Não tem jeito, por mais que tenhamos consciência de tudo o que deve ser feito durante o dia, não conseguimos visualizar a duração de cada atividade. Resultado? Muitas das coisas que foram planejadas deixam de ser feitas pela aparente falta de tempo.

Passar para o papel tudo o que precisa ser resolvido durante um dia é a primeira dica para aumentar a sua produtividade no trabalho. Elenque as prioridades e, a partir daí, trace metas para que sejam cumpridas com uma estimativa de tempo. É essencial que você saiba distribuir de forma coerente esses prazos para que, além de se organizar melhor, evite a frustração por não ter conseguido cumprir tudo o que havia proposto. Não se esqueça de prever um tempo para os imprevistos na sua agenda. Eles podem acontecer a qualquer momento e sem aviso prévio.

Faça um teste e veja o quanto é prazeroso constatar que, ao final de um dia, você conseguiu cumprir com tudo o que havia se proposto antes de começar a trabalhar.

Livre-se de distrações que lhe tiram o foco

Para determinados trabalhos, desligar o celular pode ser impossível durante um dia de trabalho, já que ele é uma ferramenta essencial, mas se esse for o seu caso, proponha-se usá-lo somente para assuntos profissionais. Uma boa forma de fazer isso é se deslogar de todas as suas redes sociais, para evitar aquelas famosas espiadas que tiram o foco e atrasam a sua agenda.

Além delas, o e-mail também deve ser usado com parcimônia, já que, ao aviso de qualquer nova mensagem, é natural que tenhamos o impulso de parar o que estivermos fazendo para abri-la e responder o mais prontamente. Imagina essa interrupção 10, 20 vezes durante o dia. É claro que isso vai afetar a sua produtividade, por isso organize-se para checar a sua caixa de entrada somente quando estiver acabado uma das tarefas da sua agenda.

Saiba delegar funções

Essa talvez seja a mudança mais difícil para quem deseja aumentar a sua produtividade no trabalho. Isso porque até agora falamos sobre processos que podem ser facilmente adaptáveis, mas aprender a delegar funções requer um esforço para ir contra a uma característica muito comum a vários profissionais: centralização.

Não é errado querer apresentar o maior número possível de resultados positivos, mas é preciso reconhecer limites e que ninguém abraça o mundo, pelo menos não sozinho. Delegar não é assumir uma incapacidade, mas sim demonstrar inteligência e discernimento em relação à rotina de trabalho.

Que tal desafiar-se e colocar em prática essas dicas no seu dia a dia? Se você tem outras sugestões para aumentar a produtividade no trabalho, conte pra gente pelos comentários e continue acompanhando o blog.

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Benefícios do trabalho em equipe na produtividade da empresa

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Intranet e rede social corporativa
O trabalho em equipe contribui para o retorno sobre o investimento, pois atua diretamente gerando no aumento da produtividade, melhorias no ambiente de trabalho e aumentos significativos na rentabilidade da empresa. O impacto das equipes na gestão de pessoas, apoiando-se para executar o seu máximo potencial foi medido por uma pesquisa da Universidade ICESI.

De acordo com essa pesquisa, uma equipe de técnicos e profissionais treinados e organizados para um alto desempenho é 65% mais produtiva do que outra não estimulada a este respeito. Se falamos de níveis de gestão, a diferença sobe para mais de 90%. Em uma empresa de 100 funcionários é possível aumentar a rentabilidade em pelo menos 90% por ano com a formação nesta área. Isso significa que o investimento nas pessoas é altamente rentável.

Gestão da qualidade e produtividade

Uma equipe é mais do que um grupo de pessoas trabalhando em conjunto para resolver um problema. Uma verdadeira equipe é apoiada pelo compromisso de seus membros. As metas são estabelecidas a partir de uma liderança compartilhada.

O potencial de uma equipe é composto, principalmente, por três fundamentos:

  1. Aprender a usar métodos eficazes para lidar com a tensão e conflitos de forma construtiva.
  2. Desenvolver novas habilidades: visão compartilhada, ou seja, aprender a desenvolver estratégias e processos que levem a um compromisso. Além disso, membros de uma equipe precisam dessas habilidades: empatia, lealdade, auto confiança, auto consciência, responsabilidade, auto determinação, otimismo, iniciativa, tenacidade,  e capacidade de auto avaliação.
  3. Implementar políticas claras e adaptar o sistema de recrutamento, avaliação de desempenho, remuneração e benefícios, promoções e desenvolvimento de carreira.

Para ter uma equipe eficaz e ter um aumento na produtividade da empresa é necessário:

  • Objetivos claros para a equipe: É claro o que se espera da equipe? É preciso comunicar o que é esperado dos membros da equipe. Por exemplo, a solução de um atraso na produção ou a necessidade de antecipar a entrega ao cliente em x dias. A equipe montada para esse fim deve receber os recursos necessários para trabalhar com: informação, tempo e as prioridades necessárias.
  • Avaliação da estratégia orientada para o desempenho: A equipe tem que projetar sua própria área de competência e responsabilidade, as suas próprias metas de acordo com a empresa. A empresa deve projetar as atividades necessárias e estabelecer a forma de avaliar seu próprio desempenho.
  • Competitividade: Os membros de uma equipe devem ter as habilidades apropriadas. Por exemplo, para investigar a conveniência de uma inovação tecnológica.
  • Estruturação do papel da equipe com a estratégia da empresa: O papel da equipe deve ser definido e é necessário promover a contribuição de cada membro dependendo da finalidade que se deseja alcançar. As pessoas devem entender como a estratégia de usar equipes vai ajudar a empresa a atingir a melhoria da sua produtividade.
  • É necessário coordenar um grupo com membros de vários departamentos da empresa, projetando cada processo e entendendo o conceito de clientes internos fornecedores e processos.

Conheça o Sabesim e veja como sua empresa pode se beneficiar da integração da sua equipe. Tem dúvidas? Entre em contato com a gente ou deixe um comentário!

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Controle tarefas recorrentes em projetos

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Acabamos de atualizar o Sabesim trazendo uma novidade muito pedida por nossos clientes: Controlar tarefas recorrentes / que se repetem nos Projetos.

O funcionamento é bem simples, basta expandir uma tarefa e clicar na aba “Repetição”.
Nela é possível programar repetições diárias, semanais, mensais e anuais.

Quando chegar a data desejada para a repetição, o Sabesim moverá a tarefa para a fase desejada (Em espera por padrão).
Assim você terá ainda maior controle sobre atividades recorrentes, evitando que algo seja esquecido.

Tarefas Recorrentes

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Comunicação interna nas empresas

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Saiba o que é e como funciona o endomarketing nas empresa

Como em todos os ambientes em que há muitas pessoas convivendo, nas empresas circulam muitas informações que impactam diretamente na vida de cada um. Alguns fatos precisam gerar certas mudanças de atitudes e há, ainda, aqueles que causam confusões e desentendimentos quando não divulgados da maneira correta. Por isso, a comunicação interna efetiva é fundamental para as empresas, independentemente do seu porte.

São consideradas comunicação interna, todas as interações, trocas e relacionamentos que ocorrem no ambiente de trabalho. É a circulação de informações e conhecimento, em todos os sentidos e direções. Da liderança aos subordinados, dos empregados às lideranças e entre os mesmos níveis hierárquicos. Ela precisa ser vista pelos empresários como estratégica já que o sucesso de uma empresa depende das pessoas que dela fazem parte e elas precisam estar bem informadas para serem produtivas, felizes e gerar resultados positivos.

Entendendo como o trabalho é importante

Os funcionários precisam conhecer, entender e vivenciar a visão, a missão, os valores e as metas da empresa. A comunicação interna garante que as informações circulem, permitindo a todos uma ampla a visão sobre os processos da empresa e sobre como o seu trabalho é importante para a organização, o que é fundamental, principalmente num mercado competitivo com o de hoje.

Bem informados e comprometidos, os empregados se transformam nos melhores porta-vozes da empresa. Quando ele emite sua opinião sobre o lugar em que trabalha, é um propagandista, um formador de opinião. Do outro lado da moeda, funcionários insatisfeitos, descontentes e mal informados geram prejuízos porque expressam com autenticidade e repercussão, os valores negativos que impactam a imagem e a reputação da empresa. Ou seja, investimentos em comunicação interna são investimentos no clima organizacional e em marketing.

A função da comunicação interna é fazer circular as informações, promovendo o debate e a interação entre os vários segmentos da organização e, sobretudo, preparar e capacitar os funcionários para os desafios. Vale lembrar que a comunicação interna não deve ser uma área periférica. Deve se aliar aos demais setores, tornando-se assim uma ferramenta imprescindível para a obtenção de resultados.

Benefícios da comunicação interna:

  • Confere credibilidade e transparência;
  • Garante que as informações circulem rapidamente e sem gerar ruídos;
  • Faz com que as pessoas se sintam parte da equipe;
  • Gera oportunidades para as pessoas se destacarem profissionalmente;
  • Alinha e motiva;
  • Minimiza os efeitos de uma eventual crise;
  • Potencializa os resultados positivos;
  • Alavanca o clima organizacional saudável.

A troca de informação não se dá apenas no âmbito dos funcionários com a empresa. A comunicação interna contribui para ampliar, também, as relações interpessoais, criando um clima de cooperação e interatividade.

Para dar conta do recado, são necessários alguns veículos como jornais, newsletters, boletins, comunicados, intranet, murais e reuniões periódicas. Assim, as informações são disponibilizadas de modo eficaz e atraente para que as pessoas cumpram sua missão. Comunicar é mais que informar, é atrair, envolver e comprometer.

Um software ajuda a comunicação interna a acontecer de fato

A tecnologia também pode contribuir muito para quem tem o objetivo de implementar um sistema de comunicação interna na empresa. Uma ferramenta recomendada é a oferecida pelo Sabesim que tem como solução um software para comunicação com funcionários, definição de regras, cobrança de faltas, delegação de tarefas, acompanhamento de resultados e gerenciamento de equipe.

Com o Sabesim, seus funcionários podem se comunicar de forma rápida, ágil e integrada. As equipes trocam mensagens entre si de forma descomplicada e você pode mandar mensagens pra equipe toda. E o melhor: todas estas funcionalidades podem ser acessadas via aplicativo de qualquer lugar e em qualquer horário. Ou seja, tudo rápido, na mesma velocidade em que correm as notícias.

Entendeu a importância da comunicação interna para as empresas? Quer saber mais sobre a Sabesim, acesse aqui! 

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Intranet Para Empresas em Poucos Cliques. É possivel?

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Intranet

A intranet é uma das grandes responsáveis por facilitar o relacionamento dos funcionários nas empresas. Se utilizada de maneira adequada, ela pode, inclusive, torna-se um diferencial estratégico, ajudando o time a aumentar a sua produtividade e gerando vantagens competitivas para a organização se destacar no mercado. Uma das ferramentas mais utilizadas pelos gestores para melhorarem a comunicação interna é a intranet.

Nos últimos anos, a intranet vem conquistando um lugar de destaque no universo corporativo moderno. E isto não é à toa. Além de aprimorar bastante a comunicação interna, ela ainda integra os departamentos das empresas e impulsiona a criatividade e o desenvolvimento de melhores soluções. Mas na hora de adotarem uma intranet, muitos gestores acabam se perguntando se é possível criar uma rapidamente, para que eles não percam tempo.

Nesse post, descubra se uma intranet pode ser criada de forma rápida, em ‘poucos cliques’. Confira:

Maneira tradicional de obter uma intranet para empresas

Depois de conhecerem os benefícios que uma intranet pode gerar para a sua empresa, muitos gestores optam por encomendar a criação de um sistema a partir do zero. Mas esta pode não ser a melhor maneira de se obter uma intranet. A seguir, falaremos sobre alguns pontos relevantes acerca do desenvolvimento a partir do zero que podem ditar o sucesso da empreitada e que devem ser analisados pelos gestores. Veja:

Custos

Inúmeros custos estão envolvidos no processo de desenvolvimento de uma intranet. Por ser um sistema complexo e precisar da total dedicação de uma empresa desenvolvedora, seu preço acaba se tornando caro. Este alto custo pode, inclusive, influenciar no tempo em que a empresa leva para conseguir recursos financeiros suficientes para justificar a sua implantação, se tornando inviável principalmente para as pequenas e médias empresas.

Tempo

O tempo que leva para o desenvolvimento ser concluído é outro fator que deve ser analisado pelos gestores. Isso porque, quanto mais longo for o prazo de entrega do sistema pela empresa desenvolvedora, maior será a quantia financeira que a empresa terá que desembolsar. Soma-se à isto o fato de que a organização pode perder vantagens competitivas no mercado, caso o sistema passe muito tempo sendo desenvolvido.

Atualização

Para se adaptar às realidades da empresa e do mercado, a intranet precisa passar por atualizações constantes, que muitas vezes não são feitas pela empresa desenvolvedora. Neste caso, os gestores teriam que mandar sua equipe interna de TI fazer as atualizações ou delegar esta tarefa à outra empresa especializada. Isto demandará o investimento de tempo e recursos financeiros, além dos custos iniciais do desenvolvimento da intranet.

A maneira rápida e barata de se obter uma intranet

Outra maneira de se obter uma intranet é utilizando plataformas prontas, que podem ser implementadas pelos gestores em poucos cliques e são atualizadas pelo próprio fornecedor. O Sabesim, por exemplo, além de possibilitar uma implementação rápida e barata, ainda oferece uma suíte de aplicativos integrados que vem com caixas de mensagens, gerador de conteúdo, sistema kanban online para projetos e muitas outras ferramentas.

Tudo isso é oferecido para a empresa por um custo mensal muito mais baixo do que aquele envolvido na criação de uma plataforma, tornando-a acessível até mesmo para as pequenas e médias empresas. Enquanto a rápida implementação reduz o tempo que a intranet leva para melhorar a comunicação interna da empresa e gerar resultados palpáveis, o menor custo faz com o negócio consiga recursos financeiros suficientes para justificar a sua implantação.

Viu só quantos benefícios uma plataforma pronta pode gerar para a sua empresa? Então aproveite para conhecer a intranet do Sabesim e implementar a sua imediatamente!

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Kanban Eletrônico (e-Kanban), Guia simples

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Kanban Eletrônico

Devido à eficiência que o Kanban eletrônico agrega aos processos operacionais e gerenciais das empresas, muitos gestores estão aderindo ao sistema para melhorar a produção e gerar resultados mais elevados. O problema é que, até mesmo contando com um sistema tão eficiente, esses resultados podem ser comprometidos pela falta de conhecimentos e habilidades em utilizar os recursos e ferramentas de maneira adequada. Para resolver isso, desenvolvemos esse post para explicar de forma detalhada como você pode utilizar as colunas de status e os quadros de tarefas (sticks) a seu favor. Acompanhe!

1. Iniciando um Kanban Eletrônico

Logo na página inicial do Kanban eletrônico aparecerá uma coluna do lado esquerdo da página. Clique em “Kanban” para visualizar de forma bem resumida todos os projetos que estão em andamento e a data em que foram realizadas as últimas tarefas em cada um deles.

Nessa mesma página, você pode dar início a um novo projeto clicando em “Novo” e digitando o nome do seu projeto na janela “Novo Kanban” que irá abrir na sequência. Agora você tem acesso a um novo quadro Kanban para personalizar e gerenciar as tarefas do seu projeto.

2. Adicionando tarefas (sticks) nas colunas de status

As colunas do Kanban eletrônico são definidas com os status padrões “Em espera”, “Pra fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. No entanto, nada impede que você mude essa configuração e altere os nomes das colunas da forma como desejar. Você ainda pode excluir colunas ou adicionar mais algumas caso seja necessário. Basta clicar em “Opções” e personalizar o e-Kanban para atender as necessidades do seu projeto de maneira mais precisa.

Para adicionar tarefas clique em “Nova Tarefa” e uma janela irá se abrir te dando a opção de nomeá-las. Clique no ponto de interrogação “?” e digite o nome do profissional que ficará responsável por sua execução. Se o profissional tiver uma foto no perfil cadastrado, ela aparecerá no stick facilitando a identificação visual do responsável.

3. Movendo as tarefas (sticks) para mudar o status

Toda vez que uma tarefa for criada ela aparecerá automaticamente na primeira coluna “Em espera”, mas na medida em que ela for evoluindo você pode movê-la entre as colunas para indicar o seu status atual. Basta clicar no stick (tarefa) com o botão esquerdo do mouse e arrastá-la para a coluna de status correspondente. Você ainda pode definir a tarefa como urgente clicando em “Opções” e em “Prioridade”.

Para facilitar ainda mais, você pode monitorar o andamento das tarefas e se comunicar com o responsável por elas clicando em “Opções”, no stick, e em seguida, clicando em “Detalhes”. Uma janela chamada “Fazer upgrade da rede” irá se abrir e será possível visualizar o tempo que cada tarefa permaneceu em todos os status, representada de forma gráfica. Para manter um diálogo com o profissional responsável é só clicar em “Comentar”, digitar a mensagem e clicar em “Enviar”.

4. Excluindo tarefas (sticks) das colunas de status

Ao final, as tarefas podem ser removidas para a coluna de status “Concluído”, mas também podem ser excluídas se assim desejar. O mesmo pode ser feito quando uma tarefa se tornar irrelevante e precisar ser extinta. Para excluir as tarefas basta clicar em “Opções”, no stick, e em “Excluir”.

Como pode ver, é muito fácil usar o Kanban eletrônico. Aproveite essas dicas para tornar o seu gerenciamento de tarefas ainda mais eficiente e agregar melhores resultados aos seus projetos.

Ainda tem dúvidas? Entre em contato e aprenda a usar o Kanban eletrônico para melhorar os resultados do seu negócio!

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